Créer un document

Une fois que les paramètres Documents gérés ont été définis par l’administrateur, les documents peuvent être créés, demandés, extraits, modifiés, enregistrés, copiés et, si nécessaire, restaurés à une version antérieure.

Une fois que les documents ont été ajoutés à l’application Documents gérés, ils peuvent être regroupés en collections de documents.

• Approbation de document
  Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus de revue.
• Processus d’examen
  Au cours du processus d’examen, le réviseur approuve ou rejette le document. Il arrive parfois qu’un document ait plusieurs réviseurs.
• Activer la signature électronique pour approbation
  Activation de la signature électronique pour approbation. Les signatures électroniques sont utiles si vous devez obtenir une signature numérique à des fins de conformité ou d’audit.
• Publier une révision approuvée
  Publier une révision de document qui a été approuvée.
• Soumettre une révision pour examen de brouillon
  Soumettre un brouillon de document pour révision.
• Créer ou demander un nouveau document
  Une fois qu’un administrateur a défini les paramètres de l’application Documents gérés, vous pouvez créer ou demander de nouveaux documents.
• Enregistrer un document
  Enregistrez le document après l’avoir révisé afin que d’autres utilisateurs puissent le retirer.
• Copier un document
  Un document peut être dupliqué à tout moment. Ceci est utile si vous avez un document existant que vous souhaitez utiliser comme base pour un nouveau document.
• Désactiver un document
  Pour modifier l’état du document sur Inactif, désactivez-le. Cette option est utile lorsque des modifications apportées à un document ont été mises en suspens. Un document inactif peut être rouvert à tout moment.
• Rouvrir un document désactivé
  Un document qui a été désactivé peut être rouvert.
• Restaurer un document
  Un document peut être restauré à une révision antérieure à tout moment. Avant de revenir à une révision antérieure, assurez-vous que le document n’est pas retiré et que vous disposez des autorisations d’éditeur ou de propriétaire pour le document.
• Annuler un document
  Changez l’état du document sur Annulé lorsqu’aucune autre modification ne sera apportée au document.
• Extraire un document
  Les documents de l’application Documents gérés ne peuvent être révisés que par un seul utilisateur à la fois. Consultez le document pour le réviser.
• Créer une collection de documents
  Une collection de documents est un ensemble de documents individuels. Une fois que les documents ont été téléchargés dans Managed Documents, organisez les documents en les regroupant en collections.
• Charger un document
  Chargez un document dans un enregistrement enregistré. Vous pouvez charger des fichiers texte, des feuilles de calcul, des présentations, des fichiers PDF, etc.