Projektmanagement – Grundlagen

Bottom-up-Tasking

Bottom-up-Tasking (taktisch) bedeutet, dass Sie zunächst kleine, individuelle Arbeitseinheiten planen, die erforderlich sind, und dann ein Projekt erstellen, das größere Phasen umfasst. Verwenden Sie diesen Ansatz, wenn Sie wissen, welche einzelnen Aufgaben erfüllt werden müssen, und Sie hinsichtlich der Gesamtdauer des Projekts und der geschätzten Kosten flexibler sind. Verwenden Sie diesen Ansatz, um zu ermitteln, wie viel ein Projekt kostet und wie lange es dauert, wenn Sie jede Aufgabe einbeziehen. Das Projektmanagement unterstützt taktische Aufgaben, indem Rollup-Berechnungen für mehrere Projektfelder verwendet werden, z. B. die Projektdauer, sodass das Projekt an die darin enthaltenen Aufgaben angepasst wird. Das ist der empfohlene Ansatz für die Anwendung Projektmanagement.

Top-down-Tasking

Top-down-Tasking (strategisch) bedeutet, dass Sie zuerst allgemeine Aufgaben planen und dann die Arbeit in kleinere Einheiten aufteilen. Verwenden Sie diesen Ansatz, wenn Sie ein Projekt mit festen oder unflexiblen Zeit- und Budgetbeschränkungen und gut definierten Phasen erstellen möchten. Richten Sie gut definierte Meilensteine und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ein, die Sie von Anfang an berücksichtigen. Fügen Sie dem Projekt nach und nach kleinere Aufgaben hinzu. Durch diesen Ansatz wird das Einschließen aller möglichen Aufgaben in Projekten vermieden und die Flexibilität in Bezug auf die enthaltenen Aufgaben aufrecht erhalten.

Hinweis:

Auch mit dieser Methode werden in Projektmanagement verschiedene Werte zusammengefasst, z. B. die Aufgabendauer. Wenn eine Aufgabe erstellt wird, deren Dauer länger als die Dauer des Projekts ist, wird sie auf die gesamte Dauer ausgedehnt, was dem Zweck dieses Ansatzes entgegenläuft. Werte werden nicht von übergeordneten Aufgaben nach unten weitergegeben und es gibt auch keine Einschränkungen beim Erstellen von untergeordneten Aufgaben, die länger als die angegebene Dauer der übergeordneten Aufgabe sind.

Beziehungen und Abhängigkeiten von Projekten

Mit der Anwendung Projektmanagement können Sie Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehungen zwischen Aufgaben und Abhängigkeiten erstellen, z. B. Ende-bis-Start und Ende-bis-Ende. Aufgabenabhängigkeiten werden erstellt, um zu verhindern, dass eine Aufgabe basierend auf ihrer Beziehung zu den vorherigen und nachfolgenden Aufgaben gestartet oder beendet wird.

Tabelle : 1. Beziehungen und Abhängigkeiten von Projekten
Konzept	Beschreibung
Ende-bis-Start-Abhängigkeit	Eine Abhängigkeit, die angibt, dass eine Aufgabe erst gestartet werden darf, nachdem die vorherige Aufgabe beendet wurde.
Start-bis-Start-Abhängigkeit	Eine Abhängigkeit, die angibt, dass eine nachfolgende Aufgabe erst gestartet werden darf, nachdem die vorherige Aufgabe gestartet wurde.
Start-bis-Ende-Abhängigkeit	Eine Abhängigkeit, die angibt, dass eine nachfolgende Aufgabe erst beendet werden darf, wenn die vorherige Aufgabe beginnt.
Ende-bis-Ende-Abhängigkeit	Eine Abhängigkeit, die angibt, dass eine Aufgabe erst beendet werden darf, wenn eine andere Aufgabe beendet ist.
Verzögerungszeit	Manuell angegebene Zeitpause zwischen vorherigen und nachfolgenden Aufgaben.
Übergeordnete Aufgabe	Projektaufgabe mit darunter liegenden kleineren Aufgaben, die als untergeordnete Aufgaben bezeichnet werden. Untergeordnete Aufgaben unterteilen die Arbeit einer übergeordneten Aufgabe in besser verwaltbare Teilmengen. Bestimmte Felder für untergeordnete Aufgaben, z. B. geplantes Enddatum, werden nach oben zusammengefasst und wirken sich auf das gleichnamige Feld in der übergeordneten Aufgabe aus.
Untergeordnete Aufgabe	Projektaufgabe, die eine Teilmenge einer größeren Aufgabe ist. Startdaten untergeordneter Aufgaben dürfen nicht vor dem Startdatum übergeordneter Aufgaben liegen.
Rollup-Aufgabe	Ein anderer Begriff für eine übergeordnete Aufgabe im Kontext der Zusammenfassung untergeordneter Aufgabenelemente, z. B. Aufwand oder Ressourcen, im Rahmen einer größeren Berechnung der übergeordnete Aufgabe. Alle Felder in Rollup-Aufgabenformularen sind schreibgeschützt.
Rolldown	Statusänderungen werden vom Projekt zu Projektaufgaben und von übergeordneten zu untergeordneten Aufgaben nach unten weitergegeben.

Hinweis:

Zwischen zwei Aufgaben kann jeweils nur eine Beziehung bestehen.

Die Anwendung Projektmanagement stellt mehrere Eigenschaften bereit, die steuern, wie Aufgaben berechnet werden und sich verhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Projekteigenschaft.

Zeiteinschränkungen für Aufgaben

Die Projektmanagement Die Anwendung unterstützt mehrere Arten von Abhängigkeiten.

Das Formular „Projektaufgabe“ enthält das Feld Zeiteinschränkung, das einen der folgenden Werte annehmen kann:

Bei Festlegung einer Aufgabe auf So bald wie möglich starten: Die Aufgabe wird im Gantt-Diagramm als gestartet angezeigt, sobald die Abhängigkeit dies zulässt. Eine Aufgabe kann jedoch zu einem späteren Zeitpunkt beginnen, wenn ein Verzögerungswert für die Beziehung festgelegt wird.
Bei Festlegung einer Aufgabe auf An bestimmtem Datum starten: Die Aufgabe wird im Gantt-Diagramm als am Zeiteinschränkungsdatum beginnend angezeigt. Das Startdatum einer derartigen Aufgabe wird nicht beeinflusst, auch nachdem Sie die Aufgabe in eine Beziehung zu einer anderen Aufgabe, etwa eine FS-Beziehung, gestellt haben.
Bei Festlegung einer Aufgabe auf Nicht früher starten als: Die Aufgabe wird im Gantt-Diagramm als am oder nach dem Zeiteinschränkungsdatum beginnend angezeigt. Wenn die Aufgabe keine vorherige Aufgabe hat, beginnt sie am angegebenen Datum. Das Startdatum ändert sich auf ein späteres Datum abhängig vom Enddatum der vorherigen Aufgabe oder in dem Fall, dass sich die Aufgabe in einer Beziehung zu einer anderen Aufgabe befindet, z. B. einer FS-Beziehung.
Bei Festlegung einer Aufgabe auf Nicht später starten als: Die Aufgabe wird im Gantt-Diagramm als am oder vor dem Zeiteinschränkungsdatum beginnend angezeigt. Wenn die Aufgabe eine vorherige Aufgabe hat, bestimmt die Abhängigkeit von der vorherigen Aufgabe, wann die Aufgabe gestartet werden kann. Ein Planungskonflikt tritt auf, wenn die vorherige Aufgabe versucht, die Aufgabe über das im Feld Einschränkungsdatum angegebene Datum hinaus zu verschieben.
Hinweis:
Die Projekteigenschaft Behält die Beschränkung „Starten am“ für Aufgaben bei, nachdem Beziehungen hinzugefügt wurden steuert das Verhalten bei Auswahl von Starten am. Die Eigenschaft ist standardmäßig auf „True“ festgelegt und kann nicht bearbeitet werden.
Eine Aufgabe, die eine Abhängigkeit nicht einhält, ist in der Planungskonsole mit einem roten Kalendersymbol gekennzeichnet. Wenn die Aufgabe die Abhängigkeit berücksichtigen und den Start entsprechend anpassen soll, ändern Sie den Einschränkungstyp der Aufgabe in So bald wie möglich starten.

Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehungen zwischen Aufgaben

Wenn eine Aufgabe relativ groß ist und mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Kompetenzen zur Verwaltung erfordert, teilen Sie die Aufgabe in Teilaufgaben auf und erstellen Sie Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehungen. Eine untergeordnete Aufgabe entspricht einem Arbeitselement mit einer relativ kleinen überschaubaren Größe.

Wenn Sie untergeordnete Aufgaben unter einer übergeordneten Aufgabe zusammenfassen, werden Werte wie Geschätzte Kosten addiert und per Rollup zur übergeordneten Aufgabe zusammengefasst. Daher nimmt die übergeordnete Aufgabe die Form einer Zusammenfassungs- oder Rollup-Aufgabe für die untergeordneten Aufgaben an. Die Zusammenfassung für Geplantes Startdatum und Geplantes Enddatum findet statt, wenn Sie untergeordnete Aufgaben erstellen: Die Dauer der übergeordneten Aufgabe wird automatisch an die untergeordneten Aufgaben angepasst.

Eine Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehung unterscheidet sich von einer Abhängigkeitsbeziehung. In einer Abhängigkeit muss eine Aufgabe beendet sein, bevor eine andere beginnt. In einer Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehung kann eine beliebige Anzahl von Aufgaben unter einer übergeordneten Aufgabe mit oder ohne Abhängigkeiten verschachtelt werden. Wenn Sie eine Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehung erstellen, wird die Nummer der übergeordneten Aufgabe im Feld Übergeordnet in der Tabelle „Projektaufgaben“ gespeichert. Alle Projektmanagementaufgaben besitzen eine übergeordnete Aufgabe: entweder eine andere Projektaufgabe oder das Projekt selbst.

Im Unterschied zu einer Abhängigkeit wird eine Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehung in keiner Tabelle als Datensatz gespeichert. Bei Änderung einer Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehung wird nur der Eintrag im Feld Übergeordnet im Datensatz der untergeordneten Aufgabe geändert.

Sie können Vorherig-Nachfolgend-Beziehungen zwischen untergeordneten Aufgaben mit verschiedenen übergeordneten Aufgaben, zwischen zwei verschiedenen übergeordneten Aufgaben oder zwischen einer untergeordneten Aufgabe und einer anderen übergeordneten Aufgabe erstellen. Wenn die vorherige Aufgabe jedoch beendet wird, nachdem die nachfolgende Aufgabe gestartet wurde, ist das Erstellen einer Abhängigkeit zwischen untergeordneten Aufgaben mit unterschiedlichen übergeordneten Aufgaben nicht zulässig.

Hinweis:

Im Gantt-Diagramm können Sie die übergeordnete Aufgabe per Drag-&-Drop verschieben, um die gesamte Hierarchie an eine neue Position im Zeitplan zu verschieben.

Zeiteinschränkungen in Übergeordnet-Untergeordnet-Beziehungen

Übergeordnet-Untergeordnet-Aufgabenbeziehungen wirken sich in mehrfacher Hinsicht auf Zeiteinschränkungen für Aufgaben aus.

Wenn eine untergeordnete Aufgabe auf So bald wie möglich starten festgelegt ist

Die untergeordnete Aufgabe wird gleichzeitig mit der übergeordneten Aufgabe gestartet. Wenn das Projekt selbst als übergeordnete Aufgabe festgelegt ist, beginnt die auf So bald wie möglich starten festgelegte Aufgabe an dem im Feld Einschränkungsdatum festgelegten Datum, sofern keine Abhängigkeiten zu anderen untergeordneten Aufgaben bestehen.

Wenn eine übergeordnete Aufgabe auf So bald wie möglich starten festgelegt ist und untergeordnete Aufgaben auf An bestimmtem Datum starten festgelegt sind:

Das Startdatum der frühesten untergeordneten Aufgabe bestimmt das Startdatum der übergeordneten Aufgabe, sofern keine anderen Abhängigkeiten bestehen.
In diesem Fall bleibt das Feld Zeiteinschränkung der übergeordneten Aufgabe auf So bald wie möglich starten festgelegt, während das tatsächliche Startdatum auf das Startdatum der frühesten untergeordneten Aufgabe geändert wird.

Wenn eine übergeordnete Aufgabe auf So bald wie möglich starten festgelegt ist und untergeordnete Aufgaben auf An bestimmtem Datum starten festgelegt sind:

Die Reihenfolge der untergeordneten Aufgaben gilt auch für Enddaten. Wenn das geschätzte Enddatum der untergeordneten Aufgabe nach dem Enddatum der übergeordneten Aufgabe liegt, wird das geschätzte Enddatum verlängert, um die untergeordnete Aufgabe einzuschließen. Für tatsächliche Werte hat eine übergeordnete Aufgabe dasselbe Startdatum wie das früheste Startdatum ihrer untergeordneten Aufgaben. Das späteste tatsächliche Enddatum entspricht dem spätesten Enddatum der untergeordneten Aufgaben. Angenommen, die untergeordneten Aufgaben sind auf den Status Geschlossen – vollständig gesetzt. Wenn sich die untergeordneten Aufgaben nicht im Status Geschlossen – vollständig befinden, ist das tatsächliche Enddatum der übergeordneten Aufgabe leer.

Für das geplante Startdatum der übergeordneten Aufgabe:

Das geplante Startdatum ist das früheste geplante Startdatum aller untergeordneten Aufgaben, die kein tatsächliches Startdatum besitzen.
Wenn alle untergeordneten Aufgaben tatsächliche Startdaten haben, wird das geplante Startdatum der übergeordneten Aufgabe auf das tatsächliche Startdatum festgelegt.

Für das geplante Enddatum der übergeordneten Aufgabe: Das späteste geplante Enddatum oder das tatsächliche Enddatum der untergeordneten Aufgaben bestimmt das geplante Enddatum der übergeordneten Aufgabe.

Eine Aufgabe mit der Zeiteinschränkung Nicht später starten als oder An bestimmtem Datum starten kann keine übergeordnete Aufgabe sein. Wenn einer Aufgabe mit diesen Zeiteinschränkungen eine neue untergeordnete Aufgabe hinzugefügt wird, wird die Zeiteinschränkung für die übergeordnete Aufgabe in So bald wie möglich starten geändert.

Top Down- und Bottom-up-Planung

Erstellen Sie für die Planung von oben nach unten eine Aufgabe, von der Sie bereits wissen, dass sie mehrere untergeordnete Aufgaben enthält. Erstellen Sie dann die untergeordneten Aufgaben und geben Sie an, dass es sich um untergeordnete Aufgaben der ersten von Ihnen erstellten Aufgabe handelt.
Bei der Planung von unten nach oben erstellen Sie zuerst Aufgaben für die kleinsten Arbeitseinheiten. Dann können Sie intermediäre übergeordnete Aufgaben erstellen, die eine Gruppe zugehöriger untergeordneter Aufgaben abdecken. Wenn beispielsweise fünf sequenzielle Aufgaben vorhanden sind, die eine Phase eines Projekts mit der Bezeichnung „Datenbank installieren“ umfassen, erstellen Sie zuerst die fünf Aufgaben. Erstellen Sie dann eine weitere Aufgabe mit der Bezeichnung „Datenbankinstallation“ und machen Sie sie zur übergeordneten Aufgabe der fünf Aufgaben. Rollup-Berechnungen wie Geplante Dauer für die Aufgabe „Datenbankinstallation“ werden automatisch basierend auf den untergeordneten Aufgaben berechnet.

Es ist am einfachsten, Aufgabenbeziehungen und Abhängigkeiten gleich beim Erstellen der Aufgabensätze zu erstellen.

Eine Abhängigkeit bedeutet, dass eine Aufgabe davon abhängig ist, dass andere Aufgaben (vollständig oder teilweise) ausgeführt werden, bevor sie ausgeführt werden kann.
Als Beziehung werden Eltern-Kind-Beziehungen bezeichnet, bei denen mehrere Teilaufgaben unter einer übergeordneten Aufgabe oder Phase konfiguriert werden, die Felder wie Geplante Dauer und Geschätzte Kosten zusammenfasst.
Verwenden Sie Gantt-Diagramm Mit Aufgabenformularen und zugehörigen Listen zum Erstellen von Beziehungen. Fügen Sie Meilensteine basierend auf den wichtigsten Ereignissen eines Projekts hinzu und erstellen Sie bei Bedarf Abhängigkeiten zwischen Meilensteinen und Aufgaben.
Richten Sie darüber hinaus Benachrichtigungen ein, um die Beauftragten von Projektaufgaben zu informieren, wenn ihre Aufgaben in den Status In Bearbeitung geschoben werden. Weitere Informationen zum Erstellen von Aufgaben finden Sie unter „Projektaufgaben erstellen“.