Erstellen einer E-Mail-Client-Vorlage

Freigeben Version: Xanadu

Aktualisiert 1. August 2024

9 Minuten Lesedauer

Erstellen Sie für jede Tabelle eine andere Vorlage, die den E-Mail-Client verwendet, um Daten für Empfänger und E-Mail-Inhalte vorab auszufüllen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Der E-Mail-Client verwendet seine eigenen E-Mail-Vorlagen, um Standardwerte für Felder zu definieren. Verwenden Sie die nachfolgenden Abschnitte im E-Mail-Client-Vorlagenformular, um eine Client-Vorlage zu erstellen:

Inhalt: Der Nachrichtentext.
Empfänger: Die E-Mail-Adressen der Benutzer, die die E-Mail-Nachricht empfangen. Die E-Mail-Adressen werden in den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“ der Nachricht angezeigt.
Absenderkonfiguration: Die Methode zum Generieren des E-Mail-Absenders (Absender-E-Mail-Adresse) der Nachricht.

Prozedur

Navigieren zu Alle > E-Mail-Client > Email Client-Vorlagenan.
Wählen Sie Neu.

Füllen Sie die Felder des Formulars aus.

Tabelle : 1. Formular „E-Mail-Client-Vorlage“.
Feld	Beschreibung
Name	Eindeutiger Vorlagenname.
Tabelle	Die Tabelle, auf die sich die Vorlage bezieht. Aktivieren Sie den E-Mail-Client für dieselbe Tabelle.
Bedingungen	Die Bedingungen, die bestimmen, wann diese Client-Vorlage verwendet wird. Verwenden Sie den Bedingungsgenerator, um den Zieldatensatz zu identifizieren, der übereinstimmen muss, bevor diese Vorlage auf den E-Mail-Client angewendet wird.
Anwendung	Die Art der bereichsbezogenen Anwendung.
Ausführungsreihenfolge	Eine Zahl, die die Reihenfolge angibt, in der die Vorlagenbedingungen ausgewertet werden. Die Vorlage mit der niedrigsten Ausführungsreihenfolge wird berücksichtigt.
Anhang aus E-Mail einbeziehen	Option zum Einbeziehen von Anhängen aus E-Mails in die Antwortvorlagen „replyall-received“, „ reply-received“, „ forward-sent“, „ reply-sent“, „replyall-sent“und „ forward-received “. Hinweis: Diese Option gilt nur für Antwort-E-Mails in einem konfigurierbaren Arbeitsbereich.

Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Inhalt aus.

Tabelle : 2. Registerkarte „Inhalt“
Feld	Aktion
Betreff	Geben Sie eine Beschreibung der E-Mail ein. Hinweis: Das Feld „ Betreff “ auf dem E-Mail-Client lässt eine höhere Zeichenanzahl zu als die Standardeinstellung für das Feld „ Betreff “ in der E-Mail-Tabelle [sys_email]. Wenn der Betrefftext vom Client gekürzt wird, erhöhen Sie den Wert Maximale Länge für das Feld Betreff in der E-Mail-Tabelle.
Content Typ	Wählen Sie das Format des Nachrichtentextinhalts aus: HTML oder Nur-Text.
HTML-Textkörper	Wenn Sie HTML für das Feld Inhaltstyp ausgewählt haben, geben Sie den Inhalt des Nachrichtentexts ein, indem Sie die HTML-Editor-Symbolleiste verwenden, um den HTML-Code zu formatieren. Um auf Feldwerte zu verweisen, wählen Sie Variablen aus der Liste der Variablen aus, oder geben Sie Variablenreferenzen manuell mit der Syntax `${table_name.variable_name} ein`. Um auf den Benutzer zu verweisen, der den E-Mail-Client startet, geben Sie die Variable `${current_user}`ein. Hinweis: Zeilenumbrüche werden für mehrzeilige Felder wie ${description} und ${comments} in der E-Mail-Client-Vorlage nicht angezeigt. Sie können ein E-Mail-Skript aufrufen, indem Sie `${mail_script:script name}` im Feld Textkörper- HTML eingeben.
Haupttext	Wenn Sie Nur-Text für das Feld Inhaltstyp ausgewählt haben, geben Sie einen beliebigen Text oder ein E-Mail-Skript ein, das im Nachrichtentext angezeigt werden soll. Sie können ein E-Mail-Skript in das Feld Textkörper einfügen, indem Sie die folgende Syntax verwenden: `<mail_script> [code] </mail_script>`

Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Empfänger aus.

Tabelle : 3. Registerkarte „Empfänger“.
Feld	Aktion
Zu	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die Anwender-E-Mail-Adressen oder nur E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie dann die Skripteinbindung im Feld An auf. Das Skript muss mit dem Präfix `javascript` beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben.
Cc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die Anwender-E-Mail-Adressen oder nur E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie dann die Skripteinbindung im Feld Cc auf. Das Skript muss mit dem Präfix `javascript` beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen wie das Feld „ An “ haben.
Bcc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie dann die Skripteinbindung im Feld Bcc auf. Das Skript muss mit dem Präfix `javascript` beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen wie die Felder „ An “ oder „Cc “ haben.

Wählen Sie auf der Registerkarte Absenderkonfiguration die Methode „ Von Generierungstyp “ aus, um zu bestimmen, wie der Absender (Absenderadresse) in der E-Mail-Client-Nachricht generiert wird.
Verwenden Sie diese Methode nur, wenn Sie eine andere Absenderadresse wünschen als die, die in Ihrem SMTP-E-Mail-Account definiert ist.
- Keine: Die Absenderadresse wird in der E-Mail-Client-Nachricht nicht generiert.
- SMTP-E-Mail-Konto: Verwenden Sie die Absenderadresse des SMTP-E-Mail-Kontos für die Instanz als Absender.
- Aus Liste auswählen: Wählen Sie aus einer Liste von zulässigen Absenderadressen, die in der Tabelle der E-Mail-Client-Absenderadressen [sys_email_client_from_address] festgelegt sind.
- Skript: Führen Sie eine GlideRecord-Abfrage in der Tabelle „Von Adresse“ [sys_email_client_from_address] des E-Mail-Clients aus.
  Beispielsweise legt das folgende Skript die Absenderadresse basierend auf dem Standort des Incident-Anrufers fest:
```
(function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
```
- Text: Geben Sie die E-Mail-Absenderadresse ein, die im Client verwendet werden soll.
Hinweis:
Die E-Mail-Adresse des Absenders wird nicht im E-Mail-Client angezeigt, es sei denn, Sie konfigurieren einen E-Mail-Client für die Anzeige der Absenderadresse. Weitere Informationen zum Verwalten des Verhaltens eines E-Mail-Clients finden Sie unter Konfigurationen des E-Mail-Clients.

Wenn die Domäne für die Absenderadresse nicht die Domäne des SMTP-E-Mail-Account-Servers ist, muss der Besitzer der Absenderdomänenadresse den SPF-Datensatz für die Domäne konfigurieren. Der Besitzer ändert die Domäneneinstellungen so, dass die Instanz eine E-Mail wie von dieser Domäne senden kann. Weitere Informationen zur Verwendung von SPF-Datensätzen finden Sie unter ServiceNow KB0535456.
Wählen Sie Absenden.
Die Vorlage wird der E-Mail-Client-Vorlagentabelle [sys_email_client_template] hinzugefügt.

Wenden Sie eine E-Mail-Client-Vorlage an

Nachdem Sie eine E-Mail-Client-Vorlage erstellt haben, können Sie sie auf eine E-Mail anwenden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Die folgenden Schritte werden nur nach dem Erstellen einer E-Mail-Client-Vorlage implementiert

Prozedur

Klicken Sie oben in der Vorlage auf das Symbol mit den Auslassungspunkten (...), um die Vorlage auf eine E-Mail anzuwenden.
Wählen Sie E- Mail aus.
Füllen Sie die Felder aus, um eine E-Mail zu verfassen.
Weitere Informationen zu Feldern finden Sie unter Erstellen einer E-Mail-Client-Vorlage.
Hinweis:
Der E-Mail-Text wird mit den Details aus dem Incident-Datensatz gefüllt. Wenn Sie ein oder mehrere Felder im Incident-Datensatz ändern und nicht gespeichert werden, werden die nicht gespeicherten Änderungen weiterhin im E-Mail-Text berücksichtigt.
Hinweis:
Der Gesamtgrenzwert für alle Changes im Incident-Datensatz beträgt 2000 Zeichen. Wenn einige Ihrer Änderungen nicht berücksichtigt werden und im E-Mail-Text abgeschnitten werden, liegt dies daran, dass die Gesamtzahl der Änderungen die Beschränkung von 2.000 Zeichen überschreitet.

Erstellen Sie eine E-Mail-Client-Antwortvorlage

Sie können jetzt anwenderdefinierte E-Mail-Client-Antwortvorlagen erstellen, die Bedingungen unterstützen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Die E-Mail-Client-Vorlage wird basierend auf der angegebenen Tabelle, den angegebenen Bedingungen und der angegebenen Ausführungsreihenfolge automatisch im E-Mail-Client angewendet.

Prozedur

Navigieren zu Alle > E-Mail-Client > Email Client-Vorlagenan.
Die folgenden Optionen für Antwortvorlage – Empfangen und Antwortvorlage – Gesendet werden angezeigt.
Klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen, um eine Vorlage für diese Option zu erstellen.

Füllen Sie die Felder oben im E-Mail-Client-Vorlagenformular aus.


Feld	Beschreibung
Name	Automatisch ausgefüllter Vorlagenname basierend auf der ausgewählten Vorlagenoption. Hinweis: Dieses Feld ist schreibgeschützt.
Tabelle	Automatisch ausgefüllter Tabellenname. Hinweis: Dies ist ein schreibgeschütztes Feld, da der Tabellenname für Antwortvorlagen immer „sys_email“ lautet.
Bedingungen	Die Bedingungen, die bestimmen, wann diese Client-Antwortvorlage verwendet wird. Verwenden Sie den Bedingungsgenerator, um den Zieldatensatz zu identifizieren, der übereinstimmen muss, bevor diese Vorlage angewendet wird. Hinweis: Wenn die Bedingungen nicht „wahr“ sind, ruft der E-Mail-Client die Standardvorlage ab. Wählen Sie den Namen der Zieltabelle unter den Bedingungen aus, für die diese Vorlage gilt. Aktivieren Sie die Antwortvorlage für dieselbe Tabelle.
Anwendung	Die Art der bereichsbezogenen Anwendung.
Ausführungsreihenfolge	Eine Zahl, die die Reihenfolge angibt, in der Vorlagenbedingungen ausgewertet werden.

Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Inhalt aus.


Feld	Beschreibung
Betreff	Geben Sie eine Beschreibung der E-Mail ein. Hinweis: Das Feld „ Betreff “ auf dem E-Mail-Client lässt eine höhere Zeichenanzahl zu als die Standardeinstellung für das Feld „ Betreff “ in der E-Mail-Tabelle [sys_email]. Wenn der Betrefftext des Clients abgeschnitten wird, erhöhen Sie den Wert für Maximale Länge für das Feld Betreff in der E-Mail-Tabelle.
Content Typ	Wählen Sie das Format des Nachrichteninhalts aus: HTML oder Nur-Text.
HTML-Textkörper	Wenn Sie HTML als Content Typ gewählt haben, geben Sie den Inhalt des Nachrichtentexts über die HTML-Editor-Symbolleiste ein, um den HTML-Code zu formatieren. Um auf Feldwerte zu verweisen, wählen Sie Variablen aus der Liste der Variablen aus, oder geben Sie Variablenreferenzen manuell mit der Syntax `${table_name.variable_name} ein`. Um auf den Benutzer zu verweisen, der den E-Mail-Client startet, geben Sie die Variable `${current_user}`ein. Hinweis: Zeilenumbrüche werden für mehrzeilige Felder wie ${description} und ${comments} in der E-Mail-Client-Vorlage nicht angezeigt. Sie können ein E-Mail-Skript aufrufen, indem Sie `${mail_script:script name}` im Feld Textkörper- HTML eingeben.
Haupttext	Wenn Sie als Content Typ Nur-Text ausgewählt haben, geben Sie einen beliebigen Text oder ein beliebiges Mail-Skript ein, das im Nachrichtentext angezeigt werden soll. Sie können ein E-Mail-Skript in das Feld Textkörper einfügen, indem Sie die folgende Syntax verwenden: `<mail_script> [code] </mail_script>`

Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Empfänger aus.


Feld	Beschreibung
Zu	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie dann die Skripteinbindung im Feld An auf. Das Skript muss mit dem Präfix `javascript` beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben.
Cc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie dann die Skripteinbindung im Feld Cc auf. Das Skript muss mit dem Präfix `javascript` beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen wie das Feld „ An “ haben.
Bcc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie dann die Skripteinbindung im Feld Bcc auf. Das Skript muss mit dem Präfix `javascript` beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen wie die Felder „ An “ oder „Cc “ haben.

Wählen Sie auf der Registerkarte Absenderkonfiguration den Von-Generierungstyp aus, um zu bestimmen, wie der Absender (Absenderadresse) in der E-Mail-Client-Nachricht generiert wird.
Verwenden Sie dieses Feld nur, wenn Sie eine Absenderadresse wünschen, die sich von der in Ihrem SMTP-E-Mail-Account definierten Adresse unterscheidet.
- Keine: Die Absenderadresse wird nicht in der E-Mail-Client-Nachricht generiert.
- SMTP-E-Mail-Konto: Verwenden Sie die Absenderadresse des SMTP-E-Mail-Kontos für die Instanz als Absender.
- Aus Liste auswählen: Wählen Sie aus einer Liste von zulässigen Absenderadressen, die in der Tabelle der E-Mail-Client-Absenderadressen [sys_email_client_from_address] festgelegt sind.
- Skript: Führen Sie eine GlideRecord-Abfrage in der Tabelle „Von Adresse“ [sys_email_client_from_address] des E-Mail-Clients aus.
  Beispielsweise legt das folgende Skript die Absenderadresse basierend auf dem Standort des Incident-Anrufers fest:
```
(function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
```
- Text: Geben Sie die E-Mail-Absenderadresse ein, die im Client verwendet werden soll.
Hinweis:
Die E-Mail-Adresse des Absenders wird nicht im E-Mail-Client angezeigt, es sei denn, Sie konfigurieren den E-Mail-Client für die Anzeige der Absenderadresse. Weitere Informationen zum Verwalten des Verhaltens des E-Mail-Clients finden Sie unter Konfigurationen des E-Mail-Clients.
Wenn die Domäne für die Absenderadresse nicht der Domäne des SMTP-E-Mail-Account-Servers entspricht, muss der Besitzer der Absender-Domäne den SPF-Datensatz für die Domäne konfigurieren. Der Besitzer ändert die Domäneneinstellungen, um für die Instanz zuzulassen, dass E-Mails so gesendet werden können, als stammten sie von dieser Domäne. Details zur Verwendung von SPF-Datensätzen finden Sie unter ServiceNow KB0535456.
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