Enregistrements connexes à l’archive

Archivez, effacez ou supprimez les enregistrements connexes d’une règle d’archivage.

Avant de commencer

Rôle requis : admin.

Procédure

1. Accédez à la règle d’archivage que vous souhaitez configurer de l’une des façons suivantes.

   Option	Étapes
   Utilisation d’une politique de gestion des données	Accédez à la Tout > Gestion des données système > Politiques de gestion des données. Sélectionnez la politique de gestion des données qui contient la règle d’archivage. Dans la liste connexe Règles d’archivage, sélectionnez la règle d’archivage que vous souhaitez configurer. Dans la liste connexe Archiver les enregistrements connexes , sélectionnez Nouveau.
   Utilisation du module Règles d’archivage	Accédez à la Tout > Archivage système > Règles d'archivage. Sélectionnez la règle d’archivage que vous souhaitez configurer. Dans la liste connexe Archiver les enregistrements connexes , sélectionnez Nouveau.

2. Sélectionnez l’action à effectuer sur les enregistrements connexes dans le champ Action .

   Action	Description
   Archive	Archivez les enregistrements qui font référence à l’enregistrement archivé.
   Effacer	Supprimez la référence à l’enregistrement archivé. L’enregistrement ne fait plus référence à l’enregistrement archivé et n’apparaît plus en tant qu’enregistrement connexe dans les archives futures.
   Supprimer	Supprimez les enregistrements qui font référence à l’enregistrement archivé.

3. Sélectionnez les enregistrements connexes que vous souhaitez archiver, effacer ou supprimer en sélectionnant une relation dans le champ Référence .
   Le champ Référence répertorie toutes les relations qui existent avec la table archivée. Il existe deux types de relations dans la liste.

   Champs de référence

   La liste contient des champs de référence dans d’autres tables qui font référence à la table archivée.

   Par exemple, vous créez une règle d’archivage sur la table Problème [problem]. Vous pouvez inclure les enregistrements d’incidents connexes en sélectionnant le champ de référence Problème dans l’incident dans la table Incident [incident].

   • L’action Archiver archive tout enregistrement d’incident qui fait référence à un problème archivé.
   • L’action Effacer met à jour tout enregistrement d’incident avec une référence à l’enregistrement de problème archivé en effaçant la référence. Si la référence est une relation plusieurs à plusieurs, la règle d’enregistrement connexe supprime la référence au lieu de l’effacer.
   • L’action Supprimer supprime tout enregistrement d’incident qui fait référence à l’enregistrement de problème archivé.

   Champs d'ID de document

   La liste contient des champs d’ID de document dans d’autres tables qui pointent vers la table archivée. Les relations d’ID de document affichent un caractère astérisque (*) à la fin du nom de la sélection.

   Par exemple, vous créez une règle d’archivage sur la table Problème [problem]. Vous pouvez inclure des enregistrements de pièces jointes connexes en sélectionnant la référence ID système de table Pièce jointe(sys_attachment)* .

   • L’action Archiver met à jour l’enregistrement de pièce jointe pour modifier l’ID de document afin qu’il fasse référence à l’enregistrement de table archivé.
   • L’action Effacer supprime la référence de l’ID de document à l’enregistrement archivé. L’enregistrement ne fait plus référence à l’enregistrement archivé et n’apparaît plus en tant qu’enregistrement connexe dans les archives futures.
   • L’action Supprimer supprime tout enregistrement de pièce jointe faisant référence à l’enregistrement primaire archivé.

   Remarque :

   Vous ne pouvez pas sélectionner de références à partir de certaines tables système internes ou de tables périphériques. Par exemple :

   • Audit sys [sys_audit]
   • Enregistrement d’audit supprimé [sys_audit_delete]
   • Changement de relation d’audit [sys_audit_relation]
   • Pièce jointe [sys_attachment]
   • Entrée de journal [sys_journal_field]
4. Facultatif : Appliquez une règle d’archivage aux enregistrements connexes que vous archivez en sélectionnant une règle dans le champ Règle de table de référence .
   Par exemple, si vous disposez déjà d’une règle d’archivage pour la table Incident [incident], sélectionnez la règle d’archivage des incidents existante lors de l’archivage des enregistrements liés aux enregistrements d’incidents.

   Remarque :

   Vous contrôlez la profondeur en cascade en spécifiant une règle d’archivage dans le champ Règle de table de référence . Les enregistrements connexes sans règle d’archivage spécifiée ne sont pas en cascade.

   • Avant la Washington DC publication, si une règle d’archivage était définie dans le système pour une table d’enregistrement connexe, le système mettait et traitait automatiquement cette règle d’archivage et les enregistrements connexes qui lui sont associés.
   • À partir de la Washington DC version, même si une règle d’archivage existe pour la table d’un enregistrement connexe, vous devez déclarer cette règle dans le champ Règle de la table de référence pour obtenir ce comportement en cascade. Si vous avez plusieurs enregistrements connexes sur plusieurs tables, vous pouvez décider lequel de ces enregistrements vous souhaitez inclure dans la cascade en spécifiant la règle de table de référence.
5. Sélectionnez Soumettre.