Utilisation de la gestion des documents

Utilisez cette fonction Gestion de documents pour télécharger, récupérer, partager, publier et supprimer facilement des documents.

• Référentiel de documents
  Dans l’application Gestion de documents , vous pouvez créer, afficher, mettre à jour, partager des documents dans le référentiel de documents. Lorsque de nouveaux documents sont créés, ils sont placés dans un enregistrement avec des métadonnées telles que le nom, la description, le type, etc. L’enregistrement contient toutes les versions du document afin que vous puissiez suivre et mettre à jour les documents.
• Processus d’approbation et de publication de document
  Un réviseur approuve ou rejette le document. Un document peut avoir plusieurs réviseurs. Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus de révision. Un document est publié après le processus d’examen et d’approbation.
• Signature électronique pour les documents PDF à l’aide de cartes à puce CAC ou PIV
  Utilisez les signatures numériques pour rendre l’expérience de signature de document transparente et éliminer les interventions manuelles à l’aide de votre carte à puce de vérification d’identité personnelle (PIV) ou de carte d’accès commun (CAC).
• Références documentaires
  Les références sont utilisées pour lier un enregistrement de document à d’autres enregistrements, qui peuvent être n’importe quelle autre table ou enregistrement sur la plateforme.
• Lier des documents à un enregistrement parent
  Les documents peuvent être liés à des enregistrements appelés « enregistrements parents ». Vous pouvez créer une version de document et la référencer via un enregistrement parent. Vous pouvez également afficher, modifier, télécharger ou supprimer des références de document dans l’enregistrement parent.
• Listes Gestion de documents
  Les listes sont une collection de documents de modèle que vous pouvez utiliser pour créer des documents qui sont liés à d’autres enregistrements cibles. Seuls les utilisateurs disposant du rôle admin peuvent accéder aux listes.
• Pièces jointes de document dans un flux d’activité
  Incluez les documents dans les flux d’activité pour inclure et suivre les mises à jour des documents joints à n’importe quel enregistrement.
• Biffer les données sensibles des documents
  Masquez manuellement le contenu ou les données sensibles de vos documents PDF. La rédaction des données est disponible dans des espaces de travail configurables.
• Intégration de Gestion des documents à des fournisseurs de contenu externes
  Intégrez Gestion de documents à des fournisseurs de cloud externes pour modifier, partager et collaborer sur des documents pour Interface utilisateur principale.