Administration des e-mails
Toutes les notifications par e-mail utilisent les propriétés d’e-mail que vous définissez pour votre instance et les comptes de messagerie que vous configurez. Votre service de messagerie peut également affecter la réussite de la transmission des e-mails entrants et sortants.
Comptes de messagerie électronique
Les administrateurs de messagerie configurent des comptes de messagerie pour permettre au système de se connecter à des services de messagerie externes tels que des serveurs POP3, SMTP ou IMAP. Vous pouvez utiliser les comptes de ServiceNow messagerie fournis ou créer vos propres comptes pour vos propres services de messagerie.
Propriétés d'e-mail
Utilisez les propriétés d’e-mail pour configurer les paramètres des e-mails entrants et sortants. Les propriétés d’e-mail s’appliquent à tous les comptes e-mail.
Restrictions de taille du service d’e-mail
- Configurations d’e-mail standard : pour les instances qui utilisent la configuration d’e-mail standard, les serveurs de ServiceNow messagerie ne peuvent pas envoyer ou recevoir d’e-mails de plus de 50 Mo environ (avant l’encodage), y compris l’en-tête de l’e-mail, le corps de texte et les pièces jointes. Les e-mails sont codés par un client de messagerie, ce qui augmente la taille totale des e-mails. La limite de taille maximale ServiceNow du serveur de messagerie est de 75 Mo (après encodage). La limite de taille maximale d’e-mail est appliquée, quelles que soient les limites de taille de pièce jointe configurées.
- Autres configurations de messagerie : si votre service de messagerie utilise un serveur appartenant à l’entreprise ou à un tiers, la restriction de taille approximative de 50 Mo (y compris l’en-tête de l’e-mail, le corps de texte et les pièces jointes) peut toujours s’appliquer. Toutefois, votre service peut prendre en charge des tailles totales de fichier maximales différentes pour les e-mails entrants et sortants. Consultez l’administrateur de messagerie de votre service de messagerie pour vérifier les limites de taille des e-mails.
Pour plus d’informations sur la façon dont le codage peut affecter la taille et la transmission des e-mails, consultez KB0521772.
Disponibilité du service d’e-mail
Le service de messagerie est intentionnellement arrêté sur les clones d’instance pour empêcher le renvoi d’e-mails déjà délivrés. Les mises à niveau ne nécessitent plus d’interruption prolongée du service de messagerie. Les instances continuent de traiter les e-mails pendant une mise à niveau. Pour une explication possible des e-mails non délivrés, consultez ce billet de blog rédigé par un ServiceNow ingénieur du support technique dans le ServiceNow Community.
Pour obtenir des instructions sur la création et l’envoi d’e-mails personnalisés lorsque des événements se produisent sur l’instance, consultez les tâches dans Notifications par SMS et par e-mail.
Communication d’instance à instance par e-mail
Utilisez les services Web pour communiquer entre deux instances.
Désigner des domaines de messagerie non approuvés et approuvés
À l’aide du Centre de sécurité de l’instance, vous pouvez surveiller les mesures d’e-mails entrants bloqués et autorisés pour votre instance. Pour plus d’informations, consultez Désigner des domaines de messagerie non approuvés et approuvés.
Étapes suivantes après l’activation de l’e-mail
Après avoir activé l’e-mail sur votre instance, envisagez d’effectuer plusieurs de ces tâches importantes.
- Testez la configuration de l’e-mail en acheminant tous les e-mails vers un seul utilisateur (définissez la glide.email.test.user propriété).
- Passez en revue les catégories de notification, les notifications par e-mail et les modèles de base de référence pour déterminer s’ils répondent aux besoins de votre entreprise.
- Passez en revue les actions d’e-mail entrant de base de référence pour déterminer si elles répondent aux besoins de votre entreprise.
- Déterminez si vous souhaitez utiliser des mises en page d’e-mail pour ajouter des éléments de contenu cohérents.
- Déterminez si vous souhaitez utiliser des filtres d’e-mail pour restreindre l’e-mail que l’instance reçoit.
- Déterminez si vous souhaitez implémenter une politique de conservation pour archiver et détruire les e-mails à certains intervalles.
- Déterminez quel type de filigrane est utilisé par e-mail sortant pour associer des enregistrements à des e-mails.
- Déterminez si vous voulez créer des utilisateurs lorsque l’instance reçoit un e-mail d’un utilisateur non reconnu.
- Définissez la priorité du courrier sortant. Par défaut, l’instance envoie un e-mail avec une priorité de bloc (définissez la glide.smtp.precedence_bulk propriété).
- Envisagez d’empêcher les utilisateurs non approuvés de déclencher des actions entrantes afin d’empêcher les e-mails indésirables d’affecter votre instance.
- Implémentez un filtre anti-spam pour restreindre les messages indésirables envoyés à vos adresses e-mail personnalisées.