Utilisation de la gestion des documents

Utilisez Document Management pour charger, récupérer, partager, publier et supprimer facilement des documents.

• Référentiel de documents
  Dans l’application Document Management , vous pouvez créer, afficher, mettre à jour, partager des documents dans le référentiel de documents. Lorsque de nouveaux documents sont créés, ils sont placés dans un enregistrement avec des métadonnées telles que le nom, la description, le type, etc. L’enregistrement contient toutes les versions du document afin que vous puissiez suivre et mettre à jour les documents.
• Processus d’approbation et de publication du document
  Un réviseur approuve ou rejette le document. Un document peut avoir plusieurs réviseurs. Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus de revue. Un document est publié à l’issue du processus d’examen et d’approbation.
• Signature numérique pour les documents PDF à l’aide de cartes à puce CAC ou PIV
  Utilisez les signatures numériques pour rendre l’expérience de signature de documents transparente et éliminer les interventions manuelles à l’aide de votre carte à puce Vérification de l’identité personnelle (PIV) ou Carte d’accès commun (CAC).
• Références documentaires
  Les références sont utilisées pour lier un enregistrement de document à d’autres enregistrements, qui peuvent être n’importe quelle autre table ou enregistrement sur la plateforme.
• Liaison de documents à un enregistrement parent
  Les documents peuvent être liés à des enregistrements appelés « enregistrements parents ». Vous pouvez créer une version de document et la référencer via un enregistrement parent. Vous pouvez également afficher, modifier, télécharger ou supprimer des références de document dans l’enregistrement parent.
• Listes Document Management
  Les listes sont une collection de documents modèles que vous pouvez utiliser pour créer des documents liés à d’autres enregistrements cibles. Seuls les utilisateurs disposant du rôle administrateur peuvent accéder aux listes.
• Documenter les pièces jointes dans un flux d’activité
  Incluez des documents dans les flux d’activité pour inclure et suivre les mises à jour des documents joints à n’importe quel enregistrement.
• Biffer les données sensibles des documents
  Masquez manuellement le contenu ou les données sensibles de vos documents PDF. La rédaction des données est disponible dans les espaces de travail configurables.
• Intégration de Gestion des documents avec des fournisseurs de contenu externes
  Intégrez Document Management des fournisseurs de cloud externes pour la modification, le partage et la collaboration sur des documents pour Interface utilisateur principale.