Changements de gestion des versions d’article
La gestion des versions d’article introduit de nouvelles actions qui permettent aux utilisateurs de la base de connaissances de créer et de réviser des versions d’articles existants. Il introduit également de nouveaux champs et listes connexes dans le formulaire Connaissances, de nouvelles colonnes dans la liste Connaissances et des mises à jour des rapports du tableau de bord Connaissances.
Nouvelles actions de l’utilisateur
Dans le cadre de la création des versions d’article, les utilisateurs peuvent :
- Consultez un article publié et créez une autre version en cliquant sur Récupérer dans le formulaire Connaissances. Remarque :Seuls l’auteur, le propriétaire de la base de connaissances et les utilisateurs disposant du rôle knowledge_admin peuvent modifier un article à l’état Brouillon.
- Rappelez un article en cours de révision ou dont la publication est prévue en cliquant sur Rappel dans le formulaire Connaissances.
- Sélectionnez un article précédemment publié à l’état Obsolète et définissez-en la version publiée actuelle en cliquant sur Rendre actueldans l’en-tête du formulaire Connaissances.
Remarque :
Pour modifier un article publié sans avoir à créer une nouvelle version, assurez-vous que la glide.knowman.versioning.enable_minor_edits propriété est activée.
Modifications apportées à la liste de connaissances
La fonctionnalité de gestion des versions d’article ajoute les éléments suivants à la liste des connaissances :
- La colonne Version affiche le numéro de version de l’article. La liste Connaissances affiche plusieurs versions d’un article.
- La colonne Workflow inclut le nouvel état obsolète .
Modifications apportées au formulaire Connaissances
La fonctionnalité de gestion des versions d’article ajoute les éléments suivants au formulaire Connaissances :
- Le champ Version affiche le numéro de version de l’article.
- Le champ Numéro d’affichage affiche une combinaison du numéro d’article et du numéro de version. Par exemple, KB0010004 v1.02. Toutes les références à un article de la base de connaissances utilisent ce numéro d’affichage.
- Le champ Version de base affiche le numéro de l’article de la base de connaissances et la version sur laquelle l’article actuel est basé.
- Le champ Révisé par affiche le nom de l’utilisateur qui a extrait un article publié et créé une nouvelle version.
- La liste connexe Versions d’article affiche une liste de toutes les versions d’un article. Dans cette liste, vous pouvez :
- Cliquez sur la version pour afficher une version spécifique d’un article.
- Cliquez sur le lien connexe Afficher l’article pour afficher la vue de la page de l’article.
Remarque :
Si nécessaire, configurez le formulaire pour afficher les champs et la liste connexe.
Modifications apportées aux modules de connaissances
La fonctionnalité de gestion des versions d’article introduit les changements suivants au module Knowledge :
- Mes articles de la base de connaissances
- Pour un utilisateur de la base de connaissances, ce module inclut les enregistrements des articles créés par l’utilisateur, ainsi que les enregistrements de chaque article révisé par l’utilisateur.
- Pour un réviseur de connaissances, ce module inclut les enregistrements des articles publiés par l’utilisateur ainsi que les enregistrements de chaque article révisé par l’utilisateur.
- Mes éléments marqués
- Pour un utilisateur de la base de connaissances, ce module inclut des enregistrements pour chaque révision apportée aux articles créés par l’utilisateur.
- Pour un réviseur de connaissances, ce module inclut des enregistrements pour chaque article révisé par l’utilisateur.
Remarque :
Les utilisateurs qui ont personnalisé ces modules ne voient pas ces changements.
Modifications apportées aux rapports du tableau de bord Gestion des connaissances
Les rapports du tableau de bord Vue d’ensemble de Gestion des connaissances ont été mis à jour pour inclure les changements liés à la gestion des versions d’article lorsque le module d’extension Gestion des connaissances avancée est activé.
- Articles marqués au cours des 30 derniers jours
- Articles marqués comme non utiles au cours des 30 derniers jours
- Articles utilisés par mois
- Utilisation de la base de connaissances
- Vue de la base de connaissances
- Base de connaissances mise à jour au cours des 30 derniers jours
- Connaissances marquées au cours des 30 derniers jours
- Base de connaissances par état de workflow
- Base de connaissances créée par l’auteur
- Base de connaissances créée au cours des 30 derniers jours
- Nouveaux articles de la base de connaissances créés au cours des 30 derniers jours
- Évaluations des connaissances pour les 30 derniers jours
Informations sur la gestion des versions disponibles dans le portail de services Gestion des connaissances
Les résultats de la recherche dans la base de connaissances affichent le numéro et le numéro de version de chaque article.
Remarque :
Pour afficher le numéro de version de l’article en regard du numéro de l’article dans les résultats de la recherche, activez la glide.knowman.search.show_article_number propriété dans la section Propriétés de recherche dans la base de connaissances de la page Propriétés de Gestion des connaissances.
Si vous accédez à un article à partir du système de base ou du portail de services de la base de connaissances à l’aide de l’URL d’un article de la base de connaissances, vous devez également inclure le numéro de version de l’article dans l’URL. Par exemple, pour accéder à l’article de la base de connaissances KB0000005, au lieu d’utiliser le https://<nom d’instance>/sp ?id=kb_article&sys_id=KB0000005 comme URL, vous devez utiliser https://<nom d’instance>/sp ?id=kb_article&sys_id=KB0000005%20V1.0 pour afficher l’article.
La page d’affichage de l’article affiche une section d’historique des versions pour les articles qui ont été mis à jour. Cette section comprend les numéros de version, la date de mise à jour et le nom de l’auteur ou du réviseur.
- Cliquez sur Dernière version ou sur le numéro de version et l’état actuel pour développer la section Historique des versions.
- Cliquez sur le numéro de version pour ouvrir cette version particulière de l’article.
- Lors de l’affichage d’un article obsolète, un message informe l’utilisateur qu’une version plus récente et mise à jour est disponible. Le message inclut un lien vers la dernière version.