Verknüpfen Sie Dokumente mit Wissensartikeln

Verwalten Sie ein Dokument, und greifen Sie über einen artikel auf die neueste Version des Dokuments zu, indem Sie das Dokument mit einem wissensartikel verknüpfen.

Vorbereitungen

Ihr Administrator muss die folgenden Plugins aktiviert haben:

• Plugin „Wissensdokument“ (com.snc.Knowledge_document)
• Plugin „Wissensmanagement Advanced“ (com.snc.Knowledge_Advanced)

Das Dokument wurde bereits hochgeladen und veröffentlicht. Weitere Informationen finden Sie unter Ein Dokument hochladen und Genehmigte Überarbeitungen veröffentlichen.

Sie müssen über Mitwirkzugriff auf die Knowledge Base verfügen, in der der mit dem Dokument verknüpfte artikel gespeichert ist.

Wenn ein wissensartikel bereits mit dem Dokument verknüpft ist, müssen Sie über Mitwirkzugriff auf den artikel verfügen.

Erforderliche Rolle: Document_Management_user und Knowledge

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können die ursprüngliche oder überarbeitete Version eines Dokuments mit einem wissensartikel verknüpfen. Das Dokument wird als Anhang zum verknüpften artikel angezeigt. Durch die Überarbeitung eines Dokuments wird das an den verknüpften wissensartikel angehängte Dokument nicht automatisch aktualisiert. Daher müssen Sie jedes Mal, wenn Sie ein Dokument überarbeiten, das überarbeitete Dokument erneut mit dem wissensartikel verknüpfen.

Hinweis:

Als Besitzer eines Dokuments oder Administrator können Sie das Dokument mit einem veröffentlichten artikel verknüpfen. Wenn der artikel von einem anderen Anwender ausgecheckt wird, können Sie das Dokument nicht mit dem zugehörigen artikel verknüpfen, es sei denn, der artikel wird veröffentlicht.

Ein verwaltetes Dokument kann nur mit einem artikel verknüpft werden.

Prozedur

1. Navigieren zu Verwaltete Dokukmente > Dokumente > Allean.
2. Klicken Sie auf das Dokument.
3. Füllen Sie in der zugehörigen Liste Wissenseinstellungen die Felder aus.

   Tabelle : 1. Knowledge-Einstellungen

   Feld	Beschreibung
   Verhalten	Prozess, der ausgeführt wird, wenn Link zu Wissen Zugehöriger Link wird angeklickt. Ein Verhalten ist einer der folgenden Typen: Erstellen Sie immer einen Datensatz : Ein neuer wissensartikel wird erstellt und mit der zuletzt veröffentlichten Überarbeitung des Dokuments als Anhang verknüpft. Aktualisieren Sie den vorhandenen Datensatz : Der verknüpfte wissensartikel wird mit der zuletzt veröffentlichten Überarbeitung des Dokuments als Anhang aktualisiert. Wenn für das Dokument keine Wissensartikel vorhanden sind, wird ein neuer wissensartikel erstellt. Hinweis: Sobald Sie eine Verhaltenseinstellung für ein Dokument ausgewählt haben, können Sie sie später bei der Überarbeitung des Dokuments nicht mehr ändern.
   Knowledge Base	Knowledge Base, in der der wissensartikel gespeichert ist. Sie können einen wissensartikel nur einer Knowledge Base zuordnen. Wenn Sie eine artikelvorlage verwenden, können Sie diesen Wert nur ändern, wenn die Vorlage in der anderen Knowledge Base verfügbar ist.
   Typ	Artikelvorlage zum Erstellen eines wissensartikels mithilfe definierter Felder und Werte. Hinweis: Wenn ein wissensartikel erstellt wird, wird Typ Feld wird schreibgeschützt.
   Gültig bis	Datum, an dem der Artikel abläuft Fügt dem gleichen Feld im wissensartikel Informationen zu „gültig bis“ hinzu.
   Kurzbeschreibung	Einige Wörter oder ein kurzer Ausdruck, der den wissensartikel beschreibt. Fügt die Kurzbeschreibung demselben Feld im wissensartikel hinzu.

4. Klicken Sie auf Link zu Wissen Zugehöriger Link.
5. Wahlweise: Klicken Sie in der angezeigten Informationsnachricht auf den Nachrichtenlink, um den wissensartikel anzuzeigen.

Ergebnisse

Das hochgeladene Dokument wird einem wissensartikel als Anhang hinzugefügt. Abhängig von Verhalten Feldwert, der in der zugehörigen Liste „Wissenseinstellungen“ angegeben ist, wird der wissensartikel mit dem Dokument erstellt oder aktualisiert.