Workflows de connaissances
Les processus de publication et de retrait d'un article de la base de connaissances sont contrôlés par les workflows définis pour la base de connaissances à laquelle appartient l'article.
Vous pouvez affecter différents workflows à chaque Base de connaissances .
Vous pouvez utiliser l'un des workflows par défaut ou créer vos propres workflows pour définir des processus de publication et de mise hors service personnalisés pour les différents types de connaissances.
Pour les workflows qui nécessitent une approbation, vous pouvez configurer les approbateurs qui peuvent approuver ou rejeter en modifiant la fonction getApprovers() dans l’include de script KBWorkflow .
Les utilisateurs existants de Gestion des connaissances la mise à niveau vers Zurich auront accès à la fois aux flux de travail et aux flux dans le Base de connaissances formulaire. Cependant, ils pourront utiliser des workflows ou des flux pour une base de connaissances, l’option Workflow étant l’option par défaut.
La sélection croisée entre le flux et le workflow pour la publication et la mise hors service n’est pas possible.
Vous ne pouvez pas supprimer les enregistrements d’approbation des flux de connaissances. Vous pouvez uniquement approuver ou rejeter les enregistrements.
| Workflow | Description |
|---|---|
| Connaissances : approbation de retrait | Demande l’approbation d’un gestionnaire de la base de connaissances. Les articles en cours d’approbation sont à l’état Examen avant de passer à l’état Publié une fois approuvés ou à l’état Publication planifiée s’ils sont définis sur publication ultérieure. Si le gestionnaire rejette la demande, le workflow est annulé et l’article reste à l’état Brouillon. Si Groupes de propriété est activé, des notifications par e-mail contenant un lien vers l'article sont envoyées aux membres du groupe de propriété pour approbation. Si Groupes de propriété est activé, des notifications par e-mail contenant un lien vers l'article sont envoyées aux responsables des bases de connaissances pour approbation. Une notification est également envoyée aux auteurs ou aux réviseurs d’articles pour les informer que leur article a été approuvé ou rejeté. Pour activer les notifications par e-mail d’approbation, définissez la glide.knowman.enable_approval_notification propriété sur vrai. Remarque : Seul l’utilisateur actif reçoit les notifications. |
| Connaissances : approbation de mise hors service | Demande l’approbation d’un responsable de la base de connaissances avant de déplacer l’article vers l’état Hors service. Le workflow est annulé et l’article reste à l’état Publié si un gestionnaire rejette la demande. Si Groupes de propriété est activé, des notifications par e-mail contenant un lien vers l'article sont envoyées aux membres du groupe de propriété pour approbation. Si Groupes de propriété est activé, des notifications par e-mail contenant un lien vers l'article sont envoyées aux responsables des bases de connaissances pour approbation. |
| Connaissances : publication instantanée | Publie immédiatement un brouillon d'article sans demander d'approbation ou publie à la date de publication planifiée si défini sur publication ultérieure. |
| Connaissances : mise hors service instantanée | Met immédiatement hors service un article publié sans nécessiter d'approbation. |
| Connaissances : publier des connaissances | Un flux secondaire qui passe l’article de la base de connaissances à l’état Publié. Vous pouvez utiliser ce flux secondaire lors de la définition de votre propre workflow. |
| Connaissances : mise hors service d'un article de la base de connaissances | Un flux secondaire qui passe l’article de la base de connaissances à l’état Hors service. Vous pouvez utiliser ce flux secondaire lors de la définition de votre propre workflow. |
- Seuls les administrateurs et les administrateurs de la base de connaissances peuvent consulter les articles de la base de connaissances mis hors service. Pour réutiliser un article mis hors service, les administrateurs et les administrateurs de la base de connaissances peuvent republier l’article. Pour plus d'informations, consultez Republier un article mis hors service.
- Un article et ses traductions ont une relation parent-enfant. La mise hors service d’un article parent ne met pas automatiquement hors service tous ses articles enfants traduits.
Notifications par e-mail pour les workflows d'approbation
- Notifiez aux approbateurs les articles de la base de connaissances soumis à leur approbation.
- Notifiez aux auteurs le statut d’approbation de leurs articles de la base de connaissances.