Zugriff auf Knowledge Bases und Wissensartikel verwalten

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Legen Sie fest, ob bestimmte Benutzer oder Benutzerkategorien auf Knowledge Bases und Wissensartikel zugreifen können, indem Sie den Mitwirk- und Lesezugriff steuern.

    Als Knowledge-Administrator, Manager einer Knowledge Base oder Besitzer einer Knowledge Base können Sie Benutzerkriterien zuweisen, um den Mitwirk- und Lesezugriff auf Knowledge Base-Ebene zu steuern. Dabei gilt Folgendes:
    • Der Lesezugriff bestimmt die Möglichkeit, Wissensartikel in einer Knowledge Base anzuzeigen.
    • Der Mitwirkzugriff bestimmt die Möglichkeit, Wissensartikel in einer Knowledge Base zu erstellen, zu ändern und zu löschen.

    Als Knowledge-Administrator, Manager einer Knowledge Base oder Besitzer einer Knowledge Base können Sie Benutzerkriterien oder Rollen oder beides zuweisen, um den Lesezugriff auf Wissensartikelebene zu steuern.

    Versuchen Sie, nur Benutzerkriterien zu verwenden, die in Wissensmanagement v3 eingeführt wurden, um den Zugriff auf Wissensartikel zu steuern. In Wissensmanagement v2 wurden zu diesem Zweck Rollen verwendet. Wenn für eine Knowledge Base keine Benutzerkriterien ausgewählt sind, können alle Benutzer lesen und alle Benutzer mit Rollen können zu dieser Knowledge Base beitragen.

    Hinweis:
    Wenn für eine Knowledge Base kein Mitwirkzugriff bereitgestellt wird, muss ein Benutzer standardmäßig sowohl Rollen als auch Benutzerkriterien für den Lesezugriff erfüllen. Sie können jedoch für einen Wissensartikel festgelegte Rollen überschreiben und Zugriff nur über Benutzerkriterien gewähren, indem Sie die Systemeigenschaft glide.knowman.search.apply_role_based_security auf falsesetzen. Da diese Eigenschaft standardmäßig nicht verfügbar ist, müssen Sie sie hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Systemeigenschaften hinzufügen.

    Benutzerkriterien für Wissenszugriff

    Als Knowledge-Administrator, Manager einer Knowledge Base oder Besitzer einer Knowledge Base steuern Sie den Zugriff auf Knowledge Bases oder Wissensartikel für einen Benutzer durch Benutzerkriterien, die in der folgenden Tabelle beschrieben werden.

    Tabelle : 1. Benutzerkriteriendefinitionen
    Benutzerkriterien Ergebnis
    Kann nicht mitwirken Kann keine Wissensartikel in einer Knowledge Base beitragen (d. h. kann nicht erstellt, geändert oder gelöscht werden). Die Benutzerkriterien „Kann nicht mitwirken“ sind nur für Knowledge Bases verfügbar.
    Kann mitwirken Kann Wissensartikel in einer Knowledge Base beisteuern (d. h. anzeigen, erstellen, ändern oder löschen). Die Benutzerkriterien „Kann mitwirken“ sind nur für Knowledge Bases verfügbar.
    Lesen nicht möglich

    Auf Knowledge Base-Ebene kann keine Wissensartikel innerhalb einer Knowledge Base anzeigen.

    Auf Wissensartikelebene kann kein Wissensartikel angezeigt werden.
    Kann lesen

    Auf Knowledge Base-Ebene können Wissensartikel innerhalb einer Knowledge Base angezeigt werden.

    Auf Wissensartikelebene kann einen Wissensartikel anzeigen.

    Der Zugriff auf die Knowledge Base und ihre Artikel wird basierend auf dem Benutzerkriterienstatus für einen Benutzer definiert, wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

    Tabelle : 2. Kombination von Benutzerkriterien für Knowledge Bases und Wissensartikel
    Status Zugriff
    Der Benutzer stimmt auf der Knowledge Base-Ebene mit „Kann mitwirken“ und „Kann nicht mitwirken“ überein Dem Benutzer wird der Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base und ihre Artikel verweigert.
    Der Benutzer stimmt auf der Knowledge Base-Ebene mit „Kann lesen“ und „Kann nicht lesen“ überein Dem Benutzer wird der Lesezugriff auf die Knowledge Base und ihre Artikel verweigert.
    Der Benutzer gleicht „Kann lesen“ auf der Knowledge Base-Ebene und „Kann nicht lesen“ auf der Wissensartikelebene ab Dem Benutzer wird der Lesezugriff auf den Wissensartikel verweigert.
    Der Benutzer gleicht „Kann nicht lesen“ und „Kann lesen“ auf Wissensartikelebene ab Dem Benutzer wird der Lesezugriff auf den Wissensartikel verweigert.

    Benutzer mit speziellen Wissensberechtigungen

    Benutzer mit speziellen Wissensberechtigungen werden nicht anhand von Benutzerkriterien ausgewertet und haben Zugriff auf Knowledge Bases und Wissensartikel, wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

    Tabelle : 3. Zugriff von Benutzern mit besonderen Berechtigungen auf Knowledge Bases und Wissensartikel
    Benutzer Zugriff
    Wissensadministrator
    • Tragen Sie zu allen Knowledge Bases und ihren Artikeln bei und lesen Sie sie.
    • Ändern Sie die Definition aller Knowledge Bases, und weisen Sie ihnen Benutzerkriterien zu.
    Hinweis:
    Dieser Zugriff gilt nicht für bereichsbezogene Knowledge Bases. Weitere Informationen finden Sie unter Bereichsbezogene Knowledge Bases.
    Besitzer einer Knowledge Base
    • Tragen Sie zu dieser Knowledge Base bei und lesen Sie sie.
    • Ändern Sie die Definition dieser Knowledge Base, und weisen Sie ihr Benutzerkriterien zu.
    Manager einer Knowledge Base
    • Tragen Sie zu dieser Knowledge Base bei und lesen Sie sie.
    • Ändern Sie die Definition dieser Knowledge Base, und weisen Sie ihr Benutzerkriterien zu.
    Hinweis:
    Wenn die Funktion zur Artikelversionsverwaltung aktiviert ist, kann der Manager einer Knowledge Base keine Wissensartikel anderer Autoren ändern, die sich im Status Entwurf befinden. Weitere Informationen finden Sie unter Artikelversionsverwaltung.
    Mitglieder einer Besitzgruppe, die einem Wissensartikel zugeordnet ist Wissensartikel lesen, ändern, genehmigen und löschen (siehe Besitzgruppen).

    Explizite Rollen und Benutzerkriterien

    Explizite Rollen (snc_external und snc_internal) werden Ihrer Instanz hinzugefügt, wenn Ihr Administrator ein Plugin installiert, z. B. das Plugin „Customer Service“ (com.sn_customerservice), das auch das Plugin „Explicit Roles“ (com.glide.explicit_roles) aktiviert. Wenn Sie eine Knowledge Base mit aktiviertem Plugin „Explicit Roles“ (com.glide.explicit_roles) erstellen, fügt die Anwendung automatisch die folgenden vordefinierten Benutzerkriterien auf Knowledge Base-Ebene hinzu:

    • Benutzer mit der Rolle „snc_internal“  – Wurde den Benutzerkriterien „Kann lesen“ hinzugefügt, sodass nur Benutzer mit der Rolle „snc_internal“ Lesezugriff auf die Knowledge Base haben.
    • Benutzer mit „snc_internal“ und einer anderen Rolle  – Wurde den Benutzerkriterien „Kann mitwirken“ hinzugefügt, sodass nur Benutzer mit der Rolle „snc_internal“ und mindestens einer zusätzlichen Rolle Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base haben.

    Wenn Sie ein Upgrade auf Produktversionen (ab Rome ) durchführen, die das Plugin „Explicit Roles“ (com.glide.explicit_roles) bieten, werden die vordefinierten Benutzerkriterien Benutzer mit der Rolle „snc_internal“ und Benutzer mit „snc_internal“ und einer anderen Rolle nicht automatisch hinzugefügt zu vorhandenen Knowledge Bases, die vor der Aktivierung des Plugins „Explicit Roles“ erstellt wurden. Um diese vordefinierten Benutzerkriterien einer vorhandenen Knowledge Base hinzuzufügen, führen Sie das Korrekturskript Ungesicherte Knowledge Bases korrigieren aus. Weitere Informationen zu expliziten Rollen und Korrekturskripts finden Sie unter Explizite Rollen und Korrekturskripts.

    Bestimmen des Mitwirkzugriffs auf eine Knowledge Base und ihre Artikel mithilfe von Benutzerkriterien

    Das Flussdiagramm in diesem Abschnitt veranschaulicht die Benutzerkriterienprüfungen, die den Mitwirkzugriff auf Knowledge Base- und Artikelebene bestimmen.
    Hinweis:
    Damit ein nicht authentifizierter Benutzer Wissensartikel in der Knowledge Base anzeigen kann, stellen Sie sicher, dass die Zielgruppe für die Knowledge Management Service Portal-Seiten auf öffentlich festgelegt ist. Das heißt, auf die Seite kann ohne Authentifizierung zugegriffen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Seiten unter Verwendung des Service Portal-Designers erstellen und bearbeiten.
    Abbildung : 1. Bieten Sie Zugriff auf eine Knowledge Base und ihr Artikel-Flowchart
    Flussdiagramm, das zeigt, wie der Mitwirkzugriff auf eine Knowledge Base und ihren Artikel anhand von Benutzerkriterien ausgewertet wird

    Wenn entweder „Kann nicht mitwirken“ nicht festgelegt ist oder ein Benutzer nicht mit „Kann nicht mitwirken“ übereinstimmt und zusätzlich „Kann mitwirken“ nicht festgelegt ist, wird der Eigenschaftswert glide.knowman.block_access_with_no_user_criteria weiter ausgewertet, um den Mitwirkzugriff zu bestimmen, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

    Tabelle : 4. Bieten Sie Zugriff auf eine Knowledge Base, wenn keine Benutzerkriterien für eine Knowledge Base festgelegt sind
    Eigenschaftswert Ergebnis
    Wahr Kein Benutzer hat Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base, mit Ausnahme von Benutzern mit speziellen Wissensberechtigungen.
    false Alle Benutzer, einschließlich nicht authentifizierter Benutzer, mit mindestens einer Rolle können zur Knowledge Base beitragen.

    Wenn das Plugin „Explicit Roles“ (com.glide.explicit_roles) aktiviert ist, können Benutzer, die mindestens eine andere Rolle als snc_internal haben, zur Knowledge Base beitragen.

    Um Knowledge Bases zu überprüfen, auf die nicht authentifizierte Benutzer zugreifen können, verwenden Sie die Funktion „Benutzerkriteriendiagnose“. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff auf Knowledge Bases für nicht authentifizierte Anwender konfigurieren.

    Wenn ein Benutzer Mitwirkzugriff auf eine Knowledge Base hat, wird die Eigenschaft glide.knowman.apply_article_read_criteria ausgewertet, um den Mitwirkzugriff auf einen Artikel in der Knowledge Base zu bestimmen, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

    Tabelle : 5. Gewähren Sie Mitwirkzugriff auf einen Artikel, wenn ein Benutzer Mitwirkzugriff auf eine Knowledge Base hat
    Eigenschaftswert Ergebnis
    Wahr Der Lesezugriff auf Artikelebene überschreibt die standardmäßige Mitwirkberechtigung, die durch Mitwirkzugriff auf Knowledge Base-Ebene gewährt wird.
    false Der Mitwirkzugriff auf Knowledge Base-Ebene hat Vorrang vor Benutzerkriterien auf Artikelebene, und der Benutzer hat Mitwirkzugriff auf jeden Artikel in der Knowledge Base.

    Bestimmen des Lesezugriffs auf Artikel in einer Knowledge Base mithilfe von Benutzerkriterien

    Das folgende Flussdiagramm veranschaulicht die Benutzerkriterienprüfungen, die den Lesezugriff auf einen Wissensartikel bestimmen.

    Abbildung : 2. Lesezugriff auf ein Flowchart für Wissensartikel
    Flussdiagramm, das zeigt, wie der Lesezugriff auf einen Wissensartikel anhand von Benutzerkriterien ausgewertet wird.

    Wenn entweder „Kann nicht lesen“ nicht festgelegt ist oder ein Benutzer nicht mit „Kann nicht lesen“ übereinstimmt und zusätzlich „Kann lesen“ nicht festgelegt ist, wird der Eigenschaftswert glide.knowman.block_access_with_no_user_criteria weiter ausgewertet, um den Lesezugriff zu bestimmen, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

    Tabelle : 6. Lesezugriff, wenn keine Benutzerkriterien für eine Knowledge Base festgelegt sind
    Eigenschaftswert Ergebnis
    Wahr Kein Benutzer hat Lesezugriff, außer Benutzer mit speziellen Wissensberechtigungen und Benutzern, die Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base haben.
    false Alle Benutzer, einschließlich nicht authentifizierter Benutzer, haben Lesezugriff auf die Knowledge Base, und die Benutzerkriterien auf Artikelebene werden weiter ausgewertet.

    Um Knowledge Bases zu überprüfen, auf die nicht authentifizierte Benutzer zugreifen können, verwenden Sie die Funktion „Benutzerkriteriendiagnose“. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff auf Knowledge Bases für nicht authentifizierte Anwender konfigurieren.

    Wenn ein Benutzer Mitwirkzugriff auf eine Knowledge Base hat, wird die Eigenschaft glide.knowman.apply_article_read_criteria ausgewertet, um den Lesezugriff auf einen Artikel in der Knowledge Base zu bestimmen, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

    Tabelle : 7. Lesezugriff auf einen Artikel, wenn ein Benutzer Mitwirkzugriff auf eine Knowledge Base hat
    Eigenschaftswert Ergebnis
    Wahr Der Lesezugriff auf Artikelebene überschreibt die standardmäßige Leseberechtigung, die durch Mitwirkzugriff auf Knowledge Base-Ebene gewährt wird.
    false Der Mitwirkzugriff auf Knowledge Base-Ebene hat Vorrang vor Benutzerkriterien auf Artikelebene, und der Benutzer hat Lesezugriff auf jeden Artikel in der Knowledge Base.
    Wichtig:
    Nachdem Sie Benutzerkriterien hinzugefügt haben, können Sie die Diagnosefunktion für Benutzerkriterien verwenden, um den Zugriff der Benutzer auf eine Knowledge Base oder einen Wissensartikel zu überprüfen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerkriteriendiagnose für Wissensmanagement.