Indexer les pièces jointes sur une table

Vous pouvez activer l’indexation des pièces jointes pour une table afin que les recherches de texte puissent renvoyer des correspondances à partir de l’enregistrement et de ses pièces jointes.

Avant de commencer

Rôle requis : admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Par défaut, l’indexation des pièces jointes est activée pour le Base de connaissances. Vous pouvez activer l’indexation des pièces jointes pour d’autres tables. L’activation de l’indexation des pièces jointes entraîne la réindexation par la plateforme de la table sélectionnée, de sa table parente et de tous les enfants de la table parente. Pour les tables volumineuses, telles que la table de tâches, la réindexation peut prendre plusieurs heures et ralentir le système jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Il est préférable d’effectuer la réindexation en dehors des heures de pointe.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Définition du système > Configurations des index de texte.
2. Modifiez l’enregistrement de la table pour laquelle vous souhaitez activer l’indexation des pièces jointes.
3. Dans la liste connexe Cartes d’attributs de table d’index de texte, sélectionnez Nouveau.
4. Renseignez les champs du formulaire Mappage d’attributs de table d’index de texte.

   Champ	Valeur
   Table	<table name>
   Nom d'attribut	Index des pièces jointes
   Valeur	vrai

   Remarque :

   L’attribut Index des pièces jointes ne s’applique qu’aux tables sur lesquelles vous l’ajoutez explicitement. Elle ne se répercute pas sur les tables enfants. Par exemple, l’activation de l’indexation des pièces jointes sur la table Tâche n’active pas l’indexation des pièces jointes sur la table Incident. Tous les types de fichiers ne sont pas pris en charge pour l’indexation des pièces jointes. Pour obtenir la liste des types de fichiers pris en charge, reportez-vous à la section Zing peut inclure les pièces jointes dans les résultats de recherche.
5. Sélectionnez Soumettre.
   Un message s’affiche et indique que la modification de l’attribut d’index des pièces jointes n’est pas effective tant que vous n’avez pas réindexé la table sélectionnée.
6. Ignorez le message de réindexation en sélectionnant OK.
7. Dans le formulaire Configuration des index de texte, sélectionnez le lien connexe Générer un index de texte .
8. Dans la fenêtre de confirmation, effectuez l’une des deux étapes suivantes :
   • Pour recevoir une notification par e-mail du système lorsque l’indexation de texte pour la table est terminée, saisissez votre adresse e-mail et sélectionnez OK.
   • Si vous ne souhaitez pas recevoir de notification par e-mail, sélectionnez Ne pas me notifier, puis sélectionnez OK.

   

9. Ignorez le message de confirmation en sélectionnant OK.

Résultats

Le système commence l’indexation de texte pour la table. Lorsqu’il est terminé, les pièces jointes peuvent être recherchées sur cette table.