Administration des e-mails
Toutes les notifications par e-mail utilisent les propriétés d’e-mail que vous définissez pour votre instance et les comptes de messagerie que vous configurez. Votre service de messagerie peut également affecter la transmission réussie des e-mails entrants et sortants.
Comptes de messagerie
Les administrateurs d’e-mail configurent des comptes de messagerie pour permettre au système de se connecter à des services de messagerie externes tels que des serveurs POP3, SMTP ou IMAP. Vous pouvez utiliser les ServiceNow comptes de messagerie fournis ou créer vos propres comptes pour vos propres services de messagerie.
Propriétés d'e-mail
Utilisez les Propriétés d’e-mail pour configurer les paramètres des e-mails entrants et sortants. Les propriétés d’e-mail s’appliquent à tous les comptes de messagerie.
Restrictions de taille du service d’e-mail
- Configurations d’e-mail standard : pour les instances qui utilisent la configuration d’e-mail standard, les serveurs de messagerie ne peuvent pas envoyer ou recevoir d’e-mails ServiceNow supérieurs à environ 50 Mo (avant encodage), y compris l’en-tête de l’e-mail, le corps du texte et les pièces jointes. Les messages électroniques sont codés par un client de messagerie, ce qui augmente la taille totale des messages électroniques. La restriction de taille maximale ServiceNow du serveur de messagerie est de 75 Mo (après encodage). La limite maximale de taille d’e-mail est appliquée, quelles que soient les limites de taille de pièce jointe configurées.
- Configurations de messagerie alternatives – Si votre service de messagerie utilise un serveur appartenant à l’entreprise ou à un serveur tiers, la limite de taille approximative de 50 Mo (y compris l’en-tête de l’e-mail, le corps du texte et les pièces jointes) peut toujours s’appliquer. Toutefois, votre service peut prendre en charge différentes tailles totales maximales de fichier pour les e-mails entrants et sortants. Vérifiez auprès de l’administrateur de messagerie de votre service de messagerie pour vérifier les limites de taille des e-mails.
Pour plus d’informations sur la façon dont le codage peut affecter la taille et la transmission des e-mails, consultez KB0521772.
Disponibilité du service d’e-mail
Le service d’e-mail est intentionnellement arrêté sur les clones d’instance pour empêcher le renvoi d’e-mail déjà remis. Les mises à niveau ne nécessitent plus d’interruption prolongée du service de messagerie. Les instances continuent de traiter les e-mails pendant une mise à niveau. Pour une explication possible des e-mails non délivrés, consultez ce billet de blog d’un ServiceNow ingénieur du support technique dans le ServiceNow Community.
Pour obtenir des instructions sur la création et l’envoi d’e-mails personnalisés lorsque des événements se produisent sur l’instance, reportez-vous aux tâches de la section Notifications par SMS et par e-mail.
Communication d’instance à instance par e-mail
Utilisez les services Web pour communiquer entre deux instances.
Désigner les domaines d’e-mail non approuvés et approuvés
À l’aide du Centre de sécurité de l’instance, vous pouvez surveiller les mesures d’e-mails entrants bloqués et autorisés pour votre instance. Pour plus d’informations, consultez Désigner les domaines de messagerie non approuvés et approuvés.
Étapes suivantes après l’activation de l’e-mail
Après avoir activé l’e-mail sur votre instance, envisagez d’effectuer plusieurs de ces tâches importantes.
- Testez la configuration d’e-mail en acheminant tous les e-mails vers un seul utilisateur (définissez la glide.email.test.user propriété).
- Passez en revue les catégories de notification de base de référence, les notifications par e-mail et les modèles pour déterminer s’ils répondent aux besoins de votre entreprise.
- Passez en revue les actions d’e-mail entrant de base de référence pour déterminer si elles répondent aux besoins de votre entreprise.
- Déterminez si vous souhaitez utiliser des mises en page d’e-mail pour ajouter des éléments de contenu cohérents.
- Déterminez si vous souhaitez utiliser des filtres d’e-mail pour restreindre les e-mails que l’instance reçoit.
- Déterminez si vous souhaitez mettre en œuvre une politique de conservation pour archiver et détruire les e-mails à certains intervalles.
- Déterminez le type de filigrane utilisé par le courrier électronique sortant pour associer des enregistrements à des messages électroniques.
- Déterminez si vous souhaitez créer des utilisateurs lorsque l’instance reçoit un e-mail d’un utilisateur non reconnu.
- Définissez la priorité des messages sortants. Par défaut, l’instance envoie des e-mails avec une priorité en bloc (définissez la glide.smtp.precedence_bulk propriété).
- Empêchez les utilisateurs non approuvés de déclencher des actions entrantes afin d’empêcher les e-mails indésirables d’affecter votre instance.
- Mettez en place un filtre anti-spam pour restreindre les messages indésirables envoyés à vos adresses e-mail personnalisées.