Conservation des e-mails

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 12 mars 2026
  • 3 minutes de lecture

    • Vous pouvez archiver et éventuellement détruire les e-mails dont vous n’avez plus besoin ou si votre table E-mail est trop grande.

    La conservation des e-mails est disponible à partir de la version Helsinki.

    Modules d’extension d’archivage et de destruction des e-mails

    La fonctionnalité d’archivage et de destruction des e-mails utilise les modules d’extension Archivage des données et Conservation des e-mails . Le module d’extension Data Archiving doit être actif pour archiver et détruire les enregistrements d’e-mail. Le module d’extension Rétention des e-mails fournit un ensemble de règles qui spécifient quand le système archive et détruit les enregistrements d’e-mail.
    Remarque :
    Le module d’extension Rétention des e-mails empêche également le système de supprimer les filigranes, qui sont requis pour que les actions d’e-mails entrants continuent de fonctionner.

    Le module d’extension Rétention des e-mails et les règles d’archivage et de destruction associées sont activés par défaut sur les nouvelles instances. Sur les instances mises à niveau, vous devez activer manuellement le module d’extension ainsi que les règles d’archivage et de destruction. ServiceNow recommande de passer en revue et d’approuver ces règles avant de les activer.

    Si votre instance dispose déjà d’un processus pour gérer les enregistrements d’e-mails, vous n’avez pas besoin d’activer le module d’extension Conservation des e-mails. Si vous souhaitez remplacer votre processus actuel par Conservation des e-mails, assurez-vous de désactiver le processus actuel avant d’activer les règles d’archivage et de destruction.

    Archivage et destruction des enregistrements d’e-mails

    L’archivage consiste à déplacer des enregistrements de la table d’e-mail [sys_email] vers la table d’archivage d’e-mail [ar_sys_email] lorsqu’ils dépassent la limite de temps de la règle d’archivage. Détruire signifie supprimer des enregistrements de la table Archiver l’e-mail lorsqu’ils dépassent la limite de temps de la règle de destruction.

    Remarque :
    Lorsqu’une règle de destruction supprime les enregistrements d’e-mail, les filigranes associés ne sont pas supprimés. Ils sont conservés pour garantir que vos actions d’e-mails entrants continuent de fonctionner.

    Règles d’archivage et de destruction par défaut

    La rétention des e-mails fournit la règle d’archivage des e-mails suivante :

    E-mail – Plus d’un an ou ignoré : archive les enregistrements de messages électroniques qui ont été créés plus de 365 jours avant la date actuelle et qui sont de type reçu-ignoré ou envoyé-ignoré.

    La rétention des e-mails fournit également la règle de destruction des e-mails suivante :

    Archive d’e-mails : plus d’un an : détruit les enregistrements d’e-mails qui ont été archivés pendant plus de 365 jours avant la date actuelle.

    Avec ces paramètres par défaut, vos messages électroniques sont conservés sur l’instance pendant un total de deux ans : un an dans la table des e-mails et un an dans la table des archives des e-mails. À la fin de cette période, le système supprime les enregistrements d’e-mails expirés de la table d’archivage des e-mails.

    Remarque :
    Par défaut, ces règles sont actives sur les nouvelles instances et inactives lors des mises à niveau. Le système exécute des règles d’archivage et de destruction lorsque vous les activez.

    Compatibilité avec d’autres implémentations de gestion des enregistrements

    Si vous utilisez déjà une autre méthode pour gérer les enregistrements d’e-mails, comme les nettoyeurs de tables, vous n’avez pas besoin d’utiliser la fonctionnalité de conservation des e-mails. Pour éviter une suppression inattendue d’enregistrement, ServiceNow il est recommandé d’éviter d’utiliser simultanément plusieurs processus de gestion des e-mails sur la même instance.

    Remarque :
    Pour obtenir de l’aide pour remplacer votre implémentation existante de la gestion des enregistrements par la conservation des e-mails, contactez vos services professionnels ou votre représentant commercial.

    Effets de l’archivage et de la suppression des enregistrements d’e-mails

    Actions d’e-mail entrant : copiez le corps d’un e-mail dans les notes de travail de l’enregistrement connexe. Si l’enregistrement d’e-mail entrant est supprimé ultérieurement, la section E-mail reçu n’est plus visible dans les notes de travail, bien qu’elle contienne toujours une copie texte de l’e-mail.

    Lorsque le système envoie un message électronique à propos d’un enregistrement, le formateur d’activité affiche une section E-mail envoyé avec un lien vers le message par e-mail. Si le système archive le message électronique, le formateur d’activité supprime la section E-mail envoyé . Lorsque le système supprime le message électronique, il n’est plus visible dans le formateur d’activité ni dans les notes de travail.
    Remarque :
    Définissez la durée d’archivage suffisamment longue pour que vos utilisateurs puissent accéder aux e-mails envoyés via le formateur d’activité.

    L’archivage des enregistrements d’e-mail modifie les méthodes disponibles pour le système pour identifier l’e-mail entrant en tant que réponse. Après l’archivage d’un enregistrement d’e-mail, le système ne peut plus utiliser le champ En réponse à pour faire correspondre un e-mail entrant à un enregistrement d’e-mail. Toutefois, le système peut toujours faire correspondre les e-mails entrants à un enregistrement existant à partir d’un numéro d’enregistrement ou d’un filigrane.