Créer une règle d’archivage

Définissez les critères d’archivage des enregistrements en créant une règle d’archivage.

Avant de commencer

Étant donné que vous pouvez définir plusieurs règles d’archivage pour une table, vérifiez toutes les règles d’archivage existantes pour éviter les conflits potentiels. Par exemple, s’il existe une règle pour l’archivage des enregistrements de plus de six mois, la création d’une autre règle pour archiver les enregistrements de plus de trois mois peut provoquer un conflit. Dans de tels cas, l’une ou l’autre règle peut potentiellement s’exécuter, chacune archivant les enregistrements dans des conditions différentes.

Rôle requis : admin

Procédure

1. Accédez au formulaire de règle d’archivage de l’une des façons suivantes.

   Option	Étapes
   Utilisation d’une politique de gestion des données	Accédez à la Tout > Gestion des données système > Politiques de gestion des données. Sélectionnez la politique de gestion des données pour la table contenant les enregistrements que vous souhaitez archiver. Dans la liste connexe Règles d’archivage, sélectionnez Nouveau.
   Utilisation du module Règles d’archivage	Accédez à la Tout > Archivage système > Règles d'archivage. Sélectionnez Nouveau.

2. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire de règle d’archivage

   Champ	Description
   Nom	Nom qui identifie la règle. Utilisé comme Valeur d’affichage pour les références à cette règle d’archivage.
   Table	Table contenant les enregistrements que vous souhaitez archiver. Vous ne pouvez pas modifier la table dans une règle d’archivage existante. Pour archiver des enregistrements dans une autre table, créez une règle d’archivage. Vous ne pouvez pas sélectionner une table dans un périmètre d’application différent. Vous ne pouvez pas créer de règle d’archivage pour une table si update_synch la valeur est définie sur vrai dans l’entrée de dictionnaire de la table. Vous ne pouvez pas créer de règles d’archivage pour certaines tables système internes ou périphériques. Par exemple : Audit sys [sys_audit] Enregistrement d’audit supprimé [sys_audit_delete] Changement de relation d’audit [sys_audit_relation] Pièce jointe [sys_attachment] Entrée de journal [sys_journal_field]
   Conserver les références	Option permettant de conserver la sys_id d’un champ de référence au lieu de stocker le nom d’affichage en tant que chaîne dans la table d’archivage. Important : La case à cocher Conserver les références devient en lecture seule une fois que vous l’avez sélectionnée et que vous avez enregistré la règle d’archivage. Lorsque vous activez cette option sur une table contenant des enregistrements archivés, le système retraite automatiquement tous les enregistrements d’archive existants et active les références. Ce processus peut prendre du temps pour les tables d’archivage plus volumineuses. Vous pouvez suivre l’état en consultant la table Migrations de références de règles d’archivage [sys_archive_ref_migration]. Pour plus d’informations sur la conservation manuelle des références, reportez-vous à la section Migration des champs non référencés vers les champs de référence.
   Description	Description de la règle d’archivage.
   Conditions	Générateur de conditions permettant de spécifier les conditions de filtre qui définissent les enregistrements à archiver. Vous pouvez par exemple archiver des enregistrements inactifs antérieurs à une certaine date. Assurez-vous que les enregistrements corrects sont sélectionnés en testant les conditions dans une vue de liste avant d’activer la règle d’archivage. Par exemple : Pour archiver des enregistrements fermés il y a plus de deux ans à compter d’aujourd’hui, utilisez l’opérateur relatif dans une condition comme [Fermé] [relative] [avant] [2] [Années] [il y a]. Pour archiver les enregistrements de l’année en cours et de l’année précédente, et non pas d’il y a deux ans à compter de la date d’aujourd’hui, utilisez une condition comme [Fermé] [avant] [2 dernières années].
   Réarchivage automatique	Option qui permet de réarchiver automatiquement un enregistrement restauré après une période définie.
   Durée de réarchivage automatique	Intervalle de temps avant l’archivage automatique de l’enregistrement restauré.

3. Facultatif : Estimez le nombre d’enregistrements à archiver en sélectionnant le lien connexe Recalculer l’estimation de l’archivage .
   L’estimation inclut uniquement les enregistrements primaires et exclut tous les enregistrements connexes ajoutés à la règle d’archivage. L’estimation vous aide à déterminer si la règle d’archivage affecte le nombre d’enregistrements que vous attendez. Si l’estimation est trop élevée ou trop faible, modifiez les conditions de la règle d’archivage en conséquence.
   Le nombre mis à jour apparaît dans le champ Estimation d’enregistrement .
4. Sélectionnez Soumettre.

Activer une règle d’archivage

Prévisualisez les enregistrements que vous souhaitez archiver, puis activez une règle d’archivage.

Avant de commencer

Rôle requis : admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous devez activer la règle d’archivage et sa politique de gestion des données correspondante pour que la règle d’archivage s’exécute.

Les règles d’archivage d’exemples sont inactives par défaut.

Procédure

1. Accédez à la règle d’archivage que vous souhaitez activer de l’une des façons suivantes.

   Option	Étapes
   Utilisation d’une politique de gestion des données	Accédez à la Tout > Gestion des données système > Politiques de gestion des données. Sélectionnez la politique de gestion des données pour la table contenant les enregistrements que vous souhaitez archiver. Dans la liste connexe Règles d’archivage, sélectionnez la règle d’archivage que vous souhaitez activer.
   Utilisation du module Règles d’archivage	Accédez à la Tout > Archivage système > Règles d'archivage. Sélectionnez la règle d’archivage que vous souhaitez activer.

2. Facultatif : Estimez le nombre d’enregistrements d’archives en sélectionnant le lien connexe Recalculer l’estimation de l’archivage .
   L’estimation inclut uniquement les enregistrements primaires et exclut tous les enregistrements connexes ajoutés à la règle d’archivage. L’estimation vous aide à déterminer si la règle d’archivage affecte le nombre d’enregistrements que vous attendez. Si l’estimation est trop élevée ou trop faible, modifiez les conditions de la règle d’archivage en conséquence.
   Le nombre mis à jour apparaît dans le champ Estimation d’enregistrement .
3. Activez la règle d’archivage en cochant la case Actif .
4. Facultatif : Archiver les enregistrements immédiatement en sélectionnant le lien connexe Exécuter l’archivage maintenant .
   Le lien connexe Exécuter l’archivage maintenant n’est disponible que si la politique de gestion des données correspondante est activée.

Résultats

Les enregistrements qui répondent aux critères de la règle d’archivage sont archivés lors de l’exécution d’archivage suivante.

Que faire ensuite

Afficher les enregistrements archivés en accédant à Tout > Archivage système > Tables d’archivage et la sélection du module pour la table archivée, par exemple, Archiver les incidents.

Créer une règle de destruction

Supprimez les enregistrements archivés et les enregistrements connexes après un certain temps.

Avant de commencer

Rôle requis : admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez associer une règle de destruction à n’importe quelle règle d’archivage d’une stratégie de gestion des données.

Si vous devez modifier les propriétés de la règle de destruction exécutée sur vos données archivées, reportez-vous à la section Propriétés de la règle d’archivage et de la règle de destruction.

Procédure

1. Dans le formulaire de règle d’archivage, sélectionnez Créer une règle de destruction.
2. Dans l’onglet Règle de destruction, renseignez les champs.

   Champ	Description
   Actif	Option permettant d’activer la règle de destruction.
   Détruire les enregistrements connexes	Option permettant de détruire automatiquement les enregistrements connexes associés aux enregistrements archivés. Remarque : Les enregistrements périphériques, qui incluent les enregistrements des tables Entrée de journal [sys_journal_field], Pièce jointe [sys_attachment] et Audit système [sys_audit], sont supprimés automatiquement, même si vous décidez de conserver les enregistrements connexes.
   Durée d'archivage	Spécifiez la durée pendant laquelle les enregistrements restent dans la table d’archivage avant que le système ne les supprime.

3. Facultatif : Estimez le nombre d’enregistrements archivés marqués pour suppression en sélectionnant le lien connexe Recalculer l’estimation de destruction .
4. Sélectionnez Soumettre.

Résultats

Les enregistrements qui ont été archivés plus longtemps que la valeur de durée d’archivage sont détruits lors de l’exécution de la tâche planifiée. Vous pouvez vérifier la progression en consultant le journal de destruction des archives.