Synthèses d’e-mails

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Un résumé d’e-mail est un e-mail unique qui résume l’activité d’une notification sélectionnée et son enregistrement cible au cours d’un intervalle de temps spécifié. Vous pouvez activer une synthèse d’e-mail pour réduire le nombre de notifications reçues lorsque des mises à jour fréquentes de l’enregistrement associé se produisent dans un court laps de temps.

    Figure 1. Exemple de synthèse d’e-mail
    Exemple de résumé d’e-mail contenant un résumé des commentaires sur l’incident
    Remarque :
    Les synthèses d’e-mail s’appliquent uniquement aux notifications par e-mail et ne sont pas prises en charge pour les SMS, les notifications push et les flux d’activité.

    Fonctionnement des synthèses d’e-mails

    Dans les instances nouvelles ou mises à niveau, le module d’extension Email Digest (com.glide.email_digest) est activé par défaut. Votre instance doit utiliser l’interface Interface utilisateur principale , car la fonctionnalité de synthèse d’e-mail implique de définir les préférences de notification de l’utilisateur dans la fenêtre Paramètres système.

    Les administrateurs déterminent quelles notifications peuvent être envoyées dans une synthèse d’e-mail et configurent le contenu de synthèse pour ces notifications. Les administrateurs peuvent également contrôler les intervalles des synthèses. Un intervalle correspond à la durée pendant laquelle les notifications sont collectées pour la synthèse, par exemple tous les jours ou toutes les heures.

    Les utilisateurs activent la synthèse et sélectionnent l’intervalle de synthèse pour une notification spécifique dans leurs préférences de notification. Le système accumule les notifications qui devraient normalement être envoyées pendant l’intervalle spécifié et les résume dans la synthèse de l’e-mail.

    Lors du traitement d’un résumé d’e-mail, le système :
    • Stocke la configuration de synthèse de la notification dans la table Notifications [sysevent_email_action].
    • Stocke temporairement le contenu de la notification accumulé pour un utilisateur dans la table Parties de synthèse d’e-mail [sys_email_digest_part] et la table Utilisateurs de la partie de synthèse d’e-mail [sys_email_digest_part_user].
    • Exécute une tâche de synthèse d’e-mail toutes les 15 minutes pour vérifier quand une synthèse est prête à être envoyée à un utilisateur.

      Le système utilise l’intervalle de synthèse pour déterminer quand la synthèse est prête à être envoyée. L’intervalle de synthèse commence lorsque la première notification est déclenchée pour l’utilisateur et s’arrête à la fin de l’intervalle.

    • Envoie la synthèse de l’e-mail à l’utilisateur peu après la fin de l’intervalle de synthèse sélectionné.

      Par exemple, si un utilisateur sélectionne un intervalle de synthèse horaire et que la première notification est déclenchée à 8 h 15, l’intervalle commence à 8 h 15. Lorsque l’intervalle de synthèse se termine, le système génère la synthèse d’e-mail environ une heure plus tard, vers 9h15 ou peu après, selon l’heure d’exécution de la tâche de synthèse d’e-mail.

    Configurer les synthèses d’e-mail

    Ce qu’il faut faire : administrateurs
    1. Passez en revue les intervalles de synthèse du système de base et, si nécessaire, créez ou modifiez des intervalles.

      Les intervalles de digestion du système de base sont d’un jour (24 heures), d’une heure, toutes les quatre heures et de sept jours (hebdomadaire).

    2. Déterminez les notifications par e-mail qui peuvent être envoyées dans une synthèse et configurez le contenu de synthèse de l’e-mail pour ces notifications.

      Lorsque vous déterminez quelles notifications sont appropriées pour une synthèse d’e-mail, tenez compte du contenu et des intervalles de notification que vos utilisateurs peuvent sélectionner. Par exemple, les synthèses qui peuvent être générées chaque semaine peuvent être mieux adaptées aux notifications non urgentes.

    Ce qu’il faut faire — tous les utilisateurs

    Pour une notification qui peut être envoyée dans un résumé d’e-mail, activez la synthèse d’e-mail dans vos préférences de notification (onglet Notifications de la fenêtre Paramètres du système). Vous spécifiez également l’intervalle de temps dans lequel les notifications sont accumulées.

    Étape suivante
    Si vous êtes un administrateur, commencez le processus de configuration des synthèses en examinant les intervalles de synthèse des e-mails du système de base et en créant ou modifiez les intervalles.