Créer une politique de feuille de temps

En tant qu'administrateur de cartes de pointage, vous pouvez créer une politique de feuille de temps pour définir les besoins des utilisateurs de cartes de pointage qui enregistrent leur temps passé au travail. Les approbateurs de cartes de pointage doivent examiner et traiter les feuilles de temps en fonction de la politique de feuille de temps applicable.

Avant de commencer

Rôle requis : timecard_admin

Procédure

1. Accédez à la Tout > Feuilles de temps > Administration > Politiques de feuille de temps.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Politique de feuille de temps

   Champ	Description
   Nom	Nom unique de la politique.
   Autoriser les cartes de pointage vides	Option permettant de soumettre des cartes de pointage vides pour approbation. Cette option n'est pas sélectionnée par défaut.
   Créer automatiquement des cartes de pointage en fonction de la mise à jour de la tâche planifiée	Option pour créer automatiquement une carte de pointage lorsque vous mettez à jour une tâche planifiée, si les conditions suivantes sont réunies : Vous êtes un utilisateur de carte de pointage. Vous êtes affecté à la tâche via le champ Affecté à ou Liste des délégataires supplémentaires. La tâche n'est pas à l'état En attente. Cette option n'est pas sélectionnée par défaut.
   Remplir automatiquement une carte de pointage avec les entrées de temps passé	Option pour remplir automatiquement les cartes de pointage lorsque vous entrez du temps dans le champ Temps passé du formulaire Tâche. Si aucune carte de pointage n'existe pour la tâche, une carte de pointage est créée lorsque le temps passé au travail est mis à jour et dans le cas où les conditions suivantes sont réunies : Vous êtes un utilisateur de carte de pointage. Vous êtes affecté à la tâche via le champ Affecté à ou Liste des délégataires supplémentaires. Cette option n'est pas sélectionnée par défaut.
   Créer automatiquement des cartes de pointage toutes les semaines	Option permettant de générer automatiquement des cartes de pointage toutes les semaines via une tâche planifiée pour tous les utilisateurs affectés à la politique de feuille de temps. Les cartes de pointage sont générées en fonction des affectations de tâches planifiées et des plans de ressource avec allocation ferme des utilisateurs. Cette option est sélectionnée par défaut.
   Mettre à jour les heures et les coûts réels des rapports/plans de ressource	Option permettant de mettre à jour les heures et les coûts réels du plan de ressource associé en fonction des heures saisies dans la carte de pointage approuvée. Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez associer un plan de ressource lié à la tâche sélectionnée avec la carte de pointage en procédant comme suit : Si la tâche a plusieurs plans de ressource, vous pouvez sélectionner le plan approprié. Si la tâche a un plan de ressource, ce plan est sélectionné par défaut. Les heures de l'entrée de la carte de pointage et le taux horaire de la ressource sont utilisés pour mettre à jour les valeurs Heures réelles et Coût réel du plan de ressource associé. Remarque : si la tâche n'a pas de plan de ressource, les enregistrements associés mettent à jour le projet correspondant. Cette option n'est pas sélectionnée par défaut.
   Autoriser le rappel	Option permettant d'activer l'action de rappel sur une feuille de temps ou une carte de pointage après son approbation et son traitement. Cette option est sélectionnée par défaut.
   Période de rappel autorisée (jours)	Nombre de jours pendant lesquels vous pouvez rappeler une feuille de temps ou une carte de pointage. Ce champ apparaît lorsque l'option Autoriser le rappel est sélectionnée. La valeur par défaut est 30.
   Début de la semaine	Jour de début de la semaine pour la feuille de temps. La valeur par défaut est Dimanche. Remarque : Pour plus d’informations sur le filtrage des feuilles de temps à l’aide de ce champ, consultez KB0852458 article dans Now Support Base de connaissances.
   Nombre maximal d'heures par jour	Nombre maximal d'heures qui peuvent être saisies chaque jour dans une feuille de temps. La valeur par défaut est 24. Définir ce champ sur -1 permet à la ressource de saisir les types de valeurs suivants : Une valeur comprise entre 0 et 24 pour les heures passées au travail chaque jour Une valeur négative, pour corriger les cartes de pointage préalablement saisies
   Nombre maximal d'heures par semaine	Nombre maximal d'heures autorisées pour une semaine dans une feuille de temps. La valeur du nombre total d'heures pour une semaine dans une feuille de temps est la somme des heures saisies par jour pour cette semaine. Si la valeur est définie sur -1, le nombre total d'heures autorisées par semaine est de 168 (24 x 7) heures. La valeur par défaut est 40.
   Approbateur de temps hors projet	Type d'approbation requise lorsque vous soumettez une carte de pointage qui a une tâche autre qu'un projet affectée. Automatique : la carte de pointage est approuvée automatiquement lors de la soumission. Gestionnaire des utilisateurs : lors de la soumission, la carte de pointage est acheminée vers le gestionnaire des utilisateurs pour approbation. Le gestionnaire des utilisateurs a le rôle d'approbateur de carte de pointage, en plus d'être sélectionné comme gestionnaire de l'utilisateur de la carte de pointage sur le formulaire Utilisateur. Aucun : un utilisateur disposant du rôle timecard_admin peut approuver les cartes de pointage lors de la soumission.
   Approbateur de temps du projet	Type d'approbation requise lorsque vous soumettez une carte de pointage qui a une tâche de projet. Automatique : la carte de pointage est approuvée automatiquement lors de la soumission. Gestionnaire de projet : lors de la soumission, les cartes de pointage d'une tâche de projet sont acheminées au gestionnaire de projet respectif pour approbation. Le gestionnaire de projet est sélectionné dans la tâche pour laquelle vous entrez votre temps passé. Gestionnaire des utilisateurs : lors de la soumission, les cartes de pointage sont acheminées vers le gestionnaire des utilisateurs pour approbation. Les deux : lors de la soumission, les cartes de pointage sont acheminées vers le gestionnaire des utilisateurs et le gestionnaire de projet pour approbation. Une carte de pointage reste à l'état Soumis lorsqu'un seul des approbateurs approuve la carte de pointage. Aucun : un utilisateur disposant du rôle timecard_admin peut approuver les cartes de pointage. Remarque : Le gestionnaire de projet et le gestionnaire des utilisateurs peuvent afficher uniquement les cartes de pointage qui leur sont acheminées pour approbation. Si le gestionnaire des utilisateurs ou le gestionnaire de projet change alors que la carte de pointage n'est toujours pas approuvée, le système met automatiquement à jour l'approbateur de la carte de pointage. Si le nom du gestionnaire de projet ou du gestionnaire des utilisateurs n'est pas renseigné sur le formulaire respectif, un utilisateur disposant du rôle time_card admin peut approuver les cartes de pointage.
   Autoriser plusieurs types de taux	Option permettant de fournir un type de taux dans une carte de pointage, qui sera utilisé pendant la génération d'une ligne de dépense. Lorsque cette option est sélectionnée, le champ Type de taux s'affiche sur le formulaire Carte de pointage pour activer la sélection d'un type de taux. Pour plus d’informations, voir Type de taux dans la carte d’évaluation de main-d’œuvre.
   Type de taux par défaut	Type de taux utilisé par défaut pour la carte de pointage. Si vous n'en sélectionnez pas, l'option de type de taux standard est utilisée. Ce champ s'affiche lorsque la case Autoriser plusieurs types de taux est cochée.
   Politique par défaut	Option permettant de définir la politique de feuille de temps comme politique par défaut. La politique par défaut est une politique de feuille de temps globale, qui s'applique à tous les utilisateurs qui ne sont pas affectés à une autre politique de feuille de temps. Une seule politique de feuille de temps peut être définie comme politique par défaut. Une politique de feuille de temps définie en tant que politique par défaut ne peut pas être supprimée. Vous devez d'abord définir une autre politique comme politique par défaut.

4. Cliquez sur Envoyer.

Que faire ensuite

• Définir la politique de feuille de temps comme politique par défaut, si nécessaire.
• Affecter la politique de feuille de temps aux utilisateurs.