ドキュメントバージョンを作成

ドキュメント管理システムを使用して、サードパーティリスク管理 (TPRM) でドキュメントをバージョン管理します。

始める前に

必要なロール：sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor

このタスクについて

ドキュメントには多くのバージョンを含めることができます。これらのバージョンは、ドキュメントレコード内の関連リストとして表示できます。

「ドキュメント」という用語は、名前、説明、タイプ、その他のメタデータなどのドキュメント情報を保持するコンテナーレコードを指します。ドキュメントレコードには実際のドキュメントファイルは含まれていませんが、レコードのバージョンが含まれており、これらを開き、更新し、追跡することができます。

ドキュメントをレコードに追加するには、 添付ファイルアイコンを使用します。

または、[URL] フィールドにドキュメントへのリンクを入力することもできます。次に、関連リストの [バージョン] を選択して、実際のドキュメントにアクセスします。

手順

1. 移動先 ワークスペース > ベンダー管理ワークスペースをクリックし、リストアイコン ) を選択して、[ すべてのドキュメント] に移動します。
2. 必要なドキュメントレコードを選択し、[ バージョン] タブを選択します。
3. [ 新規 ] を選択してバージョンを追加します。
4. フォームで、フィールドに入力します。

   表 : 1. 新規ドキュメントを作成

   フィールド	説明
   ドキュメント	ドキュメントの名前。
   ファイルタイプ	ドキュメントのファイルタイプ。 ファイルを添付するか、URL を含めることができます。
   バージョンステータス	ドキュメントのステータス：[ドラフト]、[送信]、[レビュー]、または [完了]。
   メモ	ファイルに関連する任意の情報。

5. [ 保存] を選択してドキュメントレコードを保存します。

次のタスク

ドキュメントレコードを保存した後、次のタスクを完了してドキュメントのセットアップを完了します。

• 共有権限フィールドを使用して、ドキュメントを表示、編集、または管理できるユーザーを定義します。詳細については、「ドキュメント共有権限の定義」を参照してください。
• ドキュメントをアセスメント、エンゲージメント、問題、タスクなどの関連レコードに関連付けて参照をリンクし、ロールアップとトレーサビリティを有効にします。詳細については、「ドキュメントを TPRM レコードにリンクする」を参照してください。