Configurer les notifications par e-mail pour les listes de surveillance
Les listes de surveillance (glide_list type de champ) permettent à plusieurs utilisateurs de s’abonner aux notifications d’une tâche. Vous pouvez spécifier des conditions dans une notification par e-mail pour envoyer des notifications par e-mail aux membres lorsque les conditions sont remplies.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Pour recevoir ces notifications, les utilisateurs doivent définir une adresse e-mail dans leur enregistrement utilisateur ou saisir une adresse e-mail dans le champ e-mail de la liste de surveillance.
Une configuration avancée utilisant des listes de surveillance implique de placer deux listes de surveillance sur un formulaire, l’une pour les commentaires généraux sur une tâche et l’autre pour les notes de travail ou les commentaires non publics. En configurant des notifications par e-mail distinctes, des utilisateurs distincts sur chaque liste de surveillance peuvent être informés sur des informations différentes.
Si les utilisateurs d’une liste de surveillance reçoivent plus d’un e-mail pour chaque mise à jour d’un incident, cela peut être dû au fait que d’autres destinataires répondent tous à une notification par e-mail. Les destinataires peuvent recevoir des e-mails via leur système de messagerie (Outlook, Groupwise, entre autres) et via le système de base. Pour arrêter cette duplication, supprimez les noms des autres utilisateurs de l’e-mail ou de la liste de surveillance.
Procédure
- Ouvrez la notification à configurer.
- Dans la section Qui recevra, sélectionnez l’icône à côté d’Utilisateurs/groupes dans les champs.
- Double-cliquez sur Liste de surveillance dans la colonne Disponible pour la déplacer vers la colonne Sélectionné .
- Cliquez sur Mettre à jour.