Dokumentgenehmigungs- und Veröffentlichungsprozess

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Ein Überprüfer genehmigt oder lehnt das Dokument ab. Ein Dokument kann mehrere Prüfer haben. Während des Genehmigungsprozesses genehmigt oder lehnt der Genehmiger das Dokument ab. Ein Dokument durchläuft den Genehmigungsprozess nach dem Überprüfungsprozess. Ein Dokument wird nach dem Überprüfungs- und Genehmigungsprozess veröffentlicht.

    Ein Dokument kann einen Überprüfer oder mehrere Überprüfer und keine Genehmiger haben und umgekehrt. Sie müssen über die platform_document_management_admin- oder Administratorrolle verfügen, um Genehmigungs- und Überprüfungsregeln zu erstellen.

    Anwender, die Dokumente erstellen können, haben die Möglichkeit, Folgendes zu tun:
    • Fügen Sie einem Dokument Genehmiger und Überprüfer hinzu​.
    • Initiieren Sie die Genehmigung und den Überprüfungs-Workflow​für eine Dokumentversion.
    • Veröffentlichen Sie die genehmigte Version.
    • Sehen Sie sich den Aktivitätenstrom des Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflows an.

    Alle Genehmiger und Überprüfer haben Lesezugriff auf die Dokumente, die sie genehmigen.

    Überarbeitungsregel für Dokumentgenehmigung

    Die Dokumentgenehmigungs- und Überarbeitungsregel wird basierend auf den im Bedingungsgenerator definierten Bedingungen erstellt, um zu bestimmen, welche Dokumente die Genehmigungsregel verwenden. Nachdem die Genehmigungsregel gespeichert wurde, werden Prüfer und Genehmiger hinzugefügt, wenn die Bedingungen im Bedingungsfeld erfüllt sind.
    Hinweis:
    Dokumentüberprüfer und Genehmiger, die direkt aus dem Dokumentdatensatz hinzugefügt werden, werden der Regel für Dokumentgenehmigung und -Überarbeitung nicht hinzugefügt.

    Dokumentüberprüfung

    Wenn der Überprüfer das Dokument ablehnt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, und die Überprüfung wird abgebrochen. Autor, Besitzer und Überprüfer sollten besprechen, welche Änderungen am Dokument vorgenommen werden müssen. Wenn der Überprüfer das Dokument genehmigt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, dass die Überprüfung erfolgreich war, und das Dokument kann in die Genehmigungsphase wechseln. Wenn einem Dokument mehrere Prüfer zugewiesen sind, bestimmt der erste Prüfer, der handelt, was mit dem Dokument passiert. Beispielsweise gibt es zwei Überprüfer, A und B.

    Wenn der Prüfer A zuerst handelt und das Dokument ablehnt, wird der Überprüfungsprozess beendet, und der Überarbeitungsstatus wird auf „Abgebrochen“ festgelegt. Prüfer B erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail, in der angegeben wird, dass die Überprüfung abgelehnt wurde und der Status in „nicht mehr erforderlich“ geändert wurde. Wenn der Prüfer zuerst handelt und das Dokument genehmigt, wird der Überprüfungsprozess gestoppt, und das Dokument kann in die Genehmigungsphase übergehen. Der Status des Überprüfers B wird in „nicht mehr erforderlich“ geändert.

    Dokumentgenehmigung

    Nachdem das Dokument überprüft wurde, übermitteln Sie das Dokument zur Genehmigung. Wenn das Dokument keinen Genehmiger hat, wird der Genehmigungsprozess ausgelassen.

    Wenn der endgültige Genehmiger das Dokument genehmigt, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt. Nachdem die endgültige Genehmigung erfolgreich war, ändert sich die Dokumentphase in der Liste „Dokumentversionen“ in „bereit zur Veröffentlichung“.

    Wenn mehrere Genehmiger vorhanden sind, funktioniert der Genehmigungsprozess sequenziell, und mehrere Genehmiger können einer einzelnen Sequenz zugewiesen werden. Zum Beispiel:
    • Sequenz 1: Genehmiger A und B
    • Sequenz 2: Genehmiger C und D
    • Sequenz 3: Genehmiger E

    Die Sequenzen finden in aufsteigender chronologischer Reihenfolge statt, Genehmiger A und B erhalten zuerst die Genehmigungsanforderung (Genehmiger C, D und E sind noch nicht Teil des Prozesses). Ähnlich wie beim Überprüfungsprozess bestimmt der erste Genehmiger, der innerhalb einer Sequenz handelt, was mit dem Dokument geschieht. Wenn Genehmiger A zuerst handelt und das Dokument ablehnt, wird der Genehmigungsprozess gestoppt, und der Status wird auf „Abgebrochen“ festgelegt. Der Status von Genehmiger B wird in „nicht mehr erforderlich“ geändert. Wenn Genehmiger A zuerst handelt und das Dokument genehmigt, wird der Prozess gestoppt, und der Status von Genehmiger B wird in „nicht mehr erforderlich“ geändert. Das Dokument wechselt dann zur Genehmigungssequenz 2. Nachdem mindestens ein Genehmiger in jeder Sequenz das Dokument genehmigt hat, werden der Autor und der Besitzer benachrichtigt, dass das Dokument genehmigt wurde.

    Veröffentlichen Sie ein Dokument

    Nachdem ein Dokument erstellt und bearbeitet wurde, kann die Überarbeitung zur Entwurfsüberprüfung und endgültigen Genehmigung übermittelt werden. Nach der endgültigen Genehmigung kann das Dokument veröffentlicht werden.

    Wenn der Genehmigungs- und Veröffentlichungsprozess wiederholt wird, wird die veröffentlichte Überarbeitung deaktiviert, wenn die neue Überarbeitung veröffentlicht wird. Alle Workflows, die für vorherige Überarbeitungen ausgeführt werden, werden abgebrochen, wenn das Dokument veröffentlicht wird.