E-Mail-Aufbewahrung

  • Freigeben Version: Australia
  • Aktualisiert 12. März 2026
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Sie können E-Mail-Nachrichten archivieren und schließlich löschen, die Sie nicht mehr benötigen oder wenn Ihre E-Mail-Tabelle übermäßig groß ist.

    Die E-Mail-Aufbewahrung ist ab dem Helsinki-Release verfügbar.

    Plugins für E-Mail-Archivierung und -Vernichtung

    Die Funktion zur E-Mail-Archivierung und -Vernichtung verwendet Datenarchivierung Und E-Mail-Aufbewahrung Plugins. Das Plugin „Datenarchivierung“ muss aktiv sein, um E-Mail-Datensätze zu archivieren und zu vernichten. Das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung“ bietet eine Reihe von Regeln, die angeben, wann das System E-Mail-Datensätze archiviert und zerstört.
    Hinweis:
    Das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung“ verhindert auch, dass das System Wasserzeichen löscht, die erforderlich sind, damit eingehende E-Mail-Aktionen weiterhin funktionieren.

    Das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung“ und die zugehörigen Archivierungs- und Vernichtungsregeln sind standardmäßig in neuen Instanzen aktiv. Auf aktualisierten Instanzen müssen Sie sowohl das Plugin als auch die Archivierungs- und Löschregeln manuell aktivieren. ServiceNow Empfiehlt, diese Regeln zu überprüfen und zu genehmigen, bevor Sie sie aktivieren.

    Wenn Ihre Instanz bereits über einen Prozess zum Verwalten von E-Mail-Datensätzen verfügt, müssen Sie das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung“ nicht aktivieren. Wenn Sie Ihren aktuellen Prozess durch E-Mail-Aufbewahrung ersetzen möchten, deaktivieren Sie den aktuellen Prozess, bevor Sie die Archivierungs- und Vernichtungsregeln aktivieren.

    E-Mail-Datensätze werden archiviert und gelöscht

    Archivierung Bedeutet, Datensätze aus der E-Mail-Tabelle [sys_email] in die Tabelle „E-Mail archivieren“ [AR_sys_email] zu verschieben, wenn sie die Zeitgrenze der Archivregel überschreiten. Wird Zerstört Bedeutet, Datensätze in der Tabelle „Archiv-E-Mail“ zu löschen, wenn sie die Zeitgrenze für die Vernichtungsregel überschreiten.

    Hinweis:
    Wenn eine Vernichtungsregel E-Mail-Datensätze löscht, werden zugehörige Wasserzeichen nicht gelöscht. Sie werden beibehalten, um sicherzustellen, dass Ihre Aktionen für eingehende E-Mails weiterhin funktionieren.

    Standardmäßige Archivierungs- und Vernichtungsregeln

    E-Mail-Aufbewahrung stellt diese E-Mail-Archivierungsregel bereit:

    E-Mail: Älter als ein Jahr oder ignoriert : Archiviert E-Mail-Nachrichtendatensätze, die mehr als 365 Tage vor dem aktuellen Datum erstellt wurden und vom Typ sind Empfangen – ignoriert Oder Gesendet – ignoriert .

    Die E-Mail-Aufbewahrung stellt auch diese E-Mail-Vernichtungsregel bereit:

    E-Mail-Archiv – über ein Jahr alt: Löscht E-Mail-Datensätze, die mehr als 365 Tage vor dem aktuellen Datum archiviert wurden.

    Mit diesen Standardeinstellungen werden Ihre E-Mail-Nachrichten insgesamt zwei Jahre lang in der Instanz aufbewahrt: Ein Jahr in der E-Mail-Tabelle und ein Jahr in der E-Mail-Archivtabelle. Am Ende dieses Zeitraums löscht das System die abgelaufenen E-Mail-Datensätze aus der E-Mail-Archivtabelle.

    Hinweis:
    Standardmäßig sind diese Regeln für neue Instanzen aktiv und bei Upgrades inaktiv. Das System führt Archivierungs- und Vernichtungsregeln aus, wenn Sie sie aktivieren.

    Kompatibilität mit anderen Datensatzverwaltungs-Implementierungen

    Wenn Sie bereits eine andere Methode zum Verwalten von E-Mail-Datensätzen verwenden, z. B. Tabellenbereinigungen, müssen Sie die Funktion „E-Mail-Aufbewahrung“ nicht verwenden. Um das unerwartete Löschen von Datensätzen zu verhindern, ServiceNow Empfiehlt, dass Sie vermeiden, mehrere E-Mail-Verwaltungsprozesse gleichzeitig in derselben Instanz zu verwenden.

    Hinweis:
    Wenn Sie Unterstützung beim Ersetzen Ihrer vorhandenen Datensatzverwaltungsimplementierung durch E-Mail-Aufbewahrung benötigen, wenden Sie sich an Ihren professionellen Service oder Vertriebsmitarbeiter.

    Auswirkungen der Archivierung und Löschung von E-Mail-Datensätzen

    Aktionen für eingehende E-Mails kopieren den Text einer E-Mail in die Arbeitsnotizen des zugehörigen Datensatzes. Wenn der Datensatz für eingehende E-Mails später gelöscht wird, ist der Abschnitt „empfangene E-Mails“ in den Arbeitsnotizen nicht mehr sichtbar, obwohl er noch eine Textkopie der E-Mail enthält.

    Wenn das System eine E-Mail-Nachricht zu einem Datensatz sendet, zeigt der Aktivitätsformatierer an E-Mail Gesendet Abschnitt mit einem Link zur E-Mail-Nachricht. Wenn das System die E-Mail-Nachricht archiviert, entfernt der Aktivitätsformatierer E-Mail Gesendet Abschnitt. Wenn das System die E-Mail-Nachricht löscht, ist sie weder im Aktivitätsformatierer noch in den Arbeitsnotizen sichtbar.
    Hinweis:
    Legen Sie die Archivierungszeit lang genug fest, damit Ihre Anwender über den Aktivitätsformatierer auf gesendete E-Mails zugreifen können.

    Durch die Archivierung von E-Mail-Datensätzen werden die Methoden geändert, die dem System zur Identifizierung eingehender E-Mails als Antwort zur Verfügung stehen. Nach der Archivierung eines E-Mail-Datensatzes kann das System nicht mehr verwenden In-Antwort-An Feld zum Abgleichen einer eingehenden E-Mail mit einem E-Mail-Datensatz. Das System kann jedoch eingehende E-Mails weiterhin mit einem vorhandenen Datensatz aus einer Datensatznummer oder einem Wasserzeichen abgleichen.