Verknüpfen Sie Dokumente mit Wissensartikeln

Verwalten Sie ein Dokument und greifen Sie über einen Artikel auf die neueste Version des Dokuments zu, indem Sie das Dokument mit einem Wissensartikel verknüpfen.

Vorbereitungen

Ihr Administrator muss die folgenden Plugins aktiviert haben:

• Plugin „Knowledge Document“ (com.snc.knowledge_document)
• Plugin „Knowledge Management Advanced“ (com.snc.knowledge_advanced)

Das Dokument wurde bereits hochgeladen und veröffentlicht. Weitere Informationen finden Sie unter Ein Dokument hochladen und Genehmigte Überarbeitungen veröffentlichen.

Sie müssen Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base haben, in der der mit dem Dokument verknüpfte Artikel gespeichert ist.

Wenn ein Wissensartikel bereits mit dem Dokument verknüpft ist, müssen Sie über Mitwirkzugriff auf den Artikel verfügen.

Erforderliche Rolle: document_management_user und knowledge

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können die ursprüngliche oder überarbeitete Version eines Dokuments mit einem Wissensartikel verknüpfen. Das Dokument wird als Anhang zum verknüpften Artikel angezeigt. Durch die Überarbeitung eines Dokuments wird das an den verknüpften Wissensartikel angehängte Dokument nicht automatisch aktualisiert. Daher müssen Sie jedes Mal, wenn Sie ein Dokument überarbeiten, das überarbeitete Dokument erneut mit dem Wissensartikel verknüpfen.

Hinweis:

Als Besitzer eines Dokuments oder Administrator können Sie das Dokument mit einem veröffentlichten Artikel verknüpfen. Wenn der Artikel von einem anderen Benutzer ausgecheckt wurde, können Sie das Dokument nicht mit dem zugehörigen Artikel verknüpfen, es sei denn, der Artikel wurde veröffentlicht.

Ein verwaltetes Dokument kann nur mit einem Artikel verknüpft werden.

Prozedur

1. Navigieren zu Managed Documents > Dokumente > Alle.
2. Klicken Sie auf das Dokument.
3. Füllen Sie die Felder in der zugehörigen Liste Wissenseinstellungen aus.

   Tabelle : 1. Knowledge-Einstellungen

   Feld	Beschreibung
   Verhalten	Prozess, der ausgeführt wird, wenn auf den zugehörigen Link Link zu Wissen geklickt wird. Ein Verhalten ist einer der folgenden Typen: Datensatz immer erstellen: Ein neuer Wissensartikel wird erstellt und mit der letzten veröffentlichten Überarbeitung des Dokuments als Anhang verknüpft. Vorhandenen Datensatzaktualisieren: Der verknüpfte Wissensartikel wird mit der letzten veröffentlichten Überarbeitung des Dokuments als Anhang aktualisiert. Wenn für das Dokument keine Wissensartikel vorhanden sind, wird ein neuer Wissensartikel erstellt. Hinweis: Sobald Sie eine Verhaltenseinstellung für ein Dokument ausgewählt haben, können Sie sie später beim Überarbeiten des Dokuments nicht mehr ändern.
   Knowledge Base	Knowledge Base, in der der Wissensartikel gespeichert ist. Sie können einen Wissensartikel nur einer Knowledge Base zuordnen. Wenn Sie eine Artikelvorlage verwenden, können Sie diesen Wert nur ändern, wenn die Vorlage in der anderen Knowledge Base verfügbar ist.
   Typ	Artikelvorlage zum Erstellen eines Wissensartikels mit definierten Feldern und Werten. Hinweis: Wenn ein Wissensartikel erstellt wird, wird das Feld Typ schreibgeschützt.
   Gültig bis	Datum, an dem der Artikel abläuft Fügt gültige Bis-Datum-Informationen demselben Feld im Wissensartikel hinzu.
   Kurzbeschreibung	Einige Wörter oder ein kurzer Ausdruck, der den Wissensartikel beschreibt. Fügt die Kurzbeschreibung demselben Feld im Wissensartikel hinzu.

4. Klicken Sie auf den zugehörigen Link Mit Wissen verknüpfen.
5. Wahlweise: Klicken Sie in der angezeigten Informationsmeldung auf den Nachrichtenlink, um den Wissensartikel anzuzeigen.

Ergebnisse

Das hochgeladene Dokument wird als Anhang zu einem Wissensartikel hinzugefügt. Abhängig vom Feldwert Verhalten, der in der zugehörigen Liste Wissenseinstellungen angegeben ist, wird der Wissensartikel mit dem Dokument erstellt oder aktualisiert.