Archivregel erstellen

Definieren Sie die Kriterien für die Archivierung von Datensätzen, indem Sie eine Archivierungsregel erstellen.

Vorbereitungen

Da Sie mehrere Archivregeln für eine Tabelle definieren können, überprüfen Sie alle vorhandenen Archivregeln, um potenzielle Konflikte zu vermeiden. Wenn es beispielsweise eine Regel für die Archivierung von Datensätzen gibt, die älter als sechs Monate sind, kann das Erstellen einer anderen Regel zum Archivieren von Datensätzen, die älter als drei Monate sind, zu einem Konflikt führen. In solchen Fällen kann eine der Regeln potenziell ausgeführt werden, wobei jede Regel Datensätze unter verschiedenen Bedingungen archiviert.

Erforderliche Rolle: Administrator

Prozedur

1. Greifen Sie auf eine der folgenden Arten auf das neue Archivregelformular zu.

   Option	Schritte
   Mit der Datenverwaltungskonsole	Navigieren zu Alle > Systemdatenverwaltung > Datenverwaltungskonsole > an. Wählen Sie auf der Registerkarte Übersicht die Option aus Neue Archivregel .
   Verwenden einer Datenverwaltungsrichtlinie	Navigieren zu Alle > Systemdatenverwaltung > Datenverwaltungsrichtlinienan. Wählen Sie die Datenverwaltungsrichtlinie für die Tabelle mit Datensätzen aus, die Sie archivieren möchten. Wählen Sie in der zugehörigen Liste Archivregeln die Option aus Neu .
   Verwenden des Moduls „Archivregeln“	Navigieren zu Alle > Systemarchivierung > Archivregelnan. Wählen Sie Neu.

2. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 1. Formular „Archivregel“

   Feld	Beschreibung
   Name	Name, der die Regel identifiziert. Wird als verwendet Anzeigewert Für Verweise auf diese Archivregel.
   Tabelle	Die Tabelle mit Datensätzen, die Sie archivieren möchten. Sie können die Tabelle in einer vorhandenen Archivregel nicht ändern. Um Datensätze in einer anderen Tabelle zu archivieren, erstellen Sie eine neue Archivregel. Sie können keine Tabelle in einem anderen Anwendungsbereich auswählen. Sie können keine Archivregel für eine Tabelle erstellen, in der update_synchIst im Wörterbucheintrag für die Tabelle auf „wahr“ festgelegt. Sie können keine Archivregeln für einige interne Systemtabellen oder Peripherietabellen erstellen. Zum Beispiel: SYS-Audit [sys_Audit] Audit – gelöschter Datensatz [sys_Audit_delete] Audit-Beziehungsänderung [sys_Audit_Relation] Anlage [sys_attachment] Journaleintrag [sys_Journal_field]
   Referenzen beibehalten	Option, die sys_ID für ein Referenzfeld beizubehalten, anstatt den Anzeigenamen als Zeichenfolge in der Archivtabelle zu speichern. Wichtig: Die Referenzen beibehalten Das Kontrollkästchen wird schreibgeschützt, nachdem Sie es ausgewählt und die Archivregel gespeichert haben. Wenn Sie diese Option für eine Tabelle mit archivierten Datensätzen aktivieren, verarbeitet das System automatisch alle vorhandenen Archivdatensätze neu und aktiviert Referenzen. Dieser Prozess kann bei größeren Archivtabellen einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie können den Status nachverfolgen, indem Sie die Tabelle „Archivregel-Referenzmigrationen“ [sys_Archive_ref_Migration] anzeigen. Weitere Informationen zum manuellen Beibehalten von Referenzen finden Sie unter Nicht-Referenzfelder werden zu Referenzfeldern migriert.
   Beschreibung	Beschreibung der Archivregel.
   Bedingungen	Bedingungsgenerator zum Angeben von Filterbedingungen, die die zu archivierenden Datensätze definieren. Sie können beispielsweise inaktive Datensätze archivieren, die älter als ein bestimmtes Datum sind. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Datensätze ausgewählt werden, indem Sie die Bedingungen in einer Listenansicht testen, bevor Sie die Archivierungsregel aktivieren. Beispiel: Um Datensätze zu archivieren, die vor mehr als zwei Jahren ab heute geschlossen wurden, verwenden Sie den Operator „relative“ in einer Bedingung wie [Geschlossen] [relativ] [vor] [2] [Jahre] [vor] . Um Datensätze für das aktuelle Jahr und das Vorjahr und nicht vor zwei Jahren ab dem heutigen Datum zu archivieren, verwenden Sie eine Bedingung wie [Geschlossen] [vor] [letzte 2 Jahre] .
   Automatische Erneute Archivierung	Option, mit der ein wiederhergestellter Datensatz nach einem festgelegten Zeitraum automatisch erneut archiviert werden kann.
   Dauer Der Automatischen Erneuten Archivierung	Das Zeitintervall, bevor der wiederhergestellte Datensatz automatisch archiviert wird.

3. Wahlweise: Schätzen Sie die Anzahl der zu archivierenden Datensätze, indem Sie auswählen Berechnen Sie Die Archivschätzung Neu Zugehöriger Link.
   Die Schätzung enthält nur primäre Datensätze und schließt alle zugehörigen Datensätze aus, die der Archivregel hinzugefügt wurden. Mit der Schätzung können Sie bestimmen, ob sich die Archivregel auf die Anzahl der Datensätze auswirkt, die Sie erwarten. Wenn die Schätzung zu hoch oder niedrig ist, ändern Sie die Archivregelbedingungen entsprechend.
   Die aktualisierte Anzahl wird in angezeigt Datensatzschätzung Feld.
4. Wählen Sie Absenden.

Aktivieren Sie eine Archivregel

Zeigen Sie eine Vorschau der Datensätze an, die Sie archivieren möchten, und aktivieren Sie dann eine Archivierungsregel.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie müssen die Archivregel und die entsprechende Datenverwaltungsrichtlinie aktivieren, damit die Archivregel ausgeführt werden kann.

Die Beispielarchivregeln sind standardmäßig inaktiv.

Prozedur

1. Greifen Sie auf eine der folgenden Arten auf die Archivregel zu, die Sie aktivieren möchten.

   Option	Schritte
   Verwenden einer Datenverwaltungsrichtlinie	Navigieren zu Alle > Systemdatenverwaltung > Datenverwaltungsrichtlinienan. Wählen Sie die Datenverwaltungsrichtlinie für die Tabelle mit Datensätzen aus, die Sie archivieren möchten. Wählen Sie in der zugehörigen Liste Archivregeln die Archivregel aus, die Sie aktivieren möchten.
   Verwenden des Moduls „Archivregeln“	Navigieren zu Alle > Systemarchivierung > Archivregelnan. Wählen Sie die Archivregel aus, die Sie aktivieren möchten.

2. Wahlweise: Schätzen Sie die Anzahl der Archivdatensätze, indem Sie auswählen Berechnen Sie Die Archivschätzung Neu Zugehöriger Link.
   Die Schätzung enthält nur primäre Datensätze und schließt alle zugehörigen Datensätze aus, die der Archivregel hinzugefügt wurden. Mit der Schätzung können Sie bestimmen, ob sich die Archivregel auf die Anzahl der erwarteten Datensätze auswirkt. Wenn die Schätzung zu hoch oder niedrig ist, ändern Sie die Archivregelbedingungen entsprechend.
   Die aktualisierte Anzahl wird in angezeigt Datensatzschätzung Feld.
3. Aktivieren Sie die Archivregel, indem Sie auswählen Aktiv Kontrollkästchen.
4. Wahlweise: Archivieren Sie Datensätze sofort, indem Sie auswählen Archiv Jetzt Ausführen Zugehöriger Link.
   Die Archiv Jetzt Ausführen Der zugehörige Link ist nur verfügbar, wenn die entsprechende Datenverwaltungsrichtlinie aktiviert ist.

Ergebnisse

Datensätze, die die Archivregelkriterien erfüllen, werden bei der nächsten Archivausführung archiviert.

Nächste Maßnahme

Zeigen Sie die archivierten Datensätze an, indem Sie zu navigieren Alle > Systemarchivierung > Archivieren Sie Tabellen Und Auswahl des Moduls für die archivierte Tabelle, z. B. Archivieren Sie Incidents .

Erstellen Sie eine Vernichtungsregel

Löschen Sie archivierte Datensätze und zugehörige Datensätze nach einem bestimmten Zeitraum.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können eine Vernichtungsregel einer beliebigen Archivregel in einer Datenverwaltungsrichtlinie zuordnen.

Wenn Sie die Eigenschaften der Vernichtungsregel ändern müssen, die für Ihre archivierten Daten ausgeführt werden, finden Sie unter Systemeigenschaften.

Prozedur

1. Wählen Sie im Formular „Archivregel“ die Option aus Erstellen Sie Eine Vernichtungsregel .
2. Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Vernichtungsregel aus.

   Feld	Beschreibung
   Aktiv	Option zum Aktivieren der Vernichtungsregel.
   Zugehörige Datensätze zerstören	Option zum automatischen Löschen zugehöriger Datensätze, die den archivierten Datensätzen zugeordnet sind. Hinweis: Periphere Datensätze, die Datensätze in den Tabellen „Journaleintrag“ [sys_Journal_field], „Anhang“ [sys_attachment] und „SYS-Audit“ [sys_Audit] enthalten, werden automatisch gelöscht, auch wenn Sie sich entscheiden, zugehörige Datensätze beizubehalten.
   Archivierungsdauer	Geben Sie an, wie lange Datensätze in der Archivtabelle verbleiben, bevor sie vom System gelöscht werden. Wichtig: Archivdatensätze werden sofort gelöscht, wenn der Archivierungsdauer Feld ist leer oder auf 0 festgelegt.

3. Wahlweise: Schätzen Sie die Anzahl der archivierten Datensätze, die zum Löschen markiert sind, indem Sie auswählen Berechnen Sie Die Vernichtungsschätzung Neu Zugehöriger Link.
4. Wählen Sie Absenden.

Ergebnisse

Datensätze, die länger als der Wert für die Archivdauer archiviert wurden, werden gelöscht, wenn die geplante Aufgabe ausgeführt wird. Sie können den Fortschritt überprüfen, indem Sie das Archivlöschprotokoll überprüfen.