Créer une réservation

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 5 mars 2026
  • 17 minutes de lecture

    • Créez des réservations dans plusieurs bâtiments, campus, quartiers ou sites. Créez une réservation couvrant plusieurs jours. Ajouter des participants ou des visiteurs à une réservation. Synchronisez les détails de la réservation et résolvez les conflits lors de la planification d’événements de réservation récurrents. Ajoutez des services sur le lieu de travail (configurations des salles, restauration, etc.) à votre réservation.

    Avant de commencer

    Installez et configurez les éléments suivants :
    • Cœur du lieu de travail
    • Centre des lieux de travail
    • Workplace Space Management
    • Gestion des tickets de lieu de travail
    • Mappage intérieur des lieux de travail
    • Gestion des visiteurs du lieu de travail
    • Workplace Readiness and Maintenance Management
    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Créez une réservation de lieu de travail pour une journée ou pour plusieurs jours. Les administrateurs peuvent définir la valeur maximale de jours dans le futur dans l’onglet Configuration du module réservable . Pour plus d’informations, reportez-vous à .Configurer les paramètres de réservation sur plusieurs jours dans le module réservable

    Les planificateurs d’espace et de réservation (sn_wsd_rsv.reservation_planner) disposant du rôle dédié (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) peuvent ignorer ou contourner certains paramètres de la configuration du module Réservable. Pour plus d'informations, consultez Permettre aux planificateurs d’événements de gérer les réservations avec plus de flexibilité.

    Par exemple, les planificateurs de réservations ou les planificateurs d’espace disposant du rôle dédié (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) peuvent ignorer ou contourner les paramètres suivants dans le module Réservable :
    • Nombre maximum de jours dans le futur
    • Nombre max. d’occurrences
    • Durée min. et max.
    • Disponible dans
    • Toute la journée

    Rôle : sn_wsd_core.workplace_user.

    Procédure

    1. Sélectionnez l’une des options de navigation du menu contextuel suivantes pour effectuer une réservation de lieu de travail.
      EmplacementChemin de navigation
      À partir du portail Centre des employés
      • Accédez à Tous > Libre-service > Centre des employés.
      • Sur le portail Centre des employés, sélectionnez Services du lieu de travail > Parcourir Services du lieu de travail.
      • Sélectionnez la carte Nouvelle réservation générale .

        Créez une page de portail de réservation qui s’ouvre pour vous permettre d’effectuer des réservations de lieu de travail.
      La page Effectuer une réservation s’ouvre dans un nouvel onglet.

    2. Par exemple, sélectionnez l’une des configurations de module réservable suivantes. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      • Bureaux
      • Bureaux avec une zone
      • Les salles de réunion nécessitent une approbation
      • Salles de réunion
      • Bureaux avec une équipe
    3. À partir de cet emplacement, sélectionnez l’un des chemins réservables :

      Les chemins de réservation suivants sont disponibles pour un module réservable sélectionné.

      • Tout parcourir
      • Explorer à proximité d'une personne
      • Parcourir par zone
      • Parcourir par quartier
      • Parcourir tous les espaces
    4. Facultatif : Sélectionnez Tout parcourir.
      Le chemin d’accès réservable Parcourir tout est sélectionné par défaut.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver à l’aide des critères disponibles suivants.
    5. Renseignez les informations suivantes.

      Remplissez les champs du formulaire.

      Tableau 1. Effectuer un formulaire de réservation
      Nom de champ Description
      Bâtiment Nom du bâtiment pour un campus sélectionné. Sélectionnez un bâtiment dans la liste. Par exemple, Campus de démonstration.
      Plancher Étage d’un bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation.
      De
      Remarque :
      Les champs de directive de l’heure (De, Heure, À) sont également disponibles sur le MESP (Mobile Employee Service Portal) de l’application Now Mobile .
      		 Date de début de votre réservation. Pour une réservation d’un jour, seul le champ De est affiché et non l’option permettant de saisir la date de fin.
      Heure Heure de début de la réservation. Les employés peuvent sélectionner l’heure à l’aide de la liste déroulante ou en saisissant l’heure dans le champ. La valeur d’incrément de temps dépend de la valeur définie par votre administrateur. La durée de réservation par défaut disponible pour la sélection est de 30 minutes.

      La time_picker_interval_size propriété pour l’heure de début et de fin de la réservation est configurée à l’aide des instances de widget du portail de services. La valeur d’incrémentation du champ Heure de début dépend de la valeur définie dans le time_picker_interval_size. La durée par défaut de la valeur d’incrément de temps de réservation est de 30 minutes.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans le passé. L’heure d’un emplacement sélectionné dépend du fuseau horaire du bâtiment.
      À Date de fin de votre réservation.
      Les employés ne peuvent pas sélectionner une date et créer une réservation lorsque la date de fin dépasse la valeur Nombre maximum de jours dans le futur. La valeur Nombre maximum de jours dans le futur indique le nombre maximal de jours dans le futur jusqu’auxquels le module Réservable peut être réservé.
      Remarque :
      Dans le cas d’une réservation d’un jour, l’option permettant de saisir la date de fin n’est pas disponible.

      Si vous entrez une date non valide qui est supérieure à celle spécifiée dans la valeur Nombre maximum de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle.
      Heure Heure de fin à laquelle vous arrêteriez d’utiliser l’élément du lieu de travail. Les employés peuvent sélectionner l’heure de fin à l’aide de la liste déroulante ou en saisissant l’heure dans le champ. La valeur d’incrément de l’heure de fin dépend de la valeur définie par votre administrateur. La durée de l’heure de fin de la réservation par défaut est de 30 minutes.

      La time_picker_interval_size propriété pour l’heure de début et de fin de la réservation est configurée à l’aide des instances de widget du portail de services. La valeur d’incrémentation des champs Heure de début et Heure de fin dépend de la valeur définie dans le time_picker_interval_size. La durée par défaut de la valeur d’incrément de temps de réservation est de 30 minutes.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans le passé. Par exemple, si l’heure de début est 09:00, vous pouvez sélectionner une heure de fin après cette durée. Vous ne pouvez pas sélectionner une heure avant 09h00 le même jour. L’heure d’un emplacement sélectionné dépend du fuseau horaire du bâtiment.
      Toute la journée Option permettant de réserver l’élément du lieu de travail pour une journée entière ou pour une seule journée. Cette option s’affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre Réservation toute la journée sur le type sélectionné. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par votre organisation. L’option Toute la journée est également disponible sur la page Détails de l’espace.
      Remarque :
      L’apparence de l’option Toute la journée dépend de la configuration de votre administrateur. Si votre administrateur a imposé une réservation pour toute la journée pour un type sélectionné, la réservation est automatiquement effectuée pour toute la journée. Dans le cas de Toute la journée, vous ne pouvez modifier que la date de début de la réservation.
      Ajouter un autre bâtiment Réservez plusieurs éléments du lieu de travail dans plusieurs bâtiments. Les fuseaux horaires des bâtiments sont différents pour une même date et heure dans une réservation.
      Remarque :
      Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans le Module réservable > Configuration du module réservable onglet. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations de bâtiments multiples.
    6. Facultatif : Sélectionnez Récurrent pour effectuer une réservation récurrente.
      Une fois le modèle de réservation récurrente requis confirmé et vos modifications enregistrées, la page du portail Créer une réservation affiche la durée de réservation récurrente que vous avez sélectionnée.
      Pour mettre à jour ou modifier une série de réservation récurrente, sélectionnez l’option de modification pour modifier votre réservation récurrente.
      Remarque :
      Les séries récurrentes ne peuvent pas être modifiées. Vous pouvez modifier une seule réservation à la fois et non la série entière.
    7. Sélectionnez Rechercher.
      Les espaces disponibles pour les réservations s’affichent automatiquement. La première carte de bâtiment est sélectionnée par défaut dans les résultats de la recherche.
    8. Facultatif : L’application effectue une recherche automatique d’éléments réservables lorsque la propriété de réservation (sn_wsd_rsv.enable_auto_search) est activée par votre administrateur.
      Si une propriété de réservation de recherche automatique est configurée par votre administrateur, le bouton Rechercher est masqué sur le portail de réservation. L’application recherche automatiquement des emplacements et des éléments réservables lors de la création d’une réservation. Une recherche automatique est déclenchée lorsque l’un des éléments suivants est modifié ou mis à jour :
      • Module réservable.
      • Chemins réservables.
      • Bâtiment.
      • Étage.
      • Date de début.
      • Date de fin.
      • Toute la journée.
      • Récurrent (quotidien/hebdomadaire/mensuel)
    9. Facultatif : Sélectionnez Actualiser les résultats manuellement pour actualiser les résultats de recherche sur la page du portail de réservation avancée lors d’une réservation.

      Lorsque la propriété de recherche automatique est activée, la page de recherche du portail de réservation affiche un message pour actualiser la page lorsqu’un employé reste trop longtemps sur une page ou lorsque les résultats de recherche sont obsolètes. Sélectionnez Actualiser les résultats manuellement pour extraire les dernières données des résultats de recherche de réservation.

    10. Sélectionnez un ou plusieurs emplacements dans les résultats de recherche.
    11. Affichez les résultats de la recherche à l’aide de l’onglet Carte, Calendrier ou Carte .

    12. Sélectionnez l’élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver à l’aide de l’une des options suivantes :
      • Sélectionnez l’onglet Carte, Calendrier ou Carte .
      • Sélectionnez un espace, puis sélectionnez Ajouter pour ajouter un espace.

        Si votre organisation utilise des cartes d’étage, vous pouvez afficher les cartes d’étage d’un emplacement en tant que Mappage d'intérieur fournisseur de carte.

        .
    13. Facultatif : Sélectionnez un espace et marquez un emplacement comme favori en sélectionnant l’icône de favori (icône Favori)sur la carte d’espace.
    14. Sélectionnez À côté pour ajouter des espaces et effectuer une réservation.

      Lorsque vous créez une réservation dans un espace ou un emplacement synchronisé à l’aide du mode d’authentification personnelle, un jeton OAuth valide est requis pour accéder à votre compte ou Google à votre Microsoft Outlook compte de calendrier.
      Remarque :
      Si vous avez activé le mode Synchronisation du calendrier du lieu de travail d’authentification personnelle et que vous tentez de réserver un espace ou un emplacement avec synchronisation sans jeton, une notification contextuelle s’affiche pour vous informer que le jeton n’est pas disponible. Pour récupérer le jeton, connectez-vous à l’aide des informations d’identification de messagerie respectives : informations d’identification Microsoft Exchange Server ou Microsoft Outlook informations d’identification Google Agenda pour Google le calendrier.
      L’espace sélectionné est ajouté aux éléments réservables. La page Détails de la réservation s’ouvre.
    15. Renseignez les champs du formulaire Détails de la réservation.

      Tableau 2. Détails de la réservation à partir de
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion. Par exemple, Réunion d’état.
      Rendre le sujet privé Option permettant de rendre l’objet de la réservation privé.
      Rendre privé les détails de l'espace Option permettant de définir les détails de l’espace comme privé.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité de l’espace.

      Si vous avez sélectionné plusieurs espaces lors de l’ajout d’une réservation, vous pouvez spécifier votre préférence de confidentialité pour chaque espace de travail individuellement à l’aide de l’option Rendre privé les détails de l’espace.
      Réserver ces éléments ensemble pour la même personne Option permettant de réserver tous les espaces de travail pour le même utilisateur. Cette option s’affiche si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail pour la réservation.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés à distance puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      (Applicable uniquement à Microsoft Teams) À partir de la version May Store 2023, lors de l’ajout d’un lien de réunion, l’application récupère les détails de la réunion tout en synchronisant l’événement avec un fournisseur de calendrier.
      Cette réservation est destinée à Si vous demandez une réservation au nom d’un membre de votre équipe, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez ce champ vide si vous demandez une réservation pour vous-même.
      Nombre de participants Nombre de personnes attendues pour assister à la réunion.
      Ajouter des invités à cette section de réservation
      Remarque :
      Cette section s’affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration permettant d’inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail dans le module Réservable. Cette option n’apparaît pas si l’option Nombre de participants est disponible pour un emplacement sélectionné.
      Inviter des collègues Les collègues ou les membres de l’équipe sont ajoutés à l’invitation de réunion et sont informés lorsque cette option est sélectionnée.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d’inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      Cette option s’affiche uniquement lorsqu’il Gestion des visiteurs du lieu de travail est installé et configuré. Les détails du visiteur sont automatiquement enregistrés pour que Gestion des visiteurs du lieu de travail le personnel d’accueil effectue des tâches liées aux visiteurs.
      • Si vous avez déjà enregistré un visiteur, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent , sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également prévisualiser les détails du visiteur et modifier les détails si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et aux enregistrements d’enregistrement.

      • Si vous enregistrez un visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si l’invité est un invité spécial, activez VIP.
        4. Entrez le prénom du visiteur.
        5. Entrez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l’adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l’inscription et les communications.
        7. Entrez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Entrez les détails de l’organisation du visiteur.
        9. Entrez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences du visiteur et Préférences de notification , sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Ajoutez le visiteur en sélectionnant Enregistrer et ajouter.
    16. Sélectionnez Soumettre la réservation.
      La page Récapitulatif de la réservation s’ouvre.

      Si l’élément du lieu de travail ne nécessite aucune approbation, l’élément sélectionné est réservé. Les détails de la réservation sont affichés sur la page récapitulative de la réservation. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur Confirmé. Si votre demande nécessite une approbation, elle est soumise à un approbateur d’espace de travail. L’état de la demande est mis à jour et indique En attente d’approbation. Pour plus d'informations, consultez Approuver une réservation.

      Une notification par e-mail concernant la confirmation de réservation ainsi que les détails sont envoyées à l’organisateur et l’utilisateur est ajouté à la réservation. Si vous avez invité des participants ou des visiteurs, ils reçoivent une notification pour l’invitation à la réservation. Vous recevez des notifications par e-mail lorsque la synchronisation réservable est configurée pour la synchronisation du calendrier du lieu de travail. Vous recevez des notifications pour votre réservation sur votre équipement mobile lorsque la notification push est activée.

    17. Passez en revue la page récapitulative de la réservation.
      Remarque :
      Pour les réservations de plusieurs jours, le récapitulatif de la réservation indique la durée de l’heure de fin de la réservation. Pour une seule journée, réservation, seules la date et l’heure de début sont affichées.

      Lors de la réservation ou de la visualisation d’un espace, l’employé peut voir si un espace fait partie d’un quartier.

      1. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer une réservation, si l’élément du lieu de travail que vous avez réservé nécessite l’enregistrement et le départ.
        Remarque :
        Vous devez vous enregistrer dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation. Si la réservation n’est pas enregistrée dans les 30 minutes précédant l’heure de début de la réservation, votre réservation est annulée. Une notification par e-mail est envoyée pour la réservation annulée. L’option d’enregistrement est également disponible sur la page Mes réservations.

        Si vous avez installé des capteurs de présence sur votre lieu de travail, vos espaces réservés sont automatiquement enregistrés. Vous recevez également une notification push sur l’application Prestation de services de lieu de travail pour mobile lorsque vos espaces réservés sont enregistrés automatiquement. Si l’emplacement du lieu de travail ou l’état de l’espace est occupé, l’application enregistre automatiquement la réservation. L’état de la réservation passe à l’état En cours. Une notification push est envoyée à Prestation de services de lieu de travail pour mobile « Votre réservation a commencé. Vous êtes automatiquement enregistré en fonction de la présence détectée dans l’espace. Aucune autre action n’est nécessaire." Si l’état de l’espace est inoccupé ou non valide, l’application envoie une notification push « Votre réservation pour la réservation pour <nom-espace> a commencé. Enregistrez-vous pour confirmer votre présence ou libérez la réservation pour annuler la réservation d’espace". Pour plus d'informations, consultez Configurer l’enregistrement automatique des espaces réservés.

      2. Sélectionnez Libérer pour libérer une réservation.
        Départ dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation. Si la réservation n’est pas validée dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation, vous recevez un rappel par e-mail pour valider la réservation. L’option de départ est également disponible sur la page Mes réservations.
      3. Sélectionnez l’onglet Invités pour afficher, ajouter ou supprimer des invités à partir de la page Récapitulatif de la réservation.
        Les détails de l’invité, tels que son nom, son adresse e-mail, son emplacement affecté et les états d’acceptation des invitations s’affichent.
      4. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
        • Cochez la case Invités.
        • Sélectionner Actions > Affecter à.
        • Dans le champ Nouvelle affectation d’emplacement , sélectionnez l’emplacement à affecter à un invité.
        • Sélectionnez Envoyer la mise à jour
      5. Pour ajouter ou supprimer un invité, procédez comme suit :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.

      2. Sur la page des détails de la réservation, faites défiler pour afficher Ajouter des invités à cette section de réservation.
      3. Ajoutez un nouvel invité ou supprimez un invité existant en sélectionnant son nom dans l’option de recherche.
      4. Sélectionnez l’onglet Mettre à jour les détails de la réservation .
        Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :
        • Lorsqu’une réservation est créée.
        • Lorsqu’une réservation est annulée ou mise à jour.
        • Lorsqu’un invité ou un visiteur est retiré de la réservation, un e-mail d’annulation est envoyé.
    18. Après avoir examiné les services du lieu de travail ajoutés à une réservation, vous pouvez sélectionner une date, une heure et un emplacement modifiés pour mettre à jour les détails de la réservation.
    19. Sur la page Détails de la réservation, sélectionnezModifier la date, l’heure ou l’emplacement pour mettre à jour une réservation.
    20. Sur la page Mettre à jour la réservation de salle de réunion, modifiez la date, l’heure et l’emplacement selon vos besoins.

    Résultats

    • Sélectionner Réservations > Mes réservations pour afficher et suivre votre réservation sur la page d’accueil du portail de réservation ou sur la page de récapitulatif de la réservation.
    • Confirmé : état de réservation indiquant que la réservation pour le bâtiment sélectionné est confirmée.
      Remarque :
      L’état Nouvel espace indique qu’un nouvel espace est affecté en raison d’une réservation conflictuelle.
    • En conflit : état de la réservation sur la page de récapitulatif de la réservation. Cet état montre que l’application n’a pas été en mesure de résoudre la réservation récurrente. Vous devez trouver manuellement un espace, une date et une heure alternatifs. Utilisez l’onglet Actions de la page Récapitulatif de la réservation pour sélectionner Modifier l’occurrence de réservation, Annuler la série ou Partager la réservation.

      Une notification par e-mail est envoyée et la réservation est mise à jour avec vos changements.

      Remarque :
      Lorsqu’une réservation récurrente en conflit est résolue automatiquement avec la fonctionnalité de résolution automatique, son état dans la colonne Sous-type de réservation est affiché comme Exception dans la table Réservations du lieu de travail.

      Pour plus d'informations, consultez .

    Que faire ensuite

    Vérifiez les détails de votre réservation sur la page Récapitulatif de la réservation.
    • Pour partager les détails de la réservation avec d’autres personnes, effectuez les actions suivantes :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.

      2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
      3. Dans la section Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
      4. Sélectionnez Envoyer

      Les détails de la réservation sont partagés lorsqu’une réservation est confirmée. Si vous modifiez les détails de la réservation après le partage, vous êtes invité à envoyer une mise à jour par e-mail aux invités de la réservation.

    • Pour modifier ou annuler vos réservations, reportez-vous à la section Partager, modifier ou annuler une réservation.
    • Pour télécharger un iCalendar, reportez-vous à la section Télécharger un iCalendar pour une réservation.
      • Si vous souhaitez réserver un espace à l’aide d’une réservation partagée, une fois que vous avez sélectionné Réserver un espace pour moi, l’application réserve automatiquement l’un de vos emplacements préférés qui se trouve à proximité de l’espace réservé dans les détails de la réservation partagée.
      • Accédez à Tous > Workplace Reservation Management > Vue d'ensemble de la réservation > Toutes les réservations pour afficher toutes les réservations de lieu de travail.
      • Accédez à Tous > Workplace Reservation Management > Vue d'ensemble de la réservation > Mes réservations pour afficher toutes les réservations que vous avez effectuées.