Verwaltete Dokumentkonzepte

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
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    • Die folgenden Konzepte erläutern verwaltete Dokumente: Verwaltetes Dokument, Dokumentsammlung, Dokumentüberarbeitungen und Dokumentparameter.

    Tabelle : 1. Konzepte
    Konzept Beschreibung
    Verwaltetes Dokument Die Dokument [dms_document] Tabelle enthält die Dokumente, die durch den Prozess für verwaltete Dokumente gesteuert werden.
    Dokumentsammlung Die Dokumentsammlung [dms_Collection] In der Tabelle können zugehörige Dokumente gruppiert werden.
    Dokumentüberarbeitungen Da verwaltete Dokumente klare Datensätze einzelner Versionen eines Dokuments enthalten müssen, werden Überarbeitungen (einschließlich der Datei) über eine zugehörige Liste an den primären Dokumentdatensatz angehängt. Dokumentüberarbeitungen werden gesteuert, um ein Standardbenennungsschema und konsistente Versionsnummern beizubehalten. Sobald eine Dokumentüberarbeitung bereit ist, kann sie zur Überprüfung übermittelt werden.
    Dokumentparameter
    Wichtig:
    Parameter steuern die Anwendungs- oder Dokumentsicherheit nicht. Parameter organisieren nur Dokumente. Sie haben keinen Einfluss darauf, wer auf Dokumente zugreifen kann. Um Zugriff auf die Anwendung „verwaltete Dokumente“ zu gewähren, können Sie eine Rolle zuweisen. Um Zugriff auf ein bestimmtes Dokument zu gewähren, legen Sie Anwender- und Gruppenberechtigungen fest.
    Jedes Dokument kann vordefinierten Parametern zugeordnet werden. Die Parameter können beim Gruppieren von Dokumenten helfen.
    • Typ: Definiert den Typ des zu steuernden Dokuments. Dokumente desselben Typs verwenden dieselben Steuerungen.
    • Klassifizierung: Definiert die Dokumenteinschränkungsebene, z. B. öffentlich, eingeschränkt oder vertraulich.
    • Zielgruppe: Definiert die Gruppen mit Zugriff auf das Dokument, z. B. intern oder extern.
    • Namensformate: Definiert das Format von Dokumentnamen, um sicherzustellen, dass Dokumente desselben Typs dasselbe Namensschema aus Namenskomponenten haben.
    • Namenskomponenten: Definiert die Dokumentwerte, die in den Namensformaten verwendet werden.
    • Genehmigungsregeln: Definiert die Genehmigungen, die das Dokument haben muss, bevor es veröffentlicht werden kann.