Conservation des e-mails

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Vous pouvez archiver et éventuellement détruire les e-mails dont vous n’avez plus besoin ou si votre table Email est trop volumineuse.

    La conservation des e-mails est disponible à partir de la version Helsinki.

    Modules d’extension d’archivage et de destruction d’e-mails

    La fonctionnalité d’archivage et de destruction des e-mails utilise les modules d’extension Archivage des données et Conservation des e-mails . Le module d’extension d’archivage des données doit être actif pour archiver et détruire les enregistrements d’e-mails. Le module d’extension Conservation des e-mails fournit un ensemble de règles qui spécifient à quel moment le système archive et détruit les enregistrements d’e-mails.
    Remarque :
    Le module d’extension Conservation des e-mails empêche également le système de supprimer les filigranes, qui sont nécessaires pour que les actions d’e-mail entrant continuent de fonctionner.

    Le module d’extension Conservation des e-mails et les règles d’archivage et de destruction associées sont actifs par défaut sur les nouvelles instances. Sur les instances mises à niveau, vous devez activer manuellement à la fois le module d’extension et les règles d’archivage et de destruction. ServiceNow vous recommande de passer en revue et d’approuver ces règles avant de les activer.

    Si votre instance dispose déjà d’un processus pour gérer les enregistrements d’e-mails, vous n’avez pas besoin d’activer le module d’extension Conservation des e-mails. Si vous souhaitez remplacer votre processus actuel par la conservation des e-mails, veillez à désactiver le processus actuel avant d’activer les règles d’archivage et de destruction.

    Archivage et destruction des enregistrements d’e-mail

    L’archivage consiste à déplacer des enregistrements de la table E-mail [sys_email] vers la table Archiver les e-mails [ar_sys_email] lorsqu’ils dépassent la limite de temps de la règle d’archivage. Détruire signifie supprimer les enregistrements de la table Archiver les e-mails lorsqu’ils dépassent la limite de temps de la règle de destruction.

    Remarque :
    Lorsqu’une règle de destruction supprime des enregistrements d’e-mail, les filigranes associés ne sont pas supprimés. Ils sont conservés pour garantir que vos actions d’e-mail entrant continuent de fonctionner.

    Règles d’archivage et de destruction par défaut

    La conservation des e-mails fournit les règles d’archivage des e-mails suivantes :
    • E-mails : ignorés et datant de plus de 90 jours : archive les enregistrements de messages électroniques qui ont été créés plus de 90 jours avant la date actuelle et qui sont de type reçu-ignoré ou envoyé-ignoré.
    • E-mails - Plus d’un an : archive les enregistrements de messages électroniques qui ont été créés plus de 365 jours avant la date actuelle.

    La conservation des e-mails fournit également cette règle de destruction des e-mails :

    Archive d’e-mail - Plus d’un an : détruit les enregistrements d’e-mail qui ont été archivés pendant plus de 365 jours avant la date actuelle.

    Avec ces paramètres par défaut, vos e-mails sont conservés sur l’instance pendant deux ans au total : un an dans la table E-mail et un an dans la table Archive d’e-mail. À la fin de cette période, le système supprime les enregistrements d’e-mail expirés de la table d’archivage d’e-mail.

    Remarque :
    Par défaut, ces règles sont actives sur les nouvelles instances et inactives sur les mises à niveau. Le système exécute des règles d’archivage et de destruction lorsque vous les activez.

    Compatibilité avec d’autres implémentations de gestion des enregistrements

    Si vous utilisez déjà une autre méthode pour gérer les enregistrements d’e-mails, comme les nettoyeurs de tables, vous n’avez pas besoin d’utiliser la fonctionnalité de conservation des e-mails. Pour éviter toute suppression inattendue d’enregistrement, ServiceNow nous vous recommandons d’éviter d’utiliser plusieurs processus de gestion des e-mails sur la même instance en même temps.

    Remarque :
    Pour obtenir de l’aide sur le remplacement de votre implémentation existante de la gestion des enregistrements par la conservation des e-mails, contactez votre service professionnel ou votre représentant commercial.

    Effets de l’archivage et de la suppression des enregistrements d’e-mail

    Les actions sur e-mail entrant copient le corps d’un e-mail dans les notes de travail de l’enregistrement connexe. Si l’enregistrement de l’e-mail entrant est supprimé ultérieurement, la section E-mail reçu n’est plus visible dans les notes de travail, bien qu’elle contienne toujours une copie texte de l’e-mail.

    Lorsque le système envoie un message électronique à propos d’un enregistrement, le formateur d’activité affiche une section E-mail envoyé contenant un lien vers l’e-mail. Si le système archive l’e-mail, le formateur d’activité supprime la section E-mail envoyé . Lorsque le système supprime l’e-mail, il n’est plus visible dans le formateur d’activité ni dans les notes de travail.
    Remarque :
    Définissez la durée d’archivage suffisamment longue pour que vos utilisateurs puissent accéder aux e-mails envoyés via le formateur d’activité.

    L’archivage des enregistrements d’e-mails modifie les méthodes disponibles pour le système afin d’identifier les e-mails entrants comme une réponse. Après l’archivage d’un enregistrement d’e-mail, le système ne peut plus utiliser le champ En réponse à pour faire correspondre un e-mail entrant à un enregistrement d’e-mail. Toutefois, le système peut toujours faire correspondre un e-mail entrant à un enregistrement existant à partir d’un numéro d’enregistrement ou d’un filigrane.