Approbation de document

Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus de révision.

Workflow d'approbation

Une fois le document examiné, soumettez-le pour approbation. Si le document n’a pas d’approbateur, le processus d’approbation est omis.

Lorsque le document est actif, le workflow Gestion des documents par défaut est utilisé pour gérer les approbations :

Figure 1. Workflow par défaut de Gestion des documents

Si l’approbateur rejette le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés et l’examen du document est annulé. L’auteur, le propriétaire et l’approbateur doivent discuter des modifications à apporter au document. Lorsque le document est prêt, une nouvelle révision peut être lancée.

Si l’approbateur final approuve le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés. Une fois l’approbation finale obtenue, l’étape du document passe à Prêt pour la publication dans la liste Revues de documents :

Figure 2. Résultat du workflow par défaut de Gestion des documents

Modification du processus pour plusieurs approbateurs

S’il y a plusieurs approbateurs, le processus d’approbation fonctionne en séquence et plusieurs approbateurs peuvent être affectés à une seule séquence. Par exemple :

• Séquence 1 : approbateurs A et B
• Séquence 2 : approbateurs C et D
• Séquence 3 : approbateur E

Étant donné que les séquences se déroulent dans l’ordre chronologique croissant, les approbateurs A et B reçoivent la demande d’approbation en premier (les approbateurs C, D et E ne font pas encore partie du processus). Comme pour le processus de révision, le premier approbateur à agir dans une séquence dicte ce qu’il advient du document. Si l’approbateur A agit en premier et rejette le document, le processus d’approbation s’arrête et l’état est défini sur Annulé. L’état de l’approbateur B est changé en N’est plus nécessaire. Si l’approbateur A agit en premier et approuve le document, le processus s’arrête et le statut de l’approbateur B devient N’est plus nécessaire. Ensuite, le document passe à la séquence d’approbation 2. Une fois qu’au moins un approbateur a approuvé le document dans chaque séquence, l’auteur et le propriétaire sont informés que le document a été approuvé.