Neue Dokumente erstellen oder anfordern

  • Freigeben Version: Zurich
  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Nachdem ein Administrator Parameter für die Applikation „Managed Documents“ festgelegt hat, können Sie neue Dokumente erstellen oder anfordern.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Document_Management_admin

    oder

    Erforderliche Rolle: Document_Management_user

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Verwaltete Dokukmente > Neu erstellenan.
    2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
      Tabelle : 1. Neues Dokument – Felder
      Feld Eingabewert
      Nummer Eine Identifikationsnummer für das Dokument. Wird mithilfe der Nummernverwaltung automatisch generiert.
      Name Ein Name für das Dokument. Beachten Sie, dass der Name des Dokuments mit anderen Namenskomponenten (wie vom Namensformat definiert) kombiniert wird, um die Namen der einzelnen Dokumentüberarbeitungen zu erstellen.
      Angefordert von Die Person, die darum bittet, dass das Dokument erstellt oder aktualisiert wird.
      Besitzer Der Genehmiger der Dokumentanforderung. Dieser ist auch für das Festlegen des Abschlussdatums bei Antragstellern und Autoren verantwortlich.
      Überprüfer Der oder die Benutzer, die das Dokument überprüfen und den Besitzern und Autoren Feedback geben.
      Abteilung Die für das Dokument zuständige Abteilung.
      Typ Der Dokumentzweck. Dies ist eine Auswahlliste, die von den Typparametern abgeleitet wird.
      Klassifizierung Die Klassifizierung des Dokuments basierend auf Sicherheit, Zielgruppe und Vertraulichkeit. Dies ist eine Auswahlliste, die von den Klassifizierungsparametern abgeleitet wird.
      Hinweis:
      Dies steuert keine Funktionalität.
      Zielgruppe Die Dokumentleser, z. B. extern oder intern. Dies ist eine Auswahlliste, die von den Zielgruppenparametern abgeleitet wird.
      Hinweis:
      Dies steuert keine Funktionalität.
      Status Der aktuelle Status des Dokuments im Bearbeitungs- und Veröffentlichungsprozess.
      Ausgecheckt von Der Benutzer, der das Dokument zurzeit ausgecheckt hat.
      Beschreibung Eine kurze Beschreibung des Dokuments.
      Überarbeitungseinstellungen
      Namensformat Das Format für den Namen jeder einzelnen Überarbeitung des Dokuments. Weitere Informationen finden Sie unter Namensformat .
      Überarbeitungsformat Sie haben die Wahl zwischen dem zweistelligen (0.x) oder dem dreistelligen (0.0.x) Überarbeitungsformat.
      Überarbeitungsnummer automatisch erhöhen Bei Auswahl dieser Option wird die Überarbeitungsnummer bei jeder Überarbeitung des Dokuments automatisch erhöht.

      Die zugehörige Liste Benutzerberechtigungen bestimmt, welche Benutzer über die Rechte verfügen, das Dokument anzuzeigen und daran mitzuwirken:

      Tabelle : 2. Benutzerberechtigungen
      Feld Eingabewert
      Anwender Ein Verweis auf einen Anwender, der zum Lesen berechtigt ist, aber nicht zu einem Dokument beiträgt.
      Typ Eine Auswahlliste, die beschreibt, wie der Benutzer mit dem Dokument interagieren kann. Die Optionen sind:
      • Leser – Der Benutzer kann die Dokumentversionen lesen.
      • Editor – Der Benutzer kann neue Versionen hochladen.
      • Besitzer – Der Benutzer kann das Dokument bearbeiten.

      Die zugehörige Liste Gruppenberechtigungen bestimmt, welche Gruppen über die Rechte verfügen, das Dokument anzuzeigen und daran mitzuwirken:

      Tabelle : 3. Gruppenberechtigungen
      Feld Eingabewert
      Gruppe Ein Verweis auf eine Gruppe von Benutzern, die berechtigt sind, das Dokument zu lesen und daran mitzuwirken.
      Typ Eine Auswahlliste, die beschreibt, wie Gruppenmitglieder mit dem Dokument interagieren können. Die Optionen sind:
      • Leser – Gruppenmitglieder können die Dokumentversionen lesen.
      • Editor – Gruppenmitglieder können neue Versionen hochladen.
      • Besitzer – Gruppenmitglieder können das Dokument bearbeiten.