Créer un document

Une fois les paramètres des documents gérés définis par l’administrateur, les documents peuvent être créés, demandés, extraits, modifiés, archivés, copiés et, si nécessaire, restaurés à une version antérieure.

Une fois que les documents ont été ajoutés à l’application Documents gérés, ils peuvent être regroupés en collections de documents.

• Approbation de document
  Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus de révision.
• Processus de révision
  Au cours du processus de révision, le réviseur approuve ou rejette le document. Parfois, un document a plusieurs réviseurs.
• Activer la signature électronique pour approbation
  Activation des signatures électroniques pour approbation. Les signatures électroniques sont utiles si vous devez obtenir une signature numérique à des fins de conformité ou d’audit.
• Publier une révision approuvée
  Publier une révision de document qui a été approuvée.
• Soumettre une révision pour examen de brouillon
  Soumettez un brouillon de document pour révision.
• Créer ou demander un document
  Une fois qu’un administrateur a défini les paramètres de l’application Documents gérés, vous pouvez créer ou demander de nouveaux documents.
• Enregistrer un document
  Enregistrez le document après l’avoir révisé afin que d’autres utilisateurs puissent l’extraire.
• Copier un document
  Un document peut être dupliqué à tout moment. Ceci est utile si vous avez un document existant que vous souhaitez utiliser comme base pour un nouveau document.
• Désactiver un document
  Pour passer l’état du document à Inactif, désactivez le document. Cela est utile lorsque les modifications apportées à un document ont été mises en attente. Un document inactif peut être rouvert à tout moment.
• Rouvrir un document désactivé
  Un document qui a été désactivé peut être rouvert.
• Restaurer un document
  Un document peut être restauré à une révision antérieure à tout moment. Avant de revenir à une révision antérieure, assurez-vous que le document n’est pas extrait et que vous disposez des autorisations Éditeur ou Propriétaire pour le document.
• Annuler un document
  Passez l’état du document à Annulé lorsqu’aucune autre modification ne sera apportée au document.
• Extraire un document
  Les documents de l’application Managed Documents ne peuvent être révisés que par un seul utilisateur à la fois. Consultez le document pour le réviser.
• Créer une collection de documents
  Une collection de documents est un ensemble de documents individuels. Une fois les documents téléchargés dans Documents gérés, organisez-les en les regroupant en collections.
• Charger un document
  Chargez un document dans un enregistrement enregistré. Vous pouvez télécharger des fichiers texte, des feuilles de calcul, des présentations, des fichiers PDF, etc.