Verwenden Sie eine Vertragsanforderung ohne Selfservice

Übermitteln Sie nicht selbst bediente Vertragsanforderungen zur Überprüfung von Verträgen basierend auf Vorlagen von Drittparteien.

Funktionen

Vertragsanforderungen ohne Selfservice umfassen die folgenden Funktionen:

• Fähigkeit, ein Drittparteidokument zur Überprüfung zu übermitteln.
• Möglichkeit, mehrere Vertrags- und Begleitdokumente zur Überprüfung hochzuladen.
• Holen Sie sich die Überprüfung und das Feedback der internen Fachexperten zu Vertragsdokumenten ein.
• Integrationen elektronischer Signatur mit Adobe SignUnd DocuSign.
• Vertrags-Repository, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.

Anforderungs-Workflow für Verträge ohne Selfservice

Ein Workflow für nicht-Selfservice-Vertragsanforderungen kann wie folgt ausgeführt werden:

1. Die Vertragsanfordernde initiiert eine Vertragsanforderung über den Arbeitsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsanforderung wird initiiert.
2. Eine Vertragsanforderung wird im Status „Entwurf“ erstellt.
3. Die Vertragsanfordernde lädt einen einzelnen Vertrag oder mehrere Verträge und ihre Begleitdokumente hoch und klassifiziert sie.
4. Der Vertragserfüller zeigt das Vertragsdokument an, das an die Vertragsanforderung angehängt ist.
5. Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
6. Wenn eine Expertenüberprüfung oder Feedback von internen Teams erforderlich ist, initiiert der Vertragserfüller einen internen Überprüfungsprozess.
   1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
      Hinweis:

      Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
   2. Dem Vertragsüberprüfer wird die Überprüfungsaufgabe zugewiesen
   3. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsüberprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
   4. Wenn eine Anforderung weiterer Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
   5. Der Vertragsüberprüfer überprüft das Dokument, akzeptiert, lehnt ihn ab oder schlägt Bearbeitungen vor und fügt Kommentare hinzu.
   6. Der Vertragsüberprüfer überprüft den Vertrag und gibt Feedback. Wenn ein überarbeitetes Dokument verfügbar ist, wird es auch für den Vertragserfüller freigegeben.
   7. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt die erforderlichen Änderungen basierend auf dem Feedback vor.
      • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach Abschluss des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
      • Für externen Speicher – Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments zusammen. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
7. Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
8. Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
9. Der Vertragserfüller zeigt die Antworten der Drittparteikontakte im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung an.

   Möglicherweise sind mehrere Iterationen von Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien abgeschlossen wird. Der Überprüfungsprozess kann erneut mit verschiedenen Überprüfergruppen durchgeführt werden.

10. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung von den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen angezeigt werden, werden die Änderungen vorgenommen, und eine neue Dokumentüberarbeitung wird erstellt. Das Vertragsdokument kann nur zur Unterzeichnung gesendet werden, wenn es genehmigt wurde.
11. Wenn mehrere Vertragsdokumente vorhanden sind, bereitet der Vertragserfüller die Signaturen vor, indem er den Auftrag angibt. Wenn eine E-Signatur vorhanden ist, fügt der Vertragserfüller die erforderlichen Felder hinzu und sendet das Vertragsdokument zur Unterzeichnung.
12. Unterzeichner überprüfen das Vertragsdokument.
    • Wenn keine Änderung erforderlich ist, wird das Vertragsdokument von allen Unterzeichnern unterzeichnet.
    • Wenn Änderungen erforderlich sind, wird die Signatur abgelehnt, und der Anwender, der an der Vertragsanforderung arbeitet, generiert ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
13. Der unterzeichnete Vertrag wird auf gespeichert ServiceNowInstanz oder ein externes Speichersystem und wird im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

• Ändern Sie eine Vertragsanforderung ohne Selfservice
  Ändern Sie als anfordernde Person die Vertragsanforderung, um die Anforderungsdetails zu aktualisieren oder das angehängte Vertragsdokument durch eine aktualisierte Version zu ersetzen.
• Arbeiten Sie an einer nicht selbst bedienten Vertragsüberprüfungsanforderung
  Überprüfen und überarbeiten Sie ein Vertragsdokument ohne Selfservice. Als mitarbeitender an der Anforderung können Sie das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument zur E-Signatur aus der Vertragsanforderung senden.
• Fügen Sie Vertragsdokumente zu Vertragsanforderung ohne Selfservice hinzu
  Fügen Sie als Vertragsanwender oder die Person, für die der Vertrag angefordert wurde, einzelne oder mehrere Verträge hinzu, und klassifizieren Sie sie.
• Klassifizieren Sie Vertragsdokumente in einer nicht-Selfservice-Vertragsanforderung neu
  Klassifizieren Sie als Vertragserfüller die in einer Drittpartei-Vertragsüberprüfungsanforderung übermittelten Dokumente neu. Sie müssen beispielsweise den Vertragsdokumenttyp von Geheimhaltungsvereinbarung in Partnerschaftsvereinbarung ändern.
• Ändern Sie Begleitdokumente in der Vertragsanforderung
  Als Vertragserfüller können Sie in der Vertragsanforderung übermittelte Begleitdokumente hinzufügen, klassifizieren oder entfernen.
• Fügen Sie der Vertragsanforderung Begleitdokumente hinzu
  Fügen Sie der Vertragsanforderung als Vertragsanwender oder Erfüller einzelne oder mehrere Begleitdokumente hinzu, und klassifizieren Sie sie.
• Klassifizieren Sie Begleitdokumente in der Vertragsanforderung neu
  Klassifizieren Sie als Vertragserfüller die in der Vertragsanforderung übermittelten Begleitdokumente neu. Sie können beispielsweise das Begleitdokument als Vertragsdokument neu klassifizieren.