Gestão de processos de solicitação de diligência prévia

Na guia Detalhes, você pode exibir e ajustar as informações da solicitação de diligência prévia. Você também pode registrar comentários externos e anotações de trabalho privadas, anexar arquivos e rastrear atualizações de solicitação no fluxo de atividades.

A guia Detalhes de uma solicitação de diligência prévia exibe informações nas seguintes seções:

Solicitação de diligência prévia de terceiros

Tabela 1. Solicitação de diligência prévia de terceiros

Campo	Descrição
Número	Para cada solicitação de diligência prévia, o sistema atribui automaticamente um número de ID exclusivo que começa com o texto DDR.
Estado	Estado atual no processo de due diligence: IRQ, due diligence externa, aprovação, risco de contrato ou encerrado.
Tipo de solicitação	Integre um novo compromisso. Inicie o processo de integração para um novo compromisso com um terceiro existente. Reavaliar um compromisso existente. Reavaliar um compromisso existente quando as condições mudarem. Por exemplo, digamos que você ouça notícias adversas ou tenha mudanças nas linhas de suprimentos de terceiros. Você pode reavaliar o risco realizando diligência adicional. Reavaliar um compromisso existente para renovação de contratos. Reavalie o risco antes que sua organização renove o contrato com um terceiro atual ou compromisso, realizando a devida diligência. Desligar um compromisso com a devida diligência. Determine se o desligamento (término do relacionamento) com um compromisso é o curso de ação ideal, realizando a devida diligência. Por exemplo, pode ser muito arriscado trocar de terceiros ou compromissos, mesmo que o desempenho atual deles não atenda às expectativas. Desligar um compromisso SEM due diligence.Solicite que um compromisso seja encerrado permanentemente quando um compromisso terminar ou você quiser alternar para um terceiro diferente por outros motivos. Nesse caso, você normalmente não precisa conduzir diligências adicionais. O processo, no entanto, inclui o processo normal do Questionário de risco inerente (IRQ) para confirmar que os serviços fornecidos pelo compromisso não continuarão.
Prioridade	Prioridade da solicitação. 1 - Crítico 2- Alto 3 - Moderado(a) 4 - Baixa 5 - Planejamento
Terceiro	Terceiro ao qual a solicitação está associada.
Gasto anual	Dinheiro gasto com a organização de terceiros em um ano.
Compromisso	Compromisso ao qual a solicitação está associada.
Pular processo de risco de contrato	Opção para ignorar o processo de risco do contrato. Ao marcar a caixa de seleção, você ignora o estado de negociação do contrato. Os campos Data de início do contrato e Data de vencimento do contrato são substituídos pela Data de início do compromisso e pela Data de vencimentodo compromisso. Consulte Processo de risco de contrato. Nota: Depois que o gerente de risco de terceiros (TPR) aprovar a solicitação, ela não será enviada aos negociadores de contrato e a solicitação será encerrada.
Aberto por	Criador da solicitação.
Aberto	Data em que a solicitação foi aberta.
Data de início do contrato, data de vencimento	Datas preferenciais para o início e o término das interações com o compromisso.
Data de início do compromisso, data de vencimento do compromisso	Datas preferenciais para o início e o término das interações com o compromisso.
Avaliador de IRQ	Usuário em sua organização que responde ao IRQ. Consulte Gestão de processos de IRQ.
Negociador de contratos	Usuário da sua organização que prepara, negocia e aprova o contrato.
Grupo de atribuição	Grupo qualificado de indivíduos disponíveis para trabalhar na solicitação. Para novas solicitações, o grupo de atribuição é definido como Atribuidores de solicitação de diligência prévia. O sistema envia uma notificação por e-mail para todos os usuários do grupo especificado no Grupo de atribuição. A mensagem informa que a solicitação foi recebida e está no estado Novo. A mensagem também inclui um link para a página de detalhes da solicitação. No formulário de solicitação de diligência prévia: Qualquer membro do grupo pode selecionar Atribuir a mim ou definir o campo Proprietário como qualquer outro membro do grupo. Um gerente de TPR ou um avaliador de TPR pode limpar o campo Grupo de atribuição ou mudar o valor para selecionar entre diferentes avaliadores de TPR na lista de seleção Proprietário.
Proprietário	Os proprietários são responsáveis por garantir que a avaliação seja concluída em tempo hábil pelo terceiro, revisando suas respostas e criando e resolvendo problemas. Para levar a avaliação à conclusão, os proprietários são notificados quando uma avaliação atinge um marco específico. O proprietário deve ter a função de gerente de TPR ou avaliador de TPR.
Descrição resumida, Descrição	Descrição da solicitação que ajuda outras pessoas a entender a intenção e os requisitos do criador.

Informações básicas de terceiros

Tabela 2. Informações básicas de terceiros

Campo	Descrição
Nome de terceiro	Nome do terceiro ao qual a solicitação está associada.
Número DUNS	Identificador numérico exclusivo para a entidade empresarial única. Um número DUNS não é legalmente necessário para uma empresa.
Rua, Cidade, Estado/Província, CEP/Código postal, País, Telefone, Fax	Informações de contato padrão da organização de terceiros.
Site	URL do terceiro.
Tipo	Tipo de terceiro.
Setor	O setor no qual o terceiro está envolvido.
Nome, Sobrenome, Cargo, E-mail, Telefone	Informações de contato padrão para o contato do terceiro.

Informações básicas de compromisso

Tabela 3. Informações básicas de compromisso

Campo	Descrição
Nome de compromisso	Nome do compromisso ao qual a solicitação está associada.
Tipo	Tipo de produto ou serviço para este compromisso.
Usar o endereço da empresa	Opção de usar o mesmo endereço da empresa que o terceiro. Ao marcar a caixa de seleção, preencha automaticamente os campos relacionados com as informações de contato da organização de terceiros.
Rua, Cidade, Estado/Província, CEP/Código postal, País, Telefone, Fax	Informações de contato padrão da organização do compromisso.
Usar o mesmo contato	Opção de usar as mesmas informações de contato que o terceiro. Quando você marca a caixa de seleção, os campos relacionados são preenchidos automaticamente com as informações de contato do terceiro.
Nome, Sobrenome, Cargo, E-mail, Telefone	Informações de contato padrão do contato do compromisso que responderá aos questionários.

Pontuações de risco

Os campos são preenchidos automaticamente pelo estágio atual do processo de IRQ para a solicitação.

Campo	Descrição
Classificação de avaliação inerente	Classificação determinada pelo processo de IRQ.
Avaliação de inteligência de risco	Classificação determinada por dados de um provedor de serviços de inteligência de risco.
Classificação de avaliação de terceiros	Classificação determinada pelas respostas durante o processo de avaliação externa.
Classificação do compromisso	Classificação determinada para o compromisso.

Resumo do andamento

Status dos processos de diligência prévia. Os campos são preenchidos automaticamente pelo estágio atual do processo de IRQ para a solicitação.

• Avaliação de risco inerente
• Avaliação de risco de terceiros
• Avaliação de risco do compromisso

Compor, Atividade, Anexos

A seção Compor na guia Detalhes permite que você adicione texto permanentemente ao registro. A seção Atividade é atualizada com todas as ações em problemas e tarefas, envios para contatos de TP e também com anotações de trabalho e comentários que os usuários adicionam ao registro. Adicione texto nos seguintes campos, conforme necessário:

• Anotações de trabalho (privadas): informações sobre a avaliação de risco do terceiro. As anotações de trabalho ficam visíveis somente para usuários internos que estão atribuídos ao processo.
• Comentários: os comentários sobre a avaliação de risco do terceiro ficam visíveis para os usuários internos e para os contatos do terceiro.