Créer des actifs préalloués

Créez un actif préalloué qui existe physiquement, mais n'est pas encore un passif financier.

Avant de commencer

Rôle requis : asset

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Procédure

1. Accédez à la Tout > Actif > Portefeuilles > Tous les actifs et créer un enregistrement (voir la table des descriptions de champ).
   Remarque :

   dans la Catégorie, l'option Autoriser la préallocation doit être cochée.

   Tableau 1. Formulaire d'enregistrement de consommable

   Champ	Description
   Nom d’affichage	Nom de l'actif.
   Catégorie de modèle	Catégorie de modèle qui contrôle si un actif est lié à un CI.
   Modèle	Modèle de produit de l'actif.
   Quantité	Nombre d'éléments que représente l'actif.
   Général
   État	État de l'actif.
   Entrepôt	Entrepôt de l'actif. Ce champ est disponible uniquement si le champ État est défini sur En stock.
   Parent	Actif parent. Lorsqu'un actif parent est défini, les champs Affectation et État de l'actif enfant sont automatiquement renseignés en fonction des champs Affectation et État de l'actif parent et sont en lecture seule.
   Classe	Type d'actif. Le système définit automatiquement la Classe sur Consommable.
   Type de dépense	Le type de dépenses. Vous pouvez choisir entre : Capex : les frais d'investissement sont une dépense ponctuelle qui crée de la valeur sur le long terme. Par exemple, une photocopieuse. Opex : les dépenses opérationnelles constituent une dépense courante. Par exemple, les toners pour la photocopieuse.
   Sous-état	Sous-état de l'actif.
   Emplacement	Emplacement de l'actif.
   Coût	Prix auquel l'actif a été acheté.
   Centre de coûts	Centre de coûts financièrement responsable de l'actif.
   Activités
   Notes de travail	Notes de travail relatives à l'actif.

2. Sélectionnez Envoyer.

Allouer un actif préalloué

Les actifs peuvent être répartis depuis les enregistrements d'actifs préalloués, ce qui crée de nouveaux enregistrements d'actifs et réduit la Quantité dans l'enregistrement d'actif préalloué initial.

Avant de commencer

Rôle requis : asset

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

L'allocation d'un actif en fait un passif financier. Une fois que tous les actifs préalloués ont été alloués, l'enregistrement de l'actif préalloué est retiré de la liste des actifs.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Actif > Portefeuilles > Tous les actifs.
2. Filtrez la colonne Sous-état pour afficher uniquement les actifs préalloués.
3. Sélectionnez l'icône de référence située dans la ligne contenant l'actif à allouer.
4. Sélectionnez Allouer en bas du formulaire.
   Remarque :

   Si la propriété glide.asset.create_ci_with_ire est définie sur vrai, un formulaire s'affiche lorsque vous cliquez sur Allouer. Dans le formulaire, renseignez les champs Balise d'actif, Numéro de série et Réservé pour, puis cliquez sur OK.

Résultats

Le système crée et navigue vers un nouvel enregistrement d'actif, qui a le même modèle et les mêmes informations parentes que l'actif préalloué. Le nouvel actif est doté d'une Quantité égale à 1, tandis que la Quantité de l'actif préalloué est réduite de 1.

Fractionner un actif préalloué

Vous pouvez fractionner un actif préalloué pour créer un groupe qui peut être déplacé vers un autre entrepôt.

Avant de commencer

Rôle requis : asset

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Par exemple, un groupe de 100 ordinateurs préalloués se trouve dans l'entrepôt A. Fractionnez le groupe en deux groupes de 50 et déplacez un groupe vers l'entrepôt B. Allouez les ordinateurs des deux entrepôts différents.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Actif > Portefeuilles > Tous les actifs.
2. Filtrez la colonne Sous-état pour afficher uniquement les actifs préalloués.
3. Sélectionnez l'icône de référence située dans la ligne contenant l'actif à fractionner.
4. Sélectionnez Fractionner.
5. Renseignez le champ Quantité à fractionner et sélectionnez OK.
   L'actif préalloué est divisé en deux groupes et le champ Quantité de chaque enregistrement indique le nombre dans chaque groupe.