Grundlagen von Projektmanagement

Ein Projekt ist jede geplante, kollaborative Maßnahme, die darauf ausgelegt ist, ein Ziel zu erreichen. Die ProjektmanagementDie Anwendung hilft Ihnen nicht nur bei der Planung und Nachverfolgung von Projekten, sondern lässt sich auch in andere Anwendungen integrieren.

Es sind mehrere Pfade zum Verwalten eines Projekts verfügbar. Der beste Pfad hängt normalerweise von den Geschäftsanforderungen ab. Die Phasen in der Grafik dienen dazu, ein Projekt mit minimalem Aufwand in Betrieb zu setzen:

Abbildung : 1. Projektphasen

Richten Sie das Projekt ein

Das Einrichten eines Projekts umfasst die Entscheidung über einen Ansatz zum Erstellen und Verknüpfen von Projektaufgaben. Dazu gehört auch das Erstellen der erforderlichen Anwender und Gruppen in ServiceNow, damit Sie sie Projektaufgaben zuweisen können.

Planen Sie das Projekt

Berücksichtigen Sie vor dem Erstellen eines Projekts die folgenden Fragen und Probleme:

• Möchten Sie einen Top-down- oder Bottom-up-Ansatz für Aufgaben?

  Bei der Aufgabe von oben nach unten wird zuerst ein Projekt erstellt und dann wichtige Projektphasen identifiziert. Später können Phasen in Aufgaben und Teilaufgaben aufgeschlüsselt werden. Der Schwerpunkt liegt auf der Erstellung von Schätzungen für Elemente auf hoher Ebene wie Phasen und übergeordnete Aufgaben und der Erstellung des Projekts von dort auf eine detailliertere Ebene. Seien Sie beim Erstellen von Aufgaben für Aufgaben von oben nach unten vorsichtig. Wenn Sie eine Aufgabe unter einem Projekt erstellen, dessen Startdatum nach dem Startdatum des Projekts liegt, wird das Projekt auf das spätere Startdatum verschoben. Die ProjektmanagementDie Anwendung unterstützt Bottom-up-Aufgaben besser.

  Bei der Bottom-up-Aufgabe werden mehrere Sätze kleiner Aufgaben erstellt und Aufgabenelemente wie Aufwand, Kosten und Dauer geschätzt. Diese Schätzungen werden dann zu übergeordneten Aufgaben auf hoher Ebene (Rollup-Aufgaben) und Phasen aggregiert. Der Schwerpunkt liegt darauf, kleinere Arbeitsblöcke zuerst so genau wie möglich zu schätzen und diese Schätzungen dann in übergeordnete Aufgaben, Phasen und das Projekt selbst zusammenzufassen.

• Ist das Projekt Teil eines größeren Portfolios von Projekten?

  Berücksichtigen Sie auch Portfolioplanung Und wie sich das Projekt auf ähnliche Projekte oder Initiativen bezieht.

• Welche Arten von Abhängigkeiten haben die Aufgaben mit anderen Aufgaben?

  Die ProjektmanagementDie Anwendung unterstützt verschiedene Abhängigkeiten. Siehe: Projektaufgabenbeziehungen und -Abhängigkeiten .

• Können Meilensteine und Projektbaselines bei der Verwaltung eines Projekts helfen?

  Ein Meilenstein ist eine Projektaufgabe mit einer Dauer von 0. Verwenden Sie Meilensteine, um wichtige Daten in einem Projekt anzugeben. Erstellen Sie bei Bedarf Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Meilensteinen, damit eine Aufgabe erst startet, wenn ein Meilenstein erreicht wurde.

  Eine Baseline ist ein Snapshot der aktuell geplanten Start- und Enddaten zu dem Zeitpunkt, zu dem die Baseline für jede Aufgabe erstellt wurde. Unter jeder Aufgabe im Gantt-Diagramm wird eine Linie für die ursprünglich geplanten Start- und Enddaten angezeigt. Die Zeile wird je nachdem, ob die Aufgabe früh oder spät gestartet wurde, nach links oder rechts verschoben. Wenn Aufgaben auf spätere Daten verrutschen, bietet der Baseline-Indikator eine einfache Möglichkeit, zu sehen, wie schwerwiegend die Verzögerungen sind.

• Wurden die erforderlichen Kompetenzen, Gruppen und Ressourcen in ServiceNow erstellt?

  Wenn Projektaufgaben verschiedenen Gruppen oder einzelnen Ressourcen mit den erforderlichen Kompetenzen zugewiesen sind, erstellen Sie Anwender und Gruppen, und konfigurieren Sie die Anwendung „Kompetenzmanagement“.

• Rechtfertigt ein vorhandener Incident, Problem oder Change die Erstellung eines Projekts zur Nachverfolgung?

  Von diesen Datensatztypen führt ein Change höchstwahrscheinlich zu Aktivitäten, die als Projekt nachverfolgt werden.

• Möchten Sie Projektkosten nachverfolgen?

  Schätzen Sie die Gruppenressourcenkosten, bevor Sie das Projekt starten. Verfolgen Sie dann die tatsächlichen Kosten jeder Anwenderressource anhand von Zeitkarten. Die ProjektmanagementDie Anwendung kann auch die Kosten betroffener CIs in einem Projekt berechnen. Die ProjektmanagementDas Kostenaufrechnungs-Add-on ist erforderlich, um die Kosten nachzuverfolgen.

• Welche Ziele soll das Projekt erreichen?

  Jedes Projekt hat mindestens ein Ziel. Projektziele werden in der Zieltabelle gespeichert und können mit jeder Aufgabe verknüpft werden. Verknüpfen Sie in einem typischen Szenario ein Ziel mit jedem Projekt, und behalten Sie die bei Status Feld des Ziels auf dem neuesten Stand.

Erstellen Sie das Projekt

Erstellen Sie das Projekt in ProjektmanagementAnwendung nach:

• Auswahl eines Ansatzes
• Sammeln anfänglicher Schätzungen für das geplante Startdatum
• Kosten werden geschätzt
• Formulieren eines gut definierten Business Case

Fügen Sie Projektaufgaben, Abhängigkeiten und Beziehungen hinzu

Erstellen Sie nach dem Erstellen eines Projektdatensatzes Aufgaben.

• Erstellen Sie für die Top-Down-Planung eine Aufgabe, von der Sie bereits wissen, dass sie mehrere untergeordnete Aufgaben enthält. Erstellen Sie dann die untergeordneten Aufgaben, und geben Sie an, dass es sich um untergeordnete Aufgaben der ersten von Ihnen erstellten Aufgabe handelt.
• Erstellen Sie für die Bottom-up-Planung zuerst Aufgaben für die kleinsten Arbeitseinheiten. Dann können Sie übergeordnete intermediäre Aufgaben erstellen, die eine Gruppe zugehöriger untergeordneter Aufgaben abdecken. Wenn beispielsweise fünf sequenzielle Aufgaben vorhanden sind, die eine Phase eines Projekts mit der Bezeichnung „Installationsdatenbank“ umfassen, erstellen Sie zuerst die fünf Aufgaben. Erstellen Sie dann eine weitere Aufgabe namens Datenbankinstallation, und machen Sie sie zur übergeordneten Aufgabe der fünf Aufgaben. Rollup-Berechnungen, z. B. Geplante Dauer , Für die Datenbankinstallationsaufgabe werden automatisch basierend auf den untergeordneten Aufgaben berechnet.

Es ist am einfachsten, Aufgabenbeziehungen und -Abhängigkeiten beim Erstellen von Aufgabensätzen zu erstellen.

• Eine Abhängigkeit bedeutet, dass eine Aufgabe von anderen Aufgaben abhängig ist, die (vollständig oder teilweise) ausgeführt werden müssen, bevor sie ausgeführt werden kann. Informationen zu verschiedenen unterstützten Abhängigkeitstypen finden Sie unter Projektaufgabenbeziehungen und -Abhängigkeiten .
• Eine Beziehung bedeutet eine über-/untergeordnete Beziehung, bei der mehrere Teilaufgaben unter einer übergeordneten Aufgabe oder Phase konfiguriert werden, die Felder wie zusammenfasst Geplante Dauer Und Geschätzte Kosten .

  Verwenden Sie Gantt-Diagramm Mit Aufgabenformularen und zugehörigen Listen zu Erstellen Sie Beziehungen . Fügen Sie Meilensteine basierend auf den schwerwiegenden Ereignissen eines Projekts hinzu, und erstellen Sie bei Bedarf Abhängigkeiten zwischen Meilensteinen und Aufgaben.

  Richten Sie auch Benachrichtigungen ein, um Beauftragte von Projektaufgaben zu warnen, wenn ihre Aufgaben in verschoben werden In Arbeit status. Weitere Informationen zum Erstellen von Aufgaben finden Sie unter Projektaufgaben erstellen.

Weisen Sie den Aufgaben Ressourcen oder Zuweisungsgruppen zu

Anwenderressourcen sind die Personen in einer Organisation, die Projektaufgaben zugewiesen sind. Sie können Ihre Ressourcen mit Ressourcenplänen in der Anwendung „Ressourcenmanagement“ verwalten.

Fügen Sie das Projekt einem Portfolio hinzu

Ein Portfolio ist eine Gruppe zugehöriger Projekte. Wenn das Projekt sich auf andere Projekte bezieht, erstellen Sie ein Portfolio, und fügen Sie das Projekt hinzu. Die ProjektmanagementDie Anwendung bietet eine nützliche Portfolioansicht, mit der Sie einfach Berichte zum Status aller Projekte in einem Portfolio erstellen können. Portfolios enthalten auch Bedarfe.

Verwalten Sie das Projekt

Nachdem die vorherigen Schritte abgeschlossen sind, kann das Projekt gestartet werden. Um das Projekt anhand anfänglicher Schätzungen zu messen, erstellen Sie eine Baseline, die ein Snapshot des gesamten Projekts ist, einschließlich aller geplanten Daten für alle Projektaufgaben und Meilensteine. Der Projektmanager kann ein Projekt über die Projekt-Workbench verwalten.

Starten Sie das Projekt

Starten Sie das Projekt Indem Sie den Projektstatus in ändern In Arbeit . Wenn Sie ändern Status Feld im Projektformular bis In Arbeit , Ändert sich das tatsächliche Startdatum des Projekts in das geplante Startdatum.

Überwachen Sie das Projekt, und passen Sie Dashboards an

Sie können wichtige Projektstatusinformationen aktualisieren, z. B. die Anzahl der zurückgetretenen Meilensteine. Sie können auch Zusammenfassungen für Kosten, Umfang, Projektrisiko usw. anzeigen. Ändern Sie diese Informationen nach Bedarf mit Portfolioansicht Zugehörige Liste im Portfolioformular, und zeigen Sie diese Informationen auf an Projektübersicht Homepage. Verwenden Sie außerdem die mit der Anwendung installierten Projektberichte, z. B. Aktive Projekte Oder Projekte (nach Priorität) , Um wichtige Projektinformationen anzuzeigen.

Wenn das Projekt läuft, greifen Sie weiterhin auf Projektdatensätze zu, und bearbeiten Sie mehrere Elemente, einschließlich Kosten, Priorität, Zeitplan und geplanten Werten, die keine Rollups sind. Bewahren Sie detaillierte Projektdatensätze für Risiken und Probleme auf, und verweisen Sie auf sie, nachdem ein Projekt abgeschlossen ist. Erstellen Sie unterwegs auch Baselines, um einfach zu sehen, ob Projektphasen oder -Aufgaben beim Erstellen der Baseline verrutschen.

Schließen Sie das Projekt

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, ändern Sie seinen Status in Abgeschlossen Im Projektformular. Wenn sich ein Projekt in befindet Status „Geschlossen“ , ProjektmanagementDie Anwendung berechnet ist-Werte wie Tatsächliche Dauer .

Aktivitäten nach dem Projekt umfassen die Analyse von Projekt-Baselines und ist-Werten und die Generierung eines endgültigen Projekt-Dashboards. Sie können Brechen Sie die zukünftigen Ressourcenpläne ab Und Schließen Sie die zugeteilten Ressourcenpläne ab Für das geschlossene Projekt.

Wenn das Projekt erfolgreich war und als Vorlage für zukünftige Projekte verwendet werden kann, erstellen Sie eine Kopie davon. Wenn das Projekt aus einem Change-, Incident- oder Problemdatensatz erstellt wurde, müssen in ServiceNow mehrere andere Aktivitäten ausgeführt werden.