Ajouter ou modifier un profil RH
Les employés peuvent modifier directement certaines informations dans leur profil RH, comme les coordonnées de contact en cas d'urgence, mais ils ne sont pas autorisés à modifier certains champs. Si les employés veulent modifier des informations qu'ils n'ont pas l'autorisation d'éditer, ils doivent soumettre une demande générale aux RH pour effectuer les modifications.
Avant de commencer
Rôle requis : sn_hr_core.secure_info_writer, sn_hr_core.basic ou sn_hr_core.manager
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Pour mettre à jour le profil RH lorsqu'une demande de changement des informations des employés vous est affectée, effectuez les étapes suivantes.
Procédure
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Remplissez ou mettez à jour le formulaire avec toutes les informations supplémentaires dont vous disposez.
Tableau 1. Sections de profil RH et listes connexes Section ou liste connexe Description Numéro Numéro d'identification du profil affecté automatiquement, qui ne peut pas être modifié. Utilisateur Utilisateur associé au profil. Cliquez sur l'icône Référencer à l'aide de la liste et sélectionnez Nouveau pour créer un utilisateur. Préfixe Cliquez sur le titre personnel de l'utilisateur pour le sélectionner. Prénom Prénom de l'utilisateur, extrait de l'enregistrement utilisateur. Deuxième prénom Deuxième prénom de l'utilisateur, extrait de l'enregistrement utilisateur. Nom Nom de l'utilisateur, extrait de l'enregistrement utilisateur. Genre Sélectionnez le genre de l'utilisateur. Actifs Vérifiez que l'utilisateur est un employé actuel de votre entreprise. Conservation légale Indique que le profil RH fait l'objet d'une conservation légale et que les documents associés à l'employé ne peuvent pas être supprimés. - Cliquez sur le bouton Ajouter une conservation légale dans l'en-tête du formulaire.
- Sélectionnez un Motif.
- Saisissez des commentaires.
- Cliquez sur OK.
Pour supprimer la conservation légale d'un profil RH, cliquez sur le bouton Retirer la conservation légale dans l'en-tête du formulaire.
Date de naissance Cliquez sur l'icône Sélectionner une date et sélectionnez la date de naissance de l'utilisateur. Lieu de naissance Saisissez le lieu de naissance de l'utilisateur. Pays de naissance Sélectionnez le pays de naissance de l'utilisateur. État matrimonial Sélectionnez l'état matrimonial de l'utilisateur. Nationalité Entrez la nationalité de l'utilisateur ou le pays dans lequel il détient la citoyenneté. Origine ethnique Entrez le groupe ethnique auquel l'utilisateur s'identifie. Prêt à retourner au travail Identifie si l'employé est prêt à retourner au travail. Fonctionne avec Enterprise Employee Experience Pack pour les employés travaillant à domicile pendant une crise sanitaire. Sélectionnez Oui et l'employé est inclus dans les campagnes et les événements de cycle de vie liés au retour au travail.
Sélectionnez Je ne sais pas et l'employé est inclus dans certains événements de cycle de vie liés au retour au travail. Une tâche RH se déclenche pour que les RH examinent les préoccupations de l'employé.
Pour plus d’informations, consultez le pack d’expérience des employés d’entreprise.
Date de retour au travail Fonctionne avec le champ Prêt à retourner au travail. Sélectionnez une date à laquelle l'employé envisage de retourner au travail. Informations sur l'emploi Renseignements tels que l'état et le type d'emploi, le nombre d'employés et les dates de début et de fin.
Date de démarrage d'emploi Pour une intégration, cliquez sur l'icône Sélectionner une date et sélectionnez le premier jour d'emploi. Date de fin d'emploi Pour une séparation, cliquez sur l'icône Sélectionner une date et sélectionnez le dernier jour d'emploi. Type d'emploi Sélectionnez le type d'emploi pour l'utilisateur. Période d'essai Entrez la période d'essai de l'utilisateur. Date de fin de période d'essai Entrez la date de fin de la période d'essai de l'utilisateur. Statut de congé Statut de l'employé en cas de demande de congé. Les valeurs possibles sont les suivantes : - Demandé
- Approuvé
- En congé
- Rejeté
- Terminé
- Annulé
Position Cliquez sur le titre d'emploi de l'utilisateur pour le sélectionner. Département Sélectionnez le département auquel est rattaché l'utilisateur. Gestionnaire Sélectionnez le responsable sous l'autorité duquel est placé l'utilisateur. Les emplacements Sélectionnez l'emplacement du bureau de l'utilisateur. Type d'emplacement Sélectionnez le type d'emplacement de l'utilisateur pour affiner la définition de l'emplacement. Type de licenciement Dans le cas d'une séparation, cliquez sur le type de fin de contrat pour le sélectionner. Préavis Pour les entreprises qui doivent fournir un préavis avant de congédier un employé. Indiquez le délai entre la réception de la lettre de licenciement et la fin de la dernière journée de travail. Numéro d'employé Entrez le numéro d'employé de l'utilisateur. Numéro de sécurité sociale Entrez le numéro de sécurité sociale de l'utilisateur. Remarque :Ce champ n'est pas chiffré pour garantir la sécurité. À des fins de sécurité, il est recommandé d'utiliser les champs ID de taxes nationales (chiffré), Type de l'ID de taxes nationales et ID de taxes nationales. Pour en savoir plus, consultez Champs d'identification fiscale chiffrés dans le profil RH.ID de taxes nationales (chiffré) Numéro d'identification fiscale nationale de l'employé. Remarque :ce champ utilise le chiffrement Key Management Framework (KMF) Password2 (double chiffrement).Type de l'ID de taxes nationales Type d'identification fiscale nationale associée à votre employé. Les types différents sont : - ITIN : numéro d'identification du contribuable individuel
- SSN : numéro de sécurité sociale
- TIN : numéro d'identification du contribuable
Pays de l'ID de taxes nationales Pays associé au numéro d'identification fiscale nationale de l'employé. Vous pouvez entrer le nom du pays ou sélectionner l'icône Suggestion (
) pour afficher une liste de pays.Informations de contact Renseignements tels que l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail personnelle. Certaines valeurs de champ sont copiées à partir du formulaire d'intégration.
Les liens connexes suivants sont disponibles : Créer un ticket Cliquez sur cette option pour créer un ticket RH pour le profil RH affiché. Afficher l'organigramme des employés Cliquez sur cette option pour consulter l'organigramme de l'employé. Afficher le profil de gestionnaire Cliquez sur cette option pour consulter le profil RH du responsable de l'employé. Les listes connexes suivantes sont automatiquement remplies. Bénéficiaires Liste des bénéficiaires associés à l'employé. Cliquez sur Nouveau pour créer un bénéficiaire. Qui est couvert Liste des personnes couvertes par le régime de prestations de l'employé. Contacts en cas d'urgence Une liste des contacts en cas d'urgence pour les employés. Un contact dans la liste est désigné comme contact principal et les autres peuvent être saisis en tant qu'options alternatives.
Documents des employés Répertorie tous les documents d'employés RH associés au profil RH. Remarque :Cet onglet n'apparaît que lorsque le champ Accès de l'employé est coché dans le formulaire Type de document.Rapports directs Liste des employés directement subordonnés à l'utilisateur. Les collègues Liste des autres employés qui ont le même responsable que l'utilisateur. Tickets Ouvrez des tickets RH pour l'utilisateur. Conservations légales Répertorie les conservations légales imposées sur tout document relatif à l'employé. Cliquez sur Ajouter une conservation légale ou sur Nouveau pour placer les documents associés à l'employé sous le régime de conservation légale.
Adhésions à une organisation d'employés Répertorie les informations de l'organisation syndicale associées à l'employé. Sélectionnez Nouveau pour ajouter des informations sur le syndicat pour l'employé. Pour en savoir plus, voir Créer des adhésions à une organisation d'employés.