Approbation de document

Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus d’examen.

Workflow d'approbation

Une fois le document révisé, soumettez-le pour approbation. Si le document n’a pas d’approbateur, le processus d’approbation est omis.

Lorsque le document est actif, le workflow Document Management par défaut est utilisé pour gérer les approbations :

Figure 1. Workflow par défaut de Document Management

Si l’approbateur rejette le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés et la révision du document est annulée. L’auteur, le propriétaire et l’approbateur doivent discuter des modifications à apporter au document. Lorsque le document est prêt, une nouvelle révision peut être lancée.

Si l’approbateur final approuve le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés. Une fois l’approbation finale réussie, l’étape du document passe à Prêt pour publication dans la liste Révisions de documents :

Figure 2. Résultat du workflow par défaut de Document Management

Modification du processus pour plusieurs approbateurs

S’il y a plusieurs approbateurs, le processus d’approbation fonctionne par séquence et plusieurs approbateurs peuvent être affectés à une seule séquence. Par exemple :

• Séquence 1 : approbateurs A et B
• Séquence 2 : approbateurs C et D
• Séquence 3 : approbateur E

Étant donné que les séquences se déroulent dans l’ordre chronologique croissant, les approbateurs A et B reçoivent la demande d’approbation en premier (les approbateurs C, D et E ne font pas encore partie du processus). À l’instar du processus de révision, le premier approbateur à agir dans une séquence dicte ce qu’il advient du document. Si l’approbateur A agit en premier et rejette le document, le processus d’approbation s’arrête et l’état est défini sur Annulé. Le statut de l’approbateur B devient N’est plus nécessaire. Si l’approbateur A agit en premier et approuve le document, le processus s’arrête et l’état de l’approbateur B passe à N’est plus nécessaire. Ensuite, le document passe à la séquence d’approbation 2. Après qu’au moins un approbateur dans chaque séquence a approuvé le document, l’auteur et le propriétaire sont informés que le document a été approuvé.