Erstellt eine Archivierungsregel

Freigeben Version: Yokohama

Aktualisiert 30. Januar 2025

5 Minuten Lesedauer

Definieren Sie die Kriterien für die Archivierung von Datensätzen, indem Sie eine Archivierungsregel erstellen.

Vorbereitungen

Da Sie mehrere Archivierungsregeln für eine Tabelle definieren können, überprüfen Sie alle vorhandenen Archivierungsregeln, um potenzielle Konflikte zu vermeiden. Wenn beispielsweise eine Regel für die Archivierung von Datensätzen vorhanden ist, die älter als sechs Monate ist, kann das Erstellen einer anderen Regel zur Archivierung von Datensätzen, die älter als drei Monate sind, zu einem Konflikt führen. In solchen Fällen kann eine der beiden Regeln ausgeführt werden, wobei jeweils Datensätze unter unterschiedlichen Bedingungen archiviert werden.

Erforderliche Rolle: Administrator

Prozedur

Greifen Sie auf eine der folgenden Arten auf das Archivregelformular zu.

Option	Schritte
Mithilfe einer Datenverwaltungsrichtlinie	Navigieren zu Alle > Systemdatenverwaltung > Datenverwaltungsrichtlinien. Wählen Sie die Datenverwaltungsrichtlinie für die Tabelle mit Datensätzen aus, die Sie archivieren möchten. Wählen Sie in der zugehörigen Liste „Archivregeln“ Neuaus.
Mit dem Modul Archivregeln	Navigieren zu Alle > Systemarchivierung > Archivregeln. Wählen Sie Neu.

Füllen Sie die Felder des Formulars aus.

Tabelle : 1. Formular „Archivregel“.
Feld	Beschreibung
Name	Name, der die Regel identifiziert. Verwendet als Anzeigewert für Verweise auf diese Archivregel.
Tabelle	Die Tabelle mit den Datensätzen, die Sie archivieren möchten. Sie können die Tabelle in einer vorhandenen Archivierungsregel nicht ändern. Um Datensätze in einer anderen Tabelle zu archivieren, erstellen Sie eine neue Archivierungsregel. Sie können keine Tabelle in einem anderen Anwendungsbereich auswählen. Sie können keine Archivierungsregel für eine Tabelle erstellen, bei der update_synch im Wörterbucheintrag für die Tabelle auf „true“ festgelegt ist. Für einige interne Systemtabellen oder Peripherietabellen können Sie keine Archivierungsregeln erstellen. Zum Beispiel: Sys-Audit [sys_audit] Audit-Datensatz gelöscht [sys_audit_delete] Audit-Beziehungsänderung [sys_audit_relation] Anlage [sys_attachment] Journaleintrag [sys_journal_field]
Referenzen beibehalten	Option, die sys_id für ein Referenzfeld beizubehalten, anstatt den Anzeigenamen als Zeichenfolge in der Archivtabelle zu speichern. Wichtig: Das Kontrollkästchen Referenzen beibehalten wird schreibgeschützt, nachdem Sie es ausgewählt und die Archivierungsregel gespeichert haben. Wenn Sie diese Option für eine Tabelle mit archivierten Datensätzen aktivieren, verarbeitet das System automatisch alle vorhandenen Archivdatensätze erneut und aktiviert Referenzen. Dieser Vorgang kann bei größeren Archivtabellen einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie können den Status verfolgen, indem Sie sich die Tabelle „Archivregel-Referenzmigrationen“ [sys_archive_ref_migration] ansehen. Einzelheiten zum manuellen Beibehalten von Referenzen finden Sie unter Nicht-Referenzfelder werden zu Referenzfeldern migriert.
Beschreibung	Beschreibung der Archivierungsregel.
Bedingungen	Bedingungsgenerator zum Angeben von Filterbedingungen, die die zu archivierenden Datensätze definieren. Sie können beispielsweise inaktive Datensätze archivieren, die älter als ein bestimmtes Datum sind. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Datensätze ausgewählt sind, indem Sie die Bedingungen in einer Listenansicht testen, bevor Sie die Archivierungsregel aktivieren. Beispiel: Um Datensätze zu archivieren, die ab heute vor mehr als zwei Jahren geschlossen wurden, verwenden Sie den relativen Operator in einer Bedingung wie [Geschlossen] [relative] [before] [2] [Years] [ago]. Um Datensätze für das aktuelle Jahr und das vorherige Jahr und nicht vor zwei Jahren ab dem heutigen Datum zu archivieren, verwenden Sie eine Bedingung wie [Geschlossen] [vor] [Letzte 2 Jahre].
Automatisch erneut archivieren	Option, mit der ein wiederhergestellter Datensatz nach einem festgelegten Zeitraum automatisch erneut archiviert werden kann.
Dauer der automatischen Archivierung	Das Zeitintervall, bevor der wiederhergestellte Datensatz automatisch archiviert wird.

Wahlweise: Schätzen Sie die Anzahl der zu archivierenden Datensätze, indem Sie den zugehörigen Link Archivschätzung neu berechnen auswählen.
Die Schätzung umfasst nur primäre Datensätze und schließt alle zugehörigen Datensätze aus, die der Archivregel hinzugefügt wurden. Anhand der Schätzung können Sie feststellen, ob sich die Archivierungsregel auf die erwartete Anzahl von Datensätzen auswirkt. Wenn die Schätzung zu hoch oder zu niedrig ist, ändern Sie die Archivregelbedingungen entsprechend.

Die aktualisierte Anzahl wird im Feld Datensatzschätzung angezeigt.
Wählen Sie Absenden.

Aktivieren Sie eine Archivierungsregel

Zeigen Sie eine Vorschau der Datensätze an, die Sie archivieren möchten, und aktivieren Sie dann eine Archivierungsregel.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie müssen die Archivierungsregel und die entsprechende Datenverwaltungsrichtlinie aktivieren, damit die Archivierungsregel ausgeführt werden kann.

Standardmäßig sind die Beispielarchivierungsregeln deaktiviert.

Prozedur

Greifen Sie auf eine der folgenden Arten auf die Archivregel zu, die Sie aktivieren möchten.

Option	Schritte
Mithilfe einer Datenverwaltungsrichtlinie	Navigieren zu Alle > Systemdatenverwaltung > Datenverwaltungsrichtlinien. Wählen Sie die Datenverwaltungsrichtlinie für die Tabelle mit Datensätzen aus, die Sie archivieren möchten. Wählen Sie in der zugehörigen Liste „Archivregeln“ die Archivierungsregel aus, die Sie aktivieren möchten.
Mit dem Modul Archivregeln	Navigieren zu Alle > Systemarchivierung > Archivregeln. Wählen Sie die Archivierungsregel aus, die Sie aktivieren möchten.

Wahlweise: Schätzen Sie die Anzahl der Archivdatensätze, indem Sie den zugehörigen Link Archivschätzung neu berechnen wählen.
Die Schätzung umfasst nur primäre Datensätze und schließt alle zugehörigen Datensätze aus, die der Archivregel hinzugefügt wurden. Anhand der Schätzung können Sie feststellen, ob sich die Archivierungsregel auf die erwartete Anzahl von Datensätzen auswirkt. Wenn die Schätzung zu hoch oder zu niedrig ist, ändern Sie die Archivregelbedingungen entsprechend.

Die aktualisierte Anzahl wird im Feld Datensatzschätzung angezeigt.
Aktivieren Sie die Archivierungsregel, indem Sie das Kontrollkästchen Aktiv aktivieren.
Wahlweise: Archivieren Sie Datensätze sofort, indem Sie den zugehörigen Link Jetzt archivieren auswählen auswählen.
Der zugehörige Link Jetzt archivieren ausführen ist nur verfügbar, wenn die entsprechende Datenverwaltungsrichtlinie aktiviert ist.

Ergebnisse

Datensätze, die die Archivregelkriterien erfüllen, werden beim nächsten Archivierungslauf archiviert.

Nächste Maßnahme

Zeigen Sie die archivierten Datensätze an, indem Sie zu navigieren Alle > Systemarchivierung > Tabellen archivieren und Auswahl des Moduls für die archivierte Tabelle, z. B. Incidents archivieren.

Erstellen Sie eine Vernichtungsregel

Löschen Sie archivierte Datensätze und zugehörige Datensätze nach einer angegebenen Zeit.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können eine Vernichtungsregel einer beliebigen Archivierungsregel in einer Datenverwaltungsrichtlinie zuordnen.

Wenn Sie die Eigenschaften der Vernichtungsregel ändern müssen, die für Ihre archivierten Daten ausgeführt werden, lesen Sie Archivregel- und Vernichtungsregeleigenschaften.

Prozedur

Wählen Sie im Archivregelformular Zerstörregel erstellen aus.

Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Zerstörregel aus.


Feld	Beschreibung
Aktiv	Option zum Aktivieren der Vernichtungsregel.
Zugehörige Datensätze zerstören	Option zum automatischen Löschen von zugehörigen Datensätzen, die den archivierten Datensätzen zugeordnet sind. Hinweis: Peripheriedatensätze, zu denen Datensätze in den Tabellen „Journaleintrag“ [sys_journal_field], „Anhang“ [sys_attachment] und „Sys Audit“ [sys_audit] gehören, werden automatisch gelöscht, auch wenn Sie zugehörige Datensätze beibehalten möchten.
Archivierungsdauer	Geben Sie an, wie lange Datensätze in der Archivtabelle verbleiben, bevor sie vom System gelöscht werden.

Wahlweise: Schätzen Sie die Anzahl der archivierten Datensätze, die zum Löschen markiert sind, indem Sie den zugehörigen Link Vernichtungsschätzung neu berechnen auswählen.
Wählen Sie Absenden.

Ergebnisse

Datensätze, die länger als der Wert für die Archivierungsdauer archiviert wurden, werden gelöscht, wenn die geplante Aufgabe ausgeführt wird. Sie können den Fortschritt überprüfen, indem Sie sich das Archivlöschprotokoll ansehen.