Erste Schritte mit Workflows
Der grafische Workflow-Editor bietet eine Drag-and-Drop-Schnittstelle für die Automatisierung von mehrstufigen Prozessen auf der gesamten Plattform.
Teile eines Workflows
- Eigenschaften
- Legen die Konfigurationseinstellungen fest, z. B. den Workflow-Namen, die Tabelle, auf deren Datensätzen die Workflow-Aktionen basieren, sowie die Bedingungen, unter denen die Aktionen ausgeführt werden.
- Aktivitäten
- Geben die Sequenz der Vorgänge an, die von dem Workflow ausgeführt werden, z. B. das Generieren von Datensätzen, das Benachrichtigen von Benutzern über ausstehende Genehmigungen oder das Ausführen von Skripts.
- Übergänge
- Geben die Bedingungen an, unter denen eine Aktivität auszuführen ist.
- Austrittsbedingungen
- Geben die Bedingungen an, unter denen ein Übergang auszuführen ist.
- Kontexte
- Speichern historische Laufzeitinformationen über einen bestimmten ausgeführten Workflow in einem Workflow-Kontext-Datensatz.
- Versionen
- Speichern historische Design-Informationen über einen bestimmten Workflow in einem Workflow-Versionsdatensatz.
Workflow-Lebenszyklus
Der Workflow wird gestartet, wenn ein auslösendes Event auftritt. Zu üblichen Auslösern gehören beispielsweise die Eingabe eines Datensatzes in eine bestimmte Tabelle oder das Festlegen eines angegebenen Werts für ein bestimmtes Feld in einer Tabelle. Erstellen Sie beispielsweise einen Workflow, der immer dann ausgeführt wird, wenn ein Benutzer die Genehmigung für die Bestellung eines Katalogartikels anfordert. Sie können Workflows auch so planen, dass sie in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden, oder Sie können Workflows ausgehend von Skripts wie Geschäftsregeln aufrufen.
Wenn eine Aktivität abgeschlossen ist, geht der Workflow zur nächsten Aktivität über. Eine Aktivität kann je nach ihrem Ergebnis mehrere verschiedene Übergänge zu verschiedenen Aktivitäten haben. Um das obige Beispiel fortzusetzen: Wenn die Anforderung des Benutzers genehmigt wird, kann die Aktivität zu einer Aktivität übergehen, die jemanden benachrichtigt, um den Artikel zu bestellen. Wenn die Anforderung des Benutzers abgelehnt wird, kann die Aktivität dazu übergehen, den Benutzer darüber zu benachrichtigen, dass seine Anforderung abgelehnt wurde.
Der grafische Workflow-Editor stellt Workflows visuell als eine Art Flussdiagramm dar. Er zeigt Aktivitäten als Kästchen mit Informationen zu der betreffenden Aktivität und Übergänge von einer Aktivität zur nächsten als Linien, welche die Kästchen verbinden.
- Eine Aktivität wird verarbeitet und eine durch die Aktivität definierte Aktion ausgeführt.
- Beim Abschluss einer Aktion durch eine Aktivität prüft der Workflow die Bedingungen der Aktivität.
- Bei jeder übereinstimmenden Bedingung folgt der Workflow dem Übergang zur nächsten Aktivität.
Wenn der Workflow keine Aktivitäten mehr enthält, ist der Workflow abgeschlossen. Im Workflow-Kontext wird der Ausführungsverlauf der ausgeführten Aktivitäten und Übergänge gespeichert. In der Workflow-Version wird der Design-Verlauf der Aktivitäten, Übergänge und Austrittsbedingungen gespeichert, die zur Ausführung verfügbar sind.
Workflow-Eigenschaften
In den Workflow-Eigenschaften ist festgelegt, wann ein Workflow ausgeführt wird und basierend auf welchen Datensätzen Workflow-Aktionen ausgeführt werden. Weitere Informationen zu Workflow-Eigenschaften finden Sie unter Workflow-Eigenschaften.
Workflow-Aktivitäten
Eine Workflow-Aktivität enthält Anweisungen, die vom Workflow verarbeitet werden.
Zu den Aktivitäten zählen das Ausführen von Skripts, das Bearbeiten von Datensätzen, das Warten auf den Ablauf eines bestimmten Zeitraums oder das Protokollieren eines Events. Workflow-Bedingungen bestimmen, ob die Aktivität ausgeführt wird oder nicht. Aktivitäten können hinzugefügt, entfernt oder neu angeordnet werden. Zwischen Aktivitäten können Übergänge gezeichnet werden.
Dies ist eine Aktivität, die eine Benachrichtigung auslöst:
Bei Workflows werden Aktivitäten im Rahmen der Benutzersitzung ausgeführt, durch die sie gestartet werden. Durch die ausgehend von Datensatzvorgängen gestarteten Workflows werden Aktivitäten im Rahmen der Benutzersitzung ausgeführt, durch die der Datensatzvorgang durchgeführt wird. Workflows, die ausgehend von Zeitplänen gestartet oder auf Basis von Timern neu gestartet werden, führen Aktivitäten als Systembenutzer aus. Von Skriptaufrufen gestartete Workflows führen Aktivitäten im Rahmen der Benutzersitzung aus, durch die das Skript gestartet wurde.
Weitere Informationen zu verfügbaren Aktivitäten und deren Verhalten finden Sie unter Workflow-Aktivitäten.
Übergänge
Nachdem die Workflow-Bedingung ausgewertet wurde, bestimmt der Workflow-Übergang, welche Aktivität ausgeführt wird, wenn die Workflow-Bedingung erfüllt ist.
Dies ist ein Übergang, der immer vom Skript Change genehmigt zur Aktivität Change-Aufgabe führt:
Austrittsbedingungen
Nachdem eine Workflow-Aktivität ausgeführt wurde, wird die Workflow-Bedingung ausgewertet, um zu bestimmen, welcher Übergang aktiviert wird.
Die Bedingung bestimmt das Verhalten abhängig davon, ob ein Change genehmigt oder abgelehnt wird:
Workflow-Beispiel
Während der Workflow-Bearbeitung oder während ein nicht veröffentlichter Workflow ausgeführt wird, kann nur die Person, die den Workflow ausgecheckt hat, die Changes anzeigen.
Nachdem ein Workflow veröffentlicht wurde, steht er anderen Benutzern zur Verfügung. Der Workflow durchläuft den im Workflow-Editor definierten Prozess. Der gesamte Workflow wird auf einem Bildschirm dargestellt. Dies ist beispielsweise der Workflow für einen Standard-Change: