Konfigurieren Sie ein externes Speichersystem

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Konfigurieren Sie als Vertragskonfigurator ein externes Speichersystem, um unterzeichnete Vertragsdokumente zu speichern.

    Vorbereitungen

    Stellen Sie sicher, dass der Administrator Spokes für das externe Speichersystem installiert und eingerichtet hat, das Sie konfigurieren möchten.
    Google Drive Spoke Version v1.3.0 oder höher
    Für weitere Informationen zum Setup und zum Erstellen von Google DriveAccount, siehe Einrichten Google Drive Spokean.
    Microsoft OneDrive Spoke Version v2.1.0 oder höher
    Für weitere Informationen zum Setup und zum Erstellen von Google DriveAccount, siehe Einrichten Microsoft OneDrive Spoke .

    Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_config

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Beim Konfigurieren des externen Speichers werden Anwendern, die der Vertragsanforderung zugeordnet sind, Zugriffsberechtigungen gewährt, abhängig vom Status der Vertragsanforderung und dem Status des Vertragsdokuments.

    Die Berechtigungen werden auf Anforderungsebene gewährt. Alle Dokumentordner und Dokumente im Anforderungsordner erben die Berechtigungen vom übergeordneten Ordner.

    Alle Anwenderrollen haben automatisch Leseberechtigung.

    Die Schreibberechtigung wird den folgenden Anwenderrollen gewährt, wenn der Status der Vertragsanforderung „in Arbeit“ oder „Neu“ lautet (es sei denn, die Statuen des Vertragsdokuments sind auch „Neu“):
    • Zugewiesen an
    • Zuweisungsgruppenmanager
    • Collaborator

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Kernelemente für Verträge > Vertragsintegrationen > Integrationenan.
    2. Erstellen oder ändern Sie eine externe App-Konfiguration.
      • Klicken Sie auf, um eine externe App-Konfiguration zu erstellen Neu .
      • Um eine vorhandene externe App-Konfiguration zu ändern, öffnen Sie die vorhandene externe App-Konfiguration aus der Liste.
    3. Klicken Sie auf der Seite „Vertragsintegrationstyp“ auf Externer Speicher Link.
    4. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
      Tabelle : 1. Formular „externer Speicher“
      Feld Beschreibung
      Name Name der Konfiguration der externen App.
      Beschreibung Beschreibung der Konfiguration der externen App.
      Aktiv Option zum Markieren der Konfiguration für den externen Speicher als aktiv.
      Tabelle Tabelle, die zum Speichern der Anforderungsdetails für Ihre Anwendung konfiguriert ist.
      Wenn Ihre Anwendung beispielsweise einen Vertrag für Incidents initiiert, wählen Sie die Tabelle Incident [Incident] aus. Wählen Sie auf ähnliche Weise die Tabelle „Vertrag“ [ast_Contract] für das Vertrags-Repository aus.
      Hinweis:
      Wenn Sie eine andere Tabelle auswählen, müssen Sie einen entsprechenden Flow zuordnen.
      Bedingung Filterbedingungen, um zu bestimmen, welche Integrations-App verwendet werden soll.

      Angenommen, Sie haben bereits eingerichtet Google DriveIntegration externer Speicher und wenn Sie dort nur Geheimhaltungsverträge speichern möchten, können Sie die Bedingung wie folgt definieren:

      [Kategorie] [Ist] [GEHEIMHALTUNGSVEREINBARUNG] Und wählen Sie dann aus Google Drive.

      Ebenso können Sie Bedingungen basierend auf der Region definieren, z. B. [Standort] [Ist] [Vereinigte Staaten] Und wählen Sie dann aus Google DriveOder [Standort] [Ist] [Indien] Und wählen Sie aus Microsoft OneDriveFür eine bessere Discovery.
      Ausführungsreihenfolge Reihenfolge, in der ein externes Speichersystem zum Speichern von Vertragsdokumenten verwendet wird. Das System mit dem Wert in der unteren Reihenfolge wird zuerst ausgewählt.
      App Externes Speichersystem wie Google DriveOder Microsoft OneDrive.
      Ordnerstruktur Dateipfad zum Speichern der unterzeichneten Vertragsdokumente im externen Speichersystem.
      Definieren Sie eine Ordnerstruktur mithilfe einer Kombination aus statischem Text und dynamisch generiertem Text aus den ausgewählten Feldern. Beispiel: Die Ordnerstruktur Rechtsabteilung/${Company}/Verträge/${number} , Wobei,
      • Rechtsabteilung Und Verträge Sind die statischen Texte
      • ${Company} Und ${number} Sind die Felder aus ausgewählt Wählen Sie Variablen aus Liste.

        Diese Feldvariablen werden beim Speichern eines Dokuments dynamisch durch die Werte in jedem Feld ersetzt.
    5. Speichern Sie die Konfiguration der externen App.
      • Speichern Sie eine neue externe App-Konfiguration, indem Sie auf klicken Übermitteln .
      • Speichern Sie die Änderungen an einer vorhandenen externen App-Konfiguration, indem Sie auf klicken Aktualisieren .

    Ergebnisse

    Die Konfiguration für das externe Speichersystem kann zum Speichern von Vertragsdokumenten verwendet werden.
    Hinweis:
    (Optional) Sie können den Datensatz anzeigen, bearbeiten und löschen.