Configurer la définition de mesure et les enregistrements de mappage d’entités

Configurez votre environnement de sorte que les valeurs extraites à l’aide de la Intelligence documentaire compétence Factures fournisseurs sont mappées aux mesures et entités environnementales, sociales et de gouvernance qui conviennent. Cela élimine la saisie manuelle des données et améliore la précision.

Avant de commencer

Avant de configurer des mappages d’entités, vérifiez que des enregistrements d’entité organisationnelle existent pour chaque emplacement à partir duquel vous souhaitez collecter des données d’utilitaire. Identifiez les adresses de facturation et de service utilisées dans vos factures de services publics afin de pouvoir les faire correspondre aux enregistrements d’entité lors de la configuration.

Rôle requis : sn_nowassist_admin.nsa_admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

• Des définitions de mesures préconfigurées avec les mappages d’entités correspondants sont fournies pour simplifier la configuration initiale de Now Assist pour Gestion de la durabilité opérationnelle. Les quatre définitions métriques préconfigurées sont la consommation d’eau, de déchets, d’électricité et de gaz naturel. Ces définitions de mesures sont actives par défaut, aucune étape d’activation supplémentaire n’est requise pour les définitions préconfigurées.
• Si les définitions de mesures préconfigurées ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez créer ou utiliser une définition de mesure existante. Ensuite, mettez à jour la table Metric Definition (Définition de mesure) et créez ou mettez à jour des enregistrements de mappage pour lier la nouvelle définition aux identificateurs d’enregistrement appropriés. Lorsque vous utilisez des définitions de mesures personnalisées, vérifiez que tous les enregistrements de mappage pertinents sont mis à jour pour référencer les nouvelles définitions afin d’associer des données précises.
• La définition de mesure doit être activée avant d’utiliser la compétence pour les Intelligence documentaire factures de services publics.

Les définitions de mesures ne sont qu’une partie de la configuration. La table de mappage d’entités est expédiée vide et doit être renseignée avant que la compétence puisse acheminer les données extraites. Pour chaque adresse de facturation ou de service de vos factures de services publics, créez un enregistrement de mappage d’entité qui relie l’adresse à l’entité organisationnelle correspondante. Une fois les définitions de mesures et les mappages d’entités configurés, le système les utilise pour déterminer où appartiennent les données extraites. Le type d’utilitaire extrait (par exemple, électricité) est mis en correspondance avec la définition de mesure correcte en fonction du mappage de définition de mesure, et l’adresse de facturation ou de service identifie l’entité organisationnelle pertinente. La consommation ou le montant de la facture extrait est ensuite affecté à la tâche de données de mesure correcte.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Gestion de la durabilité opérationnelle > Espace de travail de durabilité opérationnelle > Métriques > Définitions de mesures automatisées.
2. Sélectionnez l’icône de filtre, puis sélectionnez Vue avancée.
3. Créez un filtre en sélectionnant Groupe, est, Intelligence documentaire pour les factures de services publics , puis sélectionnez OK.
4. Sélectionnez une définition de mesure, puis sélectionnez l’onglet Détails .
5. Remplissez les champs du formulaire.
   Pour en savoir plus sur les champs du formulaire, reportez-vous à la section Champs de définition de mesure automatisés.
6. Sélectionnez l’onglet Entités et ajoutez les entités associées à votre organisation pour lesquelles vous souhaitez collecter des données.
   Remarque :

   Répétez les étapes précédant cette remarque pour chaque définition de mesure que vous devez activer.
7. Sélectionnez Enregistrer.
   Après avoir activé toutes les définitions de mesures requises, créez des enregistrements de mappage d’entités pour lier les adresses de facturation et de service de vos factures de services publics aux entités organisationnelles correspondantes dans votre instance.
8. Accédez à la Tous > Gestion de la durabilité opérationnelle > Administration > Mappage d'entités.
   Remarque :

   La table Mappage d’entité est vide par défaut. Créez un enregistrement pour chaque adresse de facturation ou de service qui apparaît sur vos factures de services publics avant d’utiliser la Intelligence documentaire compétence Factures de services publics.
9. Sélectionnez Nouveau.
10. Remplissez les champs du formulaire.

    Tableau 1. Formulaire Mappage d’entité

    Champ	Description
    Identifiant de l'enregistrement	Adresse de facturation ou de service exacte telle qu’elle apparaît sur la facture de services publics. La valeur doit correspondre caractère par caractère, y compris l’espacement, la ponctuation et la mise en majuscules. Par exemple, si la facture imprime l’adresse comme « 1201 W Lake Street Unit 4 », entrez cette chaîne exacte. Une adresse partielle ou formatée différemment ne correspond pas et les données extraites ne sont pas acheminées vers une entité.
    Table	Défini automatiquement sur Entité [sn_grc_profile]. Aucune action n'est requise.
    Enregistrement connexe	Enregistrement d’entité organisationnelle correspondant à l’adresse de facturation ou de service, telle qu’une installation, un bâtiment ou une unité commerciale qui possède ou occupe l’emplacement dans l’identificateur d’enregistrement. Lorsqu’une facture de services publics est traitée, le système affecte les données extraites à la tâche de données de mesure de cette entité.
    Information supplémentaire	Champ utilisé pour spécifier les informations qui doivent être renseignées par l’administrateur. Certains champs tels que Classe d’entité et Propriétaire de l’entité doivent être renseignés manuellement. Le système peut remplir ce champ avec les champs d’enregistrement d’entité qui doivent être complétés. Vérifiez ce champ et mettez à jour l’enregistrement de l’entité avant de modifier le champ État.
    État	État de révision. En fonction des informations fournies dans le champ Informations supplémentaires , l’administrateur doit renseigner les informations requises puis modifier l’état de ce champ. Les choix sont les suivants. Aucun examen requis : utilisez cette option lorsqu’il n’y a aucun champ à renseigner dans l’enregistrement d’entité par l’administrateur. Examen requis : utilisez cette option si l’administrateur doit renseigner certains champs dans l’enregistrement d’entité. Révisé : utilisez cette option si l’administrateur a déjà fourni les informations dans les champs spécifiés dans les enregistrements d’entité. Ce champ est automatiquement défini sur Aucun examen requis. Vous devez changer l’état en Révisé après avoir fourni les informations.

11. Sélectionnez Soumettre.

Exemple

Une facture d’électricité téléchargée contient des frais de 416 $ et indique que l’adresse de service est « 1201 W Lake Street, Unit 4 ». Si un enregistrement de mappage d’entité existe avec l’identificateur d’enregistrement défini sur « 1201 W Lake Street, Unit 4 » et l’enregistrement connexe défini sur l’entité « Chicago Office », le système affecte automatiquement les frais de 416 USD à la tâche de données de mesure d’électricité de cette entité. Sans l’enregistrement du mappage d’entités, le système ne peut pas déterminer où acheminer les données extraites.