Aufgaben-Kommunikationsmanagement Prozess

Aufgaben-Kommunikationsmanagement Hilft Ihnen, den Prozess zu optimieren, indem Sie festgelegte Kommunikationspläne für eine effektive Kommunikation während eines Ereignisses erstellen. Der Kommunikationsplan mit seinen definierten Aufgaben hilft Ihnen, sich auf die Lösung des aktuellen Problems zu konzentrieren, anstatt zu entscheiden, wann eine Mitteilung gesendet werden soll, welche Informationen weitergegeben werden sollen und wen Sie informieren möchten.

Abbildung : 1. Aufgaben-Kommunikationsmanagement Basiskomponenten

Funktionsweise von Aufgaben-Kommunikationsmanagement

Mit Aufgaben-Kommunikationsmanagement, Sie können einen Kommunikationsplan für ein Ereignis wie schwerwiegenden Incident, geplante Wartung und Release vordefinieren. Jeder Plan umfasst im Allgemeinen eine Reihe von Aufgaben, die verschiedene Kommunikations- und Zusammenarbeitsaktivitäten sowie Häufigkeit und Methode der Kommunikation definieren. Für jede Aufgabe müssen Sie den Kommunikationskanal für die Kontaktaufnahme mit den Stakeholdern angeben. Sie können auch Vorlagen für E-Mail- und SMS-Nachrichten definieren.

Nachdem Sie die Aufgabe und den Kanal für die Kommunikation definiert haben, können Sie die Kontakte oder Zielgruppen definieren, die für jede Aufgabe kontaktiert werden sollen.

Nachdem ein Kommunikationsplan definiert wurde, wird der Plan basierend auf den definierten Bedingungen der entsprechenden Aufgabentabelle zugeordnet. Danach werden die im Plan definierten Aufgaben sequenziell ausgeführt, und Stakeholder werden wie im Plan definiert kontaktiert. Der Kommunikationsplan erleichtert den Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozess und ermöglicht eine schnellere Lösung des Problems.

Flow für Aufgabenkommunikationsmanagement im Management schwerwiegender Incidents

Nehmen Sie an, dass ein Kommunikationsplan für Incidents für einen schwerwiegenden Incident mit hoher Priorität generiert werden soll.

• Als Manager für schwerwiegende Incidents können Sie einen Kommunikationsplan und die Bedingungen vordefinieren, die den Anhang steuern. In diesem Fall lauten die Bedingungen: Priorität = hoch und Status schwerwiegender Incidents = akzeptiert. Beachten Sie, dass die Zielgruppe die technischen Stakeholder des Incidents sind und die Kommunikationsplandefinition den Namen „Technische Kommunikation“ trägt.
• Die Plandefinition kann mehrere Kommunikationsaufgabendefinitionen haben, z. B.:
  • Initiieren Sie Technische Kommunikation
  • Technische Statusaktualisierung
• Jede Kommunikationsaufgabendefinition gibt auch den Kommunikationskanal und die Kommunikationshäufigkeit an (einmalig oder wiederkehrend).
  • „Technische Kommunikation initiieren“ verwendet E-Mail als Kommunikationskanal, und die Kommunikationshäufigkeit ist einmalig.
  • Technische Statusaktualisierung verwendet E-Mail und SMS als Kommunikationskanal, und die Kommunikationshäufigkeit ist wiederkehrend.
• Die Zielgruppe für in der Kommunikation ist in der Plandefinition als Kommunikationskontaktdefinitionen definiert. Betrachten Sie in diesem Fall Serviceverantwortliche der betroffenen Konfigurationselemente (CIs) im Zusammenhang mit dem Incident als technische Stakeholder.
• Wenn ein Incident diese Bedingungen erfüllt, wird ein Incident-Kommunikationsplan zusammen mit seinen Aufgaben an den Incident-Datensatz angehängt.
• Als Manager für schwerwiegende Incidents können Sie die Kommunikation effektiv und ohne Verzögerung bei der Lösung des schwerwiegenden Incidents durchführen.

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