Erstellen einer E-Mail-Client-Vorlage

Erstellen Sie eine andere Vorlage für jede Tabelle, die den E-Mail-Client verwendet, um Daten für Empfänger und E-Mail-Inhalte vorab auszufüllen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Der E-Mail-Client verwendet seine eigenen E-Mail-Vorlagen, um Standardwerte für Felder zu definieren. Verwenden Sie die folgenden Abschnitte im Formular „E-Mail-Client-Vorlage“, um eine Client-Vorlage zu erstellen:

• Inhalt: Der Nachrichtentext.
• Empfänger: Die E-Mail-Adressen der Anwender, die die E-Mail-Nachricht erhalten. Die E-Mail-Adressen werden in den Feldern an, CC und Bcc der Nachricht angezeigt.
• Absenderkonfiguration: Die Methode, die zum Generieren des E-Mail-Absenders (von E-Mail-Adresse) der Nachricht verwendet wird.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > E-Mail-Client > E-Mail-Client-Vorlagenan.
2. Wählen Sie Neu.
3. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 1. Formular „E-Mail-Client-Vorlage“

   Feld	Beschreibung
   Name	Eindeutiger Vorlagenname.
   Tabelle	Die Tabelle, für die die Vorlage gilt. Aktivieren Sie den E-Mail-Client für dieselbe Tabelle.
   Bedingungen	Die Bedingungen, die bestimmen, wann diese Clientvorlage verwendet wird. Verwenden Sie den Bedingungsgenerator, um den Zieldatensatz zu identifizieren, der übereinstimmen muss, bevor diese Vorlage auf den E-Mail-Client angewendet wird. Hinweis: Bedingungen werden nur für verwendet, um beim ersten Laden eine Standardvorlage anzuwenden. Bedingungen werden nicht verwendet, wenn eine anwenderdefinierte E-Mail-Vorlage aus einer Arbeitsbereichs-Sidebar geladen wird.
   Anwendung	Die Art der Bereichsanwendung.
   Ausführungsbefehl	Eine Zahl, die die Reihenfolge angibt, in der die Vorlagenbedingungen ausgewertet werden. Die Vorlage mit der niedrigsten Ausführungsreihenfolge wird berücksichtigt.
   Anhang aus E-Mail einbeziehen	Option zum Einbeziehen von Anhängen aus E-Mails in Replyall-erhalten , Antwort erhalten , Weitergeleitet , Antwort gesendet , Replyall-gesendet , Und Weitergeleitet – erhalten Antwortvorlagen. Hinweis: Diese Option gilt nur für Antwort-E-Mail in einem konfigurierbaren Arbeitsbereich.

4. Auf der Inhalt Füllen Sie die Felder aus.

   Tabelle : 2. Registerkarte „Inhalt“

   Feld	Aktion
   Betreff	Geben Sie eine Beschreibung der E-Mail ein. Hinweis: Die Betreff Das Feld im E-Mail-Client ermöglicht eine größere Zeichenanzahl als die Standardeinstellung für Betreff Feld in der E-Mail-Tabelle [sys_email]. Wenn der Betrefftext vom Client gekürzt wird, erhöhen Sie den Max. Länge Wert für Betreff Feld in der E-Mail-Tabelle.
   Inhaltstyp	Wählen Sie das Format des Inhalts des Nachrichtentexts aus: HTML Oder Nur-Text .
   HTML-Textkörper	Wenn Sie ausgewählt haben HTML Für Inhaltstyp Feld den Inhalt des Nachrichtentexts mithilfe der HTML-Editor-Symbolleiste eingeben, um den HTML-Text zu formatieren. Um auf Feldwerte zu verweisen, wählen Sie Variablen aus der Variablenliste aus, oder geben Sie Variablenreferenzen manuell mithilfe der Syntax ein ${table_Name.Variable_Name} . Um auf den Anwender zu verweisen, der den E-Mail-Client startet, geben Sie die Variable ein ${current_user} . Hinweis: Zeilenumbrüche werden für mehrzeilige Felder wie ${description} und ${comments} in der E-Mail-Client-Vorlage nicht angezeigt. Mit können Sie ein E-Mail-Skript aufrufen ${Mail_script:script Name} In HTML-Textkörper Feld.
   Haupttext	Wenn Sie ausgewählt haben Nur-Text Für Inhaltstyp Geben Sie ein beliebiges Text- oder E-Mail-Skript ein, das im Nachrichtentext angezeigt werden soll. Sie können ein E-Mail-Skript in einfügen Textkörper Feld mit der folgenden Syntax: <mail_script> [code] </mail_script>

5. Auf der Empfänger Füllen Sie die Felder aus.

   Tabelle : 3. Registerkarte „Empfänger“

   Feld	Aktion
   An	Geben Sie eine kommagetrennte Liste von Feldnamen ein, die Anwender-E-Mail-Adressen oder nur E-Mail-Adressen enthalten. Um mit einem Skript auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie die Skripteinbindung dann in auf Bis Feld. Ihr Skript muss mit beginnen javascript: Präfix. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer kommagetrennten Zeichenfolge zurückgeben.
   Cc	Geben Sie eine kommagetrennte Liste von Feldnamen ein, die Anwender-E-Mail-Adressen oder nur E-Mail-Adressen enthalten. Um mit einem Skript auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie die Skripteinbindung dann in auf Cc Feld. Ihr Skript muss mit beginnen javascript: Präfix. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer kommagetrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen haben wie Bis Feld.
   Bcc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mit einem Skript auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie die Skripteinbindung dann in auf Bcc Feld. Ihr Skript muss mit beginnen javascript: Präfix. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer kommagetrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen haben wie Bis Oder Cc Felder.

6. Auf der Absenderkonfiguration Wählen Sie die Registerkarte aus Von Generierungstyp Methode, um zu bestimmen, wie der Absender (Absenderadresse) in der E-Mail-Client-Nachricht generiert wird.

   Typ	Beschreibung
   Keine	Die Absenderadresse wird in der E-Mail-Client-Nachricht nicht generiert.
   SMTP-E-Mail-Account	Verwenden Sie die Absenderadresse des SMTP-E-Mail-Accounts für die Instanz als Absender.
   Aus Liste auswählen	Wählen Sie aus einer Liste zulässiger Absenderadressen aus, die in der Tabelle „E-Mail-Client-Absenderadresse“ [sys_email_Client_from_address] definiert sind.
   Skript	Führen Sie eine GlideRecord-Abfrage in der Tabelle „E-Mail-Client-Absenderadresse“ [sys_email_Client_from_address] aus. Das folgende Skript legt beispielsweise die Absenderadresse basierend auf dem Standort des Incident-Anrufers fest: (function (fromAddressQuery, targetRecord) { // targetRecord is incident for this template var location = targetRecord.caller_id.country; if (location == 'us') fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]'); else if (location == 'japan') fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]'); else if (location == 'uk') fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]'); })(fromAddressQuery, targetRecord);
   Text	Geben Sie die E-Mail-Absenderadresse ein, die im Client verwendet werden soll.
   E-Mail-Adressen des Anwenders	Zum Integrieren von privaten Unternehmens-Postfächern von Anwendern oder Service Desk-Mitarbeitern mit ServiceNow Zum Senden und Empfangen von E-Mails. Hinweis: Dies erfordert ein Plugin, siehe

   Verwenden Sie diese Methode nur, wenn Sie eine andere als die in Ihrem SMTP-E-Mail-Account definierte Adresse wünschen.

   Hinweis:

   Die Absenderadresse wird im E-Mail-Client nur angezeigt, wenn Sie einen E-Mail-Client so konfigurieren, dass die Absenderadresse angezeigt wird. Weitere Informationen zum Verwalten des Verhaltens eines E-Mail-Clients finden Sie unter E-Mail-Client-Konfigurationen.

   Wenn die Domäne für die Absenderadresse nicht die Domäne des SMTP-E-Mail-Account-Servers ist, muss der Besitzer der Absenderdomänenadresse den SPF-Datensatz für die Domäne konfigurieren. Der Besitzer ändert die Domäneneinstellungen, damit die Instanz eine E-Mail wie aus dieser Domäne senden kann. Weitere Informationen zur Verwendung von SPF-Datensätzen finden Sie unter ServiceNow KB0535456 .

7. Wählen Sie Absenden.
   Die Vorlage wird der Tabelle „E-Mail-Client-Vorlagen“ [sys_email_Client_template] hinzugefügt.

Zugehörige Informationen

• Skripteinbindungen

Wenden Sie eine E-Mail-Client-Vorlage an

Nachdem Sie eine E-Mail-Client-Vorlage erstellt haben, können Sie sie auf eine E-Mail anwenden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Die folgenden Schritte werden erst implementiert, nachdem eine E-Mail-Client-Vorlage erstellt wurde

Prozedur

1. Klicken Sie oben in der Vorlage auf das Ellipsensymbol (...), um die Vorlage auf eine E-Mail anzuwenden.
2. Wählen Sie Aus E-Mail .
3. Füllen Sie die Felder aus, um eine E-Mail zu verfassen.
   Siehe Erstellen einer E-Mail-Client-Vorlage Für Felddetails.

   Hinweis:

   Der Text der E-Mail wird mit den Details aus dem Incident-Datensatz ausgefüllt. Wenn Sie ein oder mehrere Felder im Incident-Datensatz ändern und nicht gespeichert werden, werden die nicht gespeicherten Änderungen weiterhin im E-Mail-Text angezeigt.

   Hinweis:

   2000 Zeichen sind die Gesamtbeschränkung für alle Changes im Incident-Datensatz. Wenn einige Ihrer Änderungen nicht berücksichtigt werden und im E-Mail-Text gekürzt werden, liegt dies daran, dass die Gesamtanzahl der Änderungen mehr als 2000 Zeichen beträgt.

Erstellen Sie eine E-Mail-Client-Antwortvorlage

Sie können jetzt anwenderdefinierte E-Mail-Client-Antwortvorlagen erstellen, die Bedingungen unterstützen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Die E-Mail-Client-Vorlage wird basierend auf der angegebenen Tabelle, den Bedingungen und der Ausführungsreihenfolge automatisch im E-Mail-Client angewendet.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > E-Mail-Client > E-Mail-Client-Vorlagenan.
   Die folgenden Optionen für Antwortvorlage – Empfangen Und Antwortvorlage – Gesendet Zeigen Sie an.
2. Klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen, um eine Vorlage für diese ausgewählte Option zu erstellen.
3. Füllen Sie die Felder oben im Formular „E-Mail-Client-Vorlage“ aus.

   Feld	Beschreibung
   Name	Automatisch ausgefüllter Vorlagenname basierend auf der ausgewählten Vorlagenoption. Hinweis: Dieses Feld ist schreibgeschützt.
   Tabelle	Automatisch ausgefüllter Tabellenname. Hinweis: Dies ist ein schreibgeschütztes Feld, da der Tabellenname für Antwortvorlagen immer sys_email lautet.
   Bedingungen	Die Bedingungen, die bestimmen, wann diese Client-Antwortvorlage verwendet wird. Verwenden Sie den Bedingungsgenerator, um den Zieldatensatz zu identifizieren, der übereinstimmen muss, bevor diese Vorlage angewendet wird. Hinweis: Wenn die Bedingungen nicht wahr sind, erhält der E-Mail-Client die Standardvorlage. Wählen Sie den Namen der Zieltabelle unter Bedingungen aus, für die die Vorlage gilt. Aktivieren Sie die Antwortvorlage für dieselbe Tabelle.
   Anwendung	Die Art der Bereichsanwendung.
   Ausführungsbefehl	Eine Zahl, die die Reihenfolge angibt, in der Vorlagenbedingungen ausgewertet werden.

4. Füllen Sie die Felder im aus Inhalt Registerkarte.

   Feld	Beschreibung
   Betreff	Geben Sie eine Beschreibung der E-Mail ein. Hinweis: Die Betreff Das Feld im E-Mail-Client ermöglicht eine größere Zeichenanzahl als die Standardeinstellung für Betreff Feld in der E-Mail-Tabelle [sys_email]. Wenn der Betrefftext des Clients abgeschnitten wird, erhöhen Sie den Wert für Maximale Länge für das Feld Betreff in der E-Mail-Tabelle.
   Inhaltstyp	Wählen Sie das Format des Inhalts des Nachrichtentexts aus: HTML oder nur-Text.
   HTML-Textkörper	Wenn Sie HTML als Content Typ gewählt haben, geben Sie den Inhalt des Nachrichtentexts über die HTML-Editor-Symbolleiste ein, um den HTML-Code zu formatieren. Um auf Feldwerte zu verweisen, wählen Sie Variablen aus der Variablenliste aus, oder geben Sie Variablenreferenzen manuell mithilfe der Syntax ein ${table_Name.Variable_Name} . Um auf den Anwender zu verweisen, der den E-Mail-Client startet, geben Sie die Variable ein ${current_user} . Hinweis: Zeilenumbrüche werden für mehrzeilige Felder wie ${description} und ${comments} in der E-Mail-Client-Vorlage nicht angezeigt. Mit können Sie ein E-Mail-Skript aufrufen ${Mail_script:script Name} In HTML-Textkörper Feld.
   Haupttext	Wenn Sie als Content Typ Nur-Text ausgewählt haben, geben Sie einen beliebigen Text oder ein beliebiges Mail-Skript ein, das im Nachrichtentext angezeigt werden soll. Sie können ein E-Mail-Skript in einfügen Textkörper Feld mit der folgenden Syntax: <mail_script> [code] </mail_script>

5. Füllen Sie die Felder im aus Empfänger Registerkarte.

   Feld	Beschreibung
   An	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mit einem Skript auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie die Skripteinbindung dann in auf Bis Feld. Ihr Skript muss mit beginnen javascript: Präfix. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer kommagetrennten Zeichenfolge zurückgeben.
   Cc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mit einem Skript auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie die Skripteinbindung dann in auf Cc Feld. Ihr Skript muss mit beginnen javascript: Präfix. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer kommagetrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen haben wie Bis Feld.
   Bcc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mit einem Skript auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung, und rufen Sie die Skripteinbindung dann in auf Bcc Feld. Ihr Skript muss mit beginnen javascript: Präfix. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer kommagetrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen haben wie Bis Oder Cc Felder.

6. In Absenderkonfiguration Wählen Sie die Registerkarte aus Von Generierungstyp Um zu bestimmen, wie die Absenderadresse (Absenderadresse) in der E-Mail-Client-Nachricht generiert wird.
   Verwenden Sie dieses Feld nur, wenn Sie eine andere als die in Ihrem SMTP-E-Mail-Account definierte Adresse wünschen.

   • Keine: Die Absenderadresse wird in der E-Mail-Client-Nachricht nicht generiert.
   • SMTP-E-Mail-Account: Verwenden Sie die Absenderadresse des SMTP-E-Mail-Accounts für die Instanz als Absender.
   • Aus Liste auswählen: Wählen Sie aus einer Liste zulässiger Absenderadressen aus, die in der Tabelle „E-Mail-Client-Absenderadresse“ [sys_email_Client_from_address] definiert sind.
   • Skript: Führen Sie eine GlideRecord-Abfrage in der Tabelle „E-Mail-Client-Absenderadresse“ [sys_email_Client_from_address] aus.
     Das folgende Skript legt beispielsweise die Absenderadresse basierend auf dem Standort des Incident-Anrufers fest:

     (function (fromAddressQuery, targetRecord) {
         // targetRecord is incident for this template
         var location = targetRecord.caller_id.country;
     
         if (location == 'us')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
         else if (location == 'japan')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
         else if (location == 'uk')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
     
     })(fromAddressQuery, targetRecord);

   • Text: Geben Sie die E-Mail-Absenderadresse ein, die im Client verwendet werden soll.

   Hinweis:

   Die Absenderadresse wird im E-Mail-Client nur angezeigt, wenn Sie den E-Mail-Client so konfigurieren, dass die Absenderadresse angezeigt wird. Weitere Informationen zum Verwalten des Verhaltens des E-Mail-Clients finden Sie unter E-Mail-Client-Konfigurationen.

   Wenn die Domäne für die Absenderadresse nicht die Domäne des SMTP-E-Mail-Account-Servers ist, muss der Besitzer der Absenderdomäne den SPF-Datensatz für die Domäne konfigurieren. Der Besitzer ändert die Domäneneinstellungen, damit die Instanz E-Mails wie aus dieser Domäne senden kann. Weitere Informationen zur Verwendung von SPF-Datensätzen finden Sie unter ServiceNow KB0535456 .

7. Klicken Sie auf Absenden.