Fonctionnalités de Managed Documents

Managed Documents est une solution légère basée sur ITIL pour la création et la gestion de documents électroniques au sein de votre instance.

Cette application ajoute une couche de contrôle autour de n’importe quel document en fournissant des options de workflow, de stockage, de sécurité et de catégorisation. Elle peut être utilisée pour une variété de documents internes, tels que les politiques et procédures, la documentation de conformité et les articles de la base de connaissances. Parce qu’il est intégré à l’instance, Managed Documents offre une alternative transparente aux systèmes tiers.

Tableau 1. Fonctionnalités

Fonctionnalité	Description
Arrivée/Libération	Suivez les révisions, l’historique d’approbation et les notifications automatisées pour les approbateurs et les réviseurs. Utile pour les auteurs de conformité et de risques, les rédacteurs de politiques et de procédures et les administrateurs de contrats.
Catégorisation	Classez les documents pour l’organisation et la recherche.
Contrôle d'accès	Partager des documents avec les utilisateurs sélectionnés.
Contrôle des révisions	Suivez les changements apportés aux documents.
Signature numérique pour approbation	Intégration au module d’extension Approval with E-Signature.
Workflow	Prenez en charge une révision et une approbation cohérentes du contenu.
Sécurité	Utilisez un paramètre de sécurité élevé.

• Concepts de Managed Documents
  Les concepts suivants expliquent les documents gérés : document géré, collecte de documents, révisions de documents et paramètres de documents.
• Définition du workflow d’un document
  Dans le système de base, tous les documents gérés utilisent le workflow Managed Documentslorsque la case Active est cochée.
• Définition des paramètres du document
  Avant d’utiliser l’application Managed Documents, l’utilisateur disposant du rôle document_management_admin doit définir les paramètres qui définissent les types de documents à gérer via l’application. Managed Documents fournit à la fois des options de paramètres de base et personnalisées.
• Domain Separation et Managed Documents
  Managed Documents ne prend pas en charge Domain Separation. Séparation de domaine vous permet de séparer les données, les processus et les tâches administratives en groupes logiques appelés domaines. Vous pouvez contrôler plusieurs aspects de cette séparation, notamment les utilisateurs qui peuvent voir les données et y accéder.