Lier des documents à des articles de la base de connaissances

Gérez un document et accédez à la dernière version du document à partir d’un article en liant le document à un article de la base de connaissances.

Avant de commencer

Votre administrateur doit avoir activé les modules d’extension suivants :

• Module d’extension Knowledge Document (com.snc.knowledge_document)
• Module d’extension Knowledge Management Advanced (com.snc.knowledge_advanced)

Le document est déjà téléchargé et publié. Pour plus d'informations, consultez Charger un document et Publier une révision approuvée.

Vous devez avoir un accès contribution à la base de connaissances dans laquelle est stocké l’article lié au document.

Si un article de la base de connaissances est déjà lié au document, vous devez disposer d’un accès en contribution à l’article.

Rôle requis : document_management_user et connaissances

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez lier la version initiale ou révisée d’un document à un article de la base de connaissances. Le document apparaît en tant que pièce jointe à l’article lié. La révision d’un document ne met pas automatiquement à jour le document joint à l’article de la base de connaissances associé. Par conséquent, chaque fois que vous révisez un document, vous devez à nouveau lier le document révisé à l’article de la base de connaissances.

Remarque :

En tant que propriétaire d’un document ou administrateur, vous pouvez lier le document à un article publié. Si l’article est extrait par un autre utilisateur, vous ne pouvez pas lier le document à l’article associé, à moins que l’article ne soit publié.

Un document géré ne peut être lié qu’à un seul article.

Procédure

1. Accédez à la Documents gérés > Documents > Tous.
2. Cliquez sur le document.
3. Renseignez les champs de la liste connexe Paramètres de connaissances.

   Tableau 1. Paramètres de la base de connaissances

   Champ	Description
   Comportement	Processus effectué lors d’un clic sur le lien connexe Lien vers la base de connaissances . Un comportement est l’un des types suivants : Toujours créer un enregistrement : un nouvel article de la base de connaissances est créé et lié à la dernière révision publiée du document sous forme de pièce jointe. Mettre à jour l’enregistrement existant : l’article de la base de connaissances lié est mis à jour avec la dernière révision publiée du document en pièce jointe. Si aucun article de la base de connaissances n’existe pour le document, un nouvel article de la base de connaissances est créé. Remarque : Une fois que vous avez sélectionné un paramètre de comportement pour un document, vous ne pouvez pas le modifier ultérieurement lors de la révision du document.
   Base de connaissances	Base de connaissances dans laquelle l’article de la base de connaissances est stocké. Vous ne pouvez associer un article de la base de connaissances qu’à une seule base de connaissances. Si vous utilisez un modèle d’article, vous pouvez modifier cette valeur uniquement si le modèle est disponible dans l’autre base de connaissances.
   Type	Modèle d’article pour créer un article de la base de connaissances à l’aide de champs et de valeurs définis. Remarque : Lorsqu’un article de la base de connaissances est créé, le champ Type bascule en lecture seule.
   Date de fin de validité	Date d’expiration de l’article. Ajoute les informations de date de fin de validité au même champ dans l’article de la base de connaissances.
   Description brève	Quelques mots ou une courte phrase décrivant l’article de la base de connaissances. Ajoute la description brève au même champ dans l’article de la base de connaissances.

4. Cliquez sur le lien connexe Lien vers la base de connaissances .
5. Facultatif : Dans le message d’information qui s’affiche, cliquez sur le lien du message pour afficher l’article de la base de connaissances.

Résultats

Le document chargé est ajouté en tant que pièce jointe à un article de la base de connaissances. Selon la valeur du champ Comportement spécifiée dans la liste connexe Paramètres de la base de connaissances, l’article de la base de connaissances est créé ou mis à jour avec le document.