Fordern Sie Nachweise während Audits mit an Compliance-Arbeitsbereich

Fordern Sie einen Nachweis in jeder Phase während eines Audits mit an Compliance-Arbeitsbereich. Die Details zu den Elementen, für die Nachweise angefordert werden, werden auch der Person mitgeteilt, die für die Bereitstellung der Nachweise verantwortlich ist.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_audit.user

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Nachweise können auf folgende drei Arten angefordert werden:

Mein Nachweis

Durch Erstellen eines Nachweisdatensatzes aus Mein Nachweis Modul.

Beweise anfordern

Aus den zugehörigen Listen Entität, Steuerung, Audit-Aufgabe, Kontrolltestproblem und andere Probleme in einem Interaktionsdatensatz. Um Nachweise aus diesen Quellen anzufordern, navigieren Sie zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereichan. Wählen Sie in der Listenansicht des Arbeitsbereichs aus Interaktionen In der Kontrolltestliste. Öffnen Sie den Interaktionsdatensatz, und wählen Sie die zugehörige Liste aus, aus der Sie Nachweise anfordern möchten. Wählen Sie aus Fordern Sie Einen Nachweis An Schaltfläche. Hier können Sie entweder eine Nachweisanforderung erstellen oder einer vorhandenen Nachweisanforderung weitere Anforderungen hinzufügen. Die Nachweisanforderung wird erstellt, aber nicht die Nachweisanforderungsaufgaben.

Sie können den Anwender über die Nachweisdatensätze informieren, die bereits für eine der zugehörigen Elementtabellen der Interaktion vorhanden sind und die er wiederverwenden kann.

1. Um eine neue Nachweisanforderung zu erstellen, wählen Sie aus Erstellen Sie eine neue Nachweisanforderung In Wählen Sie die Methode aus Liste des Popups „Nachweis anfordern“. Geben Sie die Details ein, und wählen Sie aus Anforderung Schaltfläche.
2. Um Informationen zu vorhandenen zugehörigen Nachweisen anzuzeigen, wählen Sie aus Anzeigen Link im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“.
   Hinweis:

   Wenn kein Nachweis vorhanden ist, wird die Meldung nicht im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“ angezeigt.

   Abbildung : 1. Link im Popup-Fenster „Nachweis anfordern“ anzeigen

   

3. Um alle vorhandenen Nachweise anzuzeigen, die für die zugehörigen Elemente erstellt wurden, wählen Sie die zugehörige Liste Nachweis aus.

   Wenn sich der Nachweis in befindet Abgeschlossen status, die UI-Aktionsschaltflächen wie Neu , Fügen Sie einen vorhandenen Nachweis hinzu , Entfernen , Und Löschen Sind deaktiviert. Sie können diese UI-Aktionen nur ausführen, wenn sich die Interaktion oder ein anderes Audit- und Compliance-Objekt in einem aktiven Status befindet.

4. Um vorhandene Nachweise hinzuzufügen, wählen Sie aus Fügen Sie Einen Vorhandenen Nachweis Hinzu Schaltfläche und wählen Sie den Nachweis aus.
   Hinweis:

   Die Fügen Sie Einen Vorhandenen Nachweis Hinzu Die Schaltfläche ist im nachweisbezogenen Element aller Compliance- und Audit-Objekte in verfügbar Compliance-Arbeitsbereich Z. B. Interaktion, Audit-Aufgabe, Problem, Richtlinie, Entität, Kontrolle, Kontrollziel, regulatorisches Dokument, Zitate und Nachweisanforderung.
5. Um die Zuordnung der mit der Interaktion verknüpften Nachweise zu entfernen, wählen Sie die Nachweise in der zugehörigen Liste „Nachweise“ aus, und wählen Sie aus Entfernen Schaltfläche.
   Hinweis:

   Die Aktion entfernt nur die Zuordnung der vorhandenen Nachweisdatensätze aus der Interaktion und entfernt den Nachweisdatensatz nicht aus der Datenbank.

Hinweis:

Der angemeldete Anwender muss auch Zugriff auf die Interaktion haben, für die Nachweisdatensätze vorhanden sind, oder er muss der Anwender sein, der Zugriff auf den Datensatz hat, um sie anzuzeigen und hinzuzufügen. Wenn der angemeldete Anwender keinen Zugriff auf diese Datensätze hat, obwohl nachweislich für diese zugehörigen Elemente vorhanden sind, werden sie nicht angezeigt, damit der Anwender hinzufügen kann.

Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problemtabellen

Aus Tabellen wie Entität, Steuerung, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problem. Wenn die Anwender jedoch Nachweise aus diesen Tabellen anfordern, wird die Nachweisanforderung erstellt, nicht die eigentliche Nachweisanforderungsaufgabe. Die Anwender müssen zum generierten Nachweisanforderungsdatensatz navigieren und dann Nachweisanforderungsaufgaben hinzufügen.

In diesem Verfahren die Methode zum anfordern von Nachweisen von Mein Nachweis Modul wird beschrieben.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereichan.
2. In Compliance-Arbeitsbereich, Wählen Sie das Listensymbol ( ).
3. Navigieren zu Nachweisanforderungen > Meine Anforderungan.
4. Wählen Sie Neu.
5. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 1. Formular „Nachweisanforderung“

   Feld	Beschreibung
   Anzahl	Eindeutige Nummer der Nachweisanforderung.
   Name	Ein Name für diese Anforderung.
   Anfordernde Person	Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieses Feld wird automatisch gefüllt.
   Angefordert im Namen von	Anwender, für den der Nachweis angefordert wird.
   Typ	Typ des erstellten Nachweises. Kann entweder Audit oder Compliance sein.
   Anforderungsgrund	Grund für die Anforderung von Nachweisen.
   Status	Status der Anforderung. Der Standardstatus ist Entwurf.
   Substatus	Ein zusätzlicher Status für die Anforderung.
   Beschreibung	Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung.
   Zuweisung
   Zuweisungsgruppe	Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist.
   Zugewiesen an	Anwender, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist.
   Beobachtungsliste	Anwender, die an der Anzeige der gesammelten Nachweise interessiert sind. Wenn eine Person der Beobachtungsliste hinzugefügt wird, kann sie zu navigieren Audit > Nachweisanforderung > Überwachte Nachweisanforderungen Zum Anzeigen der Anforderungen.
   Zeitplan
   Fälligkeitsdatum	Erwartetes Datum der Nachweisübermittlung.
   Geöffnet	Datum, an dem die Anforderung geöffnet wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
   Geschlossen	Datum, an dem die Anforderung geschlossen wurde. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
   Aktivität
   Arbeitsnotizen	Geben Sie alle erforderlichen Notizen ein.
   Aktivitäten	Aktivitätsprotokoll für die Anforderung.
   Vertraulichkeit
   Vertraulich	Option zum Aktivieren der Vertraulichkeit des Datensatzes. Nur die zugewiesenen vertraulichen Anwender oder vertraulichen Anwendergruppen können auf den Datensatz zugreifen. Weitere Informationen zur Option „vertraulich“ finden Sie unter Vertraulichkeitskennzeichnung für Audit- und Compliance-Datensätze .

6. Speichern Sie das Formular.

   Die zugehörige Liste „Details zur Nachweissammlung“ wird angezeigt. Diese zugehörige Liste wird verwendet, um die Elemente aufzulisten, für die Nachweise angefordert werden.

7. Wählen Sie Neu.
8. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 2. Formular „Details zur Nachweissammlung“

   Feld	Beschreibung
   Anzahl	Eindeutige Nummer für das Nachweissammlungsdetail.
   Name	Ein Name für diese Anforderung.
   Nachweissammlungstyp	Datensatz, für den ein Nachweis angefordert wird. Wenn die Anforderung von einem Anwender mit der Compliance-Anwenderrolle eingegeben wurde, stehen folgende Optionen zur Verfügung: Regulatorisches Dokument Bezugsvermerk Kontrolle Kontrollziel Kontrolltest Entität Problem Richtlinie Wenn die Anforderung von einem Anwender mit der Audit-Anwenderrolle eingegeben wurde, stehen folgende Optionen zur Verfügung: Audit-Aufgabe Kontrolle Kontrollziel Kontrolltest Interaktion Entität Probleme
   Beweis für	Listet alle Tabellen auf, auf die der Nachweis angewendet wird.
   Nachweisanforderung	Eindeutige Nummer der Nachweisanforderungsaufgabe.
   Zuweisung
   Zuweisungsgruppe	Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Anwender dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.Business_user verfügen.
   Zugewiesen an	Anwender, der für die Bereitstellung von Nachweisen verantwortlich ist.
   Anweisungen
   Anweisungen zur Nachweissammlung	Anweisungen für die Bereitstellung von Nachweisen. Beispiel: Liste der Begleitdokumente, Dateien usw.

9. Wählen Sie Speichern.
10. Wählen Sie Aus Fordern Sie Einen Nachweis An .
    Wenn sich eine Nachweisanforderung bereits im Status „in Bearbeitung“ befindet und ein neues Nachweissammlungsdetail hinzugefügt wird, wird die Nachweisanforderungsaufgabe sofort an den Beauftragten gesendet.
    Die zugehörige Liste „Nachweis“ wird mit der Liste der Nachweise angezeigt, und die Person, der die Anforderung zugewiesen ist, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, um den angeforderten Nachweis bereitzustellen. Außerdem ändert sich der Status der Anforderung in In Arbeit .