Utiliser un modèle de feuille de Microsoft Excel calcul pour les questionnaires externes

Les tiers et les engagements peuvent utiliser une Microsoft Excel feuille de calcul pour répondre aux questionnaires en téléchargeant le modèle, en le remplissant et en important la version finale dans le portail du tiers. Cela permet aux personnes chargées de répondre de fournir des informations en dehors du portail tiers.

Télécharger le modèle de questionnaire

Vous pouvez accéder au modèle de questionnaire via l’interface Espace de travail de gestion des fournisseurs utilisateur classique ou via le portail du tiers.

Si vous avez le rôle d’évaluateur de risques tiers (TPR) [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor] ou de gestionnaire TPR [sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager], vous pouvez télécharger le modèle de questionnaire en accédant au questionnaire souhaité et en sélectionnant Afficher les réponses. Pour en savoir plus sur le processus de modèle de questionnaire, reportez-vous à la section Répondre à l’aide d’un Microsoft Excel modèle.

Pour afficher un questionnaire à l’aide de l’interface utilisateur classique, sélectionnez Tous > Libre-service > Gestion des risques liés aux tiers > Évaluations des risques externes > Tous les éléments ouverts, sélectionnez l’évaluation souhaitée, puis sélectionnez Afficher les réponses en regard du questionnaire souhaité dans la liste connexe Questionnaire. Une fois la page du questionnaire ouverte, sélectionnez le lien Télécharger le modèle Excel.

Pour afficher un questionnaire à l’aide de , Espace de travail de gestion des fournisseurs sélectionnez Espaces de travail > Vendor Management Workspace, sélectionnez l’icône de liste, puis accédez à Évaluations des risques externes. Après avoir choisi l’évaluation souhaitée, accédez à la section Questionnaires et demandes de documents de l’onglet Vue d’ensemble des risques, puis sélectionnez le questionnaire souhaité. Une fois la page du questionnaire ouverte, sélectionnez le lien Télécharger le modèle Excel.

Remarque :

En tant qu’évaluateur ou gestionnaire TPR, vous pouvez soumettre un questionnaire après avoir terminé ce processus au nom d’un tiers ou d’un contact d’engagement si la propriété Autoriser les évaluateurs à répondre aux questionnaires et à les modifier pour les contacts de tiers (sn_svdp.allow_assessor_edit) est active. Pour plus d’informations sur la configuration de cette propriété et sur la réponse aux questionnaires, reportez-vous aux sections Configurer les TPRM propriétés, Répondre à un questionnaire pour un tiers ou un engagement et Examiner les réponses aux questionnaires externes.

L’exemple suivant montre la page du questionnaire.

Figure 1. Exemple de questionnaire

Important :

Le modèle de questionnaire est téléchargé au format .xlsx et une fois rempli, il doit être téléchargé dans le même format.

Remplir le modèle de questionnaire

Vous pouvez afficher les instructions pour remplir le modèle en accédant à l’onglet Instructions dans le fichier de modèle de questionnaire. Pour ajouter des données de question pour chaque section du questionnaire, accédez à l’onglet correspondant. Chaque onglet porte le nom de sa section et contient les données de question pertinentes.

Important :

Vous devez suivre les instructions pour chaque type de question et chaque entrée de colonne. Entrées dans les onglets Détails de la question, Dépend de et Requis lorsque les colonnes doivent correspondre à la balise, au nom de la question ou à l’action à référencer. La validation du modèle de questionnaire est limitée.

Importation du modèle de questionnaire

Importez un questionnaire rempli en sélectionnant Importer, puis en sélectionnant le fichier dans votre navigateur de fichiers. Une boîte de dialogue affiche l’état d’avancement de votre modèle de questionnaire à mesure que les réponses sont importées. Une fois l’importation terminée, vous pouvez examiner les résultats et sélectionner Copier pour copier le journal d’importation dans votre presse-papier, le cas échéant. Examinez le journal d’importation et corrigez les erreurs éventuelles avant de tenter de charger le modèle mis à jour.

L’exemple suivant montre la boîte de dialogue et le journal d’importation.

Figure 2. Exemple de journal d’importation

Limitations

Le modèle de questionnaire présente les limitations et exigences suivantes.

• Ne modifiez pas la structure ou le formatage du document ; N’effectuez des sélections ou saisissez du contenu que selon les instructions.
• Tous les types de questions n’ont pas été validés, de sorte que l’exactitude ou l’exhaustivité de certaines de vos réponses peuvent ne pas être vérifiées.
• Répondre à toutes les questions obligatoires ; Les laisser sans réponse peut entraîner une soumission incomplète.
• Remplissez certains types de questions, notamment Pièce jointe, Référence, Échelle de l’image et Modèle, dans l’instance ServiceNow ou avec l’aide d’un représentant tiers, car le modèle ne les prend pas en charge.
• Mise en forme du texte enrichi (par exemple, balises HTML telles que <b> ou <p>) n’est pas pris en charge lors de l’importation des réponses au questionnaire à partir d’un fichier Excel. Utilisez uniquement du texte brut.
• Suivez les conditions supplémentaires spécifiées dans la colonne Requis quand pour les questions conditionnelles, qui dépendent de vos réponses aux questions précédentes, comme indiqué dans la colonne Dépend de.
• Examinez attentivement la colonne Détails de la question, car elle fournit un contexte ou des informations supplémentaires sur les questions.
• Désactivez tous les filtres dans le modèle de questionnaire pour vous assurer de voir toutes les questions et d’y répondre, car les filtres peuvent masquer les questions.
• Évitez de modifier ou de distribuer le document sans autorisation, car cela viole l’accord sur les droits d’auteur et peut entraîner des sanctions pour vous ou votre organisation.

Pour plus d’informations sur les exigences relatives aux modèles de questionnaire, reportez-vous à l’onglet Instructions dans le fichier de modèle de questionnaire.

Pour les instructions que vous pouvez envoyer aux contacts de tiers, reportez-vous à la section Répondre à l’aide d’un Microsoft Excel modèle.

Remarque :

En raison de restrictions de licence, vous ne pouvez pas télécharger Évaluations partagées les modèles de questionnaire SIG (Standardized Information Gathering). Pour plus d’informations sur l’utilisation des questionnaires SIG, reportez-vous à la section Utilisation du questionnaire SIG pour une évaluation des risques.