Dokumentparameter definieren

  • Freigeben Version: Zurich
  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 1 Minute Lesedauer

    • Vor der Verwendung der Applikation „Managed Documents“ muss der Benutzer mit der Rolle document_management_admin die Parameter festlegen, die die Art der Dokumente definieren, die mit der Applikation verwaltet werden sollen. Managed Documents bietet sowohl grundlegende als auch benutzerdefinierte Parameteroptionen.

    Dokumentparameter definieren

    Die folgenden Dokumentparameter sollten definiert werden:
    • Typ: Gibt den Zweck des Dokuments an. Der Typ bestimmt auch das standardmäßige Dokument- und Namensformat.
    • Klassifizierung: Gibt die dem Dokument zugewiesene Sicherheitsstufe an und legt fest, wer das Dokument anzeigen oder bearbeiten darf.
    • Zielgruppe: Gibt die vorgesehenen Leser des Dokuments an.
    • Namensformat: Gibt das Namensformat an, das beim Hinzufügen einer Dokumentüberarbeitung verwendet werden soll.
    • Namenskomponenten: Sind individuelle Bezeichner, die innerhalb eines Namensformats verwendet werden. Namenskomponenten definieren einen Referenzpfad (häufig durch Dot-Walking), der den für das Dokument spezifischen Wert enthält.
    • Genehmigungsregeln: Legen fest, welche Genehmiger Dokumenten hinzugefügt werden (zusätzlich zu den im Dokumentdatensatz angegebenen Überprüfern).

    Typen definieren

    Um einen neuen Typ zu definieren, navigieren Sie zu Verwaltete Dokukmente > Administration > Typ Und klicken Sie auf Neu .
    Feld Beschreibung
    Name Ein eindeutiger Name für den Typ.
    Code Ein Kurzcode für den Typ. Wird als Namenskomponente für das Namensformat referenziert.
    Bezeichnung Eine Bezeichnung zur Anzeige in der Auswahlliste Typ.
    Namensformat Das Namensformat, das Dokumente dieses Typs verwenden sollen.
    Reihenfolge Eine Zahl, die die Sequenz des Typs in der Auswahlliste angibt.
    Die folgenden Typen sind im Basissystem verfügbar.
    Name Code Bezeichnung Namensformat Reihenfolge
    --Keine-- NULL --Keine-- NULL 1
    policy POL Richtlinie Standardrichtlinie 2
    guideline GUI Leitlinie Standard 3
    procedure PROC Prozedur Standard 4
    contract CON Vertrag Standard 5
    Hinweis:
    Für Dokumente mit dem Typ Vertrag wird eine zugehörige Liste Verträge im Dokumentdatensatz angezeigt; sie enthält alle Verträge, denen das Dokument zugeordnet ist.