Rubriques prédéfinies de gestion des réunions Microsoft Exchange Server pour Agent virtuel ITSM

Agent virtuel ITSM vous aide à gérer les réunions dans Microsoft Exchange Server. La rubrique Gérer des réunions EXS vous permet de planifier, reporter et annuler des réunions.

Gérer des réunions EXS

La Compréhension du langage naturel (NLU) est utilisée pour identifier et déclencher l'action de réunion qu'un utilisateur souhaite effectuer. Les utilisateurs peuvent planifier, reporter ou annuler une réunion.

Conditions requises :

• Spoke Microsoft Exchange Server (sn_exchange_spoke)
• Les adresses e-mail des participants à la réunion doivent être configurées dans la table des utilisateurs [sys_user] pour être ajoutées aux invitations de réunion.
• Certaines rubriques peuvent utiliser le spoke Zoom pour ajouter des liens de réunion.

Remarque :

si ces rubriques sont dupliquées dans un champ d'application différent de celui des conversations Agent virtuel ITSM, les logiques de script peuvent être affectées et entraîner des erreurs. Cette rubrique doit être dupliquée dans le champ d'application Conversations de l'Agent virtuel ITSM.

Gérer les réunions EXS : Annuler une réunion

Les utilisateurs peuvent envoyer un message pour demander à Agent virtuel d'annuler une réunion, ou sélectionner le modèle souhaité puis cliquer sur Annuler une réunion.

Flux de base :

1. L'utilisateur saisit les dates et heures de début et de fin de la réunion initiale.
2. L'Agent virtuel renvoie une liste de réunions potentielles à annuler.
3. L'utilisateur sélectionne la réunion souhaitée ou peut choisir d'annuler toutes les réunions planifiées pour la période indiquée.
4. Agent virtuel annule les réunions, envoie un e-mail à tous les participants et met à jour le calendrier.

Gérer les réunions EXS : Reporter une réunion

Les utilisateurs peuvent envoyer un message pour demander à Agent virtuel de reporter une réunion, ou sélectionner le modèle souhaité puis cliquer sur Reporter une réunion.

Flux de base :

1. L'utilisateur saisit la date initiale de la réunion.
2. L'Agent virtuel renvoie une liste de réunions potentielles à reporter.
3. L'utilisateur sélectionne la réunion souhaitée.
4. L'utilisateur saisit une nouvelle date/heure de réunion.
5. Agent virtuel replanifie la réunion, envoie des e-mails aux participants et met à jour le calendrier.

Agent virtuel replanifie la réunion, envoie des e-mails aux participants et met à jour le calendrier.

Gérer les réunions EXS : Planifier une réunion

Les utilisateurs peuvent envoyer un message pour demander à Agent virtuel de planifier une réunion, ou sélectionner le modèle souhaité puis cliquer sur Configurer une réunion.

Flux de base :

1. L'utilisateur saisit les adresses e-mail de tous les participants, ainsi que l'heure et la durée de la réunion.
2. Agent virtuel fournit une liste des heures de réunion disponibles, en fonction des calendriers des invités.
3. L'utilisateur saisit l'objet et la description de la réunion.
4. Agent virtuel renvoie les détails de la réunion.
5. L'utilisateur confirme que l'Agent virtuel doit planifier la réunion.
6. Après la confirmation de l'utilisateur, l'Agent virtuel envoie les e-mails d'invitation et planifie la réunion.