Configure a estrutura de integração da Gestão integrada de instalações

Configure a Estrutura de integração de Gestão integrada de instalações (IFM) para conectar casos e tarefas de local de trabalho na ServiceNow com sistemas de provedores de gestão de instalações externas, permitindo a sincronização automatizada de ordens de serviço e a visibilidade de ponta a ponta em todas as plataformas.

A estrutura de Gestão integrada de instalações (IFM) automatiza a criação e a gestão de ordens de serviço com provedores de gestão de instalações terceirizados quando casos de local de trabalho são criados na ServiceNow. Essa estrutura facilita a comunicação bidirecional, permitindo que a ServiceNow crie, adicione comentários à ordem de serviço e cancele a ordem de serviço em sistemas FM externos enquanto recebe atualizações de status e comentários de provedores de FM.

Essa estrutura de integração elimina a criação e o acompanhamento manuais de ordem de serviço, automatiza a gestão do ciclo de vida caso a ordem de serviço e fornece visibilidade unificada em ambas as plataformas.

Benefícios da Estrutura de gestão integrada de instalações

A integração da Estrutura de IFM permite que você execute as seguintes ações:

• Crie ordens de serviço automaticamente em sistemas FM externos diretamente dos casos do local de trabalho da ServiceNow.
• Configure regras de roteamento do provedor para atribuir automaticamente solicitações de casos ou tarefas do local de trabalho aos provedores de FM apropriados com base no tipo de serviço, local, prédio ou critérios personalizados.
• Rastreie o status da sincronização da ordem de serviço em tempo real usando os campos Provedor de FM e ID da ordem de serviço de FM em casos de local de trabalho.
• Adicione comentários ao caso ou tarefa do local de trabalho e todas as atualizações aparecerão automaticamente na ordem de serviço externa.
• Cancele o caso do local de trabalho e acione automaticamente o cancelamento das ordens de serviço correspondentes nos sistemas do provedor de FM.
• Receba atualizações de entrada de sistemas FM que atualizam automaticamente casos ou tarefas da ServiceNow.

Ciclo de vida do caso e propriedade do provedor

1. Quando um caso ou tarefa de local de trabalho é criado no ServiceNow, o mecanismo de roteamento do provedor avalia as regras de roteamento configuradas para determinar o provedor de FM apropriado. Com base na regra de correspondência, o provedor selecionado é carimbado no registro de caso ou tarefa do local de trabalho. O mecanismo de roteamento do provedor é acionado somente no momento da criação do registro e, depois que o provedor é carimbado, ele não pode ser alterado.
2. Quando o provedor é carimbado, o caso ou tarefa do local de trabalho é sincronizado automaticamente com o sistema do provedor de FM externo, onde uma ordem de serviço correspondente é criada.
3. Após a conclusão da sincronização, o provedor de FM se torna o proprietário primário da ordem de serviço. Os usuários podem adicionar comentários ou cancelar o caso ou tarefa do local de trabalho na ServiceNow, enquanto todas as outras operações de edição são restritas para evitar conflitos de dados com o sistema do provedor de FM externo.

Tipos de caso incluídos

Apenas casos de local de trabalho com um tipo de execução Manual são qualificados para sincronização com sistemas de provedor de FM externos.

Tipos de tarefa excluídos

Os seguintes tipos de tarefa são excluídos da sincronização:

• Tarefa automatizada
• Atribuir espaço de bairro
• Relatório consolidado
• Selecione a opção Espaço
• Solicitação de espaço

Pré-requisitos e requisitos

Os seguintes plug-ins devem ser instalados:

• Workplace Core (sn_wsd_core)
• Gestão de casos do local de trabalho (sn_wsd_case)
• IntegrationHub (com.glide.hub.integrations.professional)