Verwaltete Dokumentfunktionen

Verwaltete Dokumente ist eine schlanke, ITIL-basierte Lösung zum Erstellen und Verwalten elektronischer Dokumente in Ihrer Instanz.

Diese Anwendung fügt eine Ebene der Kontrolle um jedes Dokument hinzu, indem sie Workflow-, Speicher-, Sicherheits- und Kategorisierungsoptionen bereitstellt. Es kann für eine Vielzahl interner Dokumente verwendet werden, z. B. Richtlinien und Verfahren, Compliance-Dokumentation und Wissensartikel. Da es in die Instanz integriert ist, bieten verwaltete Dokumente eine nahtlose Alternative zu Systemen von Drittanbietern.

Tabelle : 1. Funktionen

Funktion	Beschreibung
Check-in/Check-out	Verfolgen Sie Überarbeitungen, Genehmigungsverlauf und automatisierte Benachrichtigungen für Genehmiger und Prüfer. Nützlich für Compliance- und Risikoautoren, Richtlinien- und Verfahrensverfasser und Vertragsadministratoren.
Kategorisierung	Klassifizieren Sie Dokumente für Organisation und Suche.
Zugriffssteuerung	Dokumente für ausgewählte Anwender freigeben.
Überarbeitungssteuerung	Verfolgen Sie Änderungen an Dokumenten nach.
Digitale Signatur zur Genehmigung	Integration mit dem Plugin „Genehmigung mit E-Signatur“.
Workflow	Unterstützen Sie eine konsistente Überprüfung und Genehmigung von Inhalten.
Sicherheit	Hohe Sicherheitseinstellung verwenden.

• Verwaltete Dokumentkonzepte
  Die folgenden Konzepte erläutern verwaltete Dokumente: Verwaltetes Dokument, Dokumentsammlung, Dokumentüberarbeitungen und Dokumentparameter.
• Dokumentworkflow Wird Definiert
  Im Basissystem verwenden alle verwalteten Dokumente Verwaltete Dokumente Workflow nach Aktiv Kontrollkästchen ist aktiviert.
• Dokumentparameter Werden Definiert
  Vor der Verwendung der Anwendung „verwaltete Dokumente“ muss der Anwender mit verwendet werden Document_Management_admin Die Rolle muss die Parameter festlegen, die die Arten von Dokumenten definieren, die über die Anwendung verwaltet werden sollen. Verwaltete Dokumente bieten sowohl Basis- als auch anwenderdefinierte Parameteroptionen.
• Domänentrennung und verwaltete Dokumente
  Domänentrennung wird in verwalteten Dokumenten nicht unterstützt. Mit der Domain Separation können Sie Daten, Prozesse und Verwaltungsaufgaben in logische Gruppierungen, sogenannte Domänen, aufteilen. Sie können verschiedene Aspekte dieser Trennung steuern, einschließlich der Benutzer, die Daten sehen und darauf zugreifen können.