メールクライアントテンプレートを作成する

リリースバージョン: Xanadu

更新日 2024年08月01日

所要時間：14分

メールクライアントを使用するテーブルごとに異なるテンプレートを作成し、受信者とメールコンテンツのデータを事前入力します。

始める前に

必要なロール：admin

このタスクについて

メールクライアントでは、独自のメールテンプレートを使用して、フィールドのデフォルト値を定義します。クライアントテンプレートをビルドするには、メールクライアントテンプレートフォームの次のセクションを使用します。

コンテンツ：メッセージ本文。
受信者：メールメッセージを受信するユーザーのメールアドレス。メッセージの宛先、Cc、Bcc の各フィールドに表示されるメールアドレス。
送信者の構成：メッセージのメール送信者 (送信元メールアドレス) を生成するために使用するメソッド。

手順

移動先すべて > メールクライアント > メールクライアントテンプレート.
[新規] を選択します。

フォームのフィールドに入力します。

表 : 1. メールクライアントテンプレートフォーム
フィールド	説明
名前	テンプレートの一意な名前。
テーブル	テンプレートが適用されるテーブル。同じテーブルのメールクライアントを有効にします。
条件	このクライアントテンプレートを使用するタイミングを決定する条件。条件ビルダーを使用して、このテンプレートをメールクライアントに適用する前に、適合している必要があるターゲットレコードを特定します。
アプリケーション	スコープ対象アプリケーションのタイプ。
実行順序	テンプレート条件を評価する順番を示す番号。実行順序が最も低いテンプレートが考慮されます。
メールの添付ファイルを含める	メールの添付ファイルを、replyall-received、reply-received、forward-sent、reply-sent、replyall-sent、forward-received 応答テンプレートに含むためのオプション。注: このオプションは、構成可能なワークスペースの応答メールにのみ適用されます。

[コンテンツ] タブのフィールドに入力します。

表 : 2. [コンテンツ] タブ
フィールド	アクション
件名	メールを説明する内容を入力します。注: メールクライアントの [件名] フィールドでは、メール [sys_email] テーブルの [件名] フィールドのデフォルト設定よりも多くの文字数を許容しています。クライアントからの件名テキストが切り捨てられている場合は、メールテーブルの [件名] フィールドの [最大長] 値を大きくします。
コンテンツタイプ	メッセージ本文のコンテンツの形式を選択します。[HTML] または [プレーンテキスト] です。
本文 HTML	[コンテンツタイプ] フィールドに [HTML] を選択した場合、HTML エディターのツールバーを使用してメッセージ本文の内容を入力し、HTML をフォーマットします。フィールド値を参照するには、変数リストから変数を選択するか、構文 `${table_name.variable_name}` を使用して変数参照を手動で入力します。メールクライアントを起動するユーザーを参照するには、変数 `${current_user}` を入力します。注: メールクライアントテンプレートの ${description} や ${comments} などの複数行のフィールドには改行は表示されません。 [本文 HTML] フィールドで `${mail_script:script name}` を使用することで、メールスクリプトを呼び出せます。
本文	[コンテンツタイプ] に [プレーンテキスト] を選択した場合は、メッセージ本文に表示するテキストまたはメールスクリプトを入力します。次の構文を使用することで、メールスクリプトを [本文テキスト] フィールドに挿入できます。 `<mail_script> [code] </mail_script>`

[受信者]タブのフィールドに入力します。

表 : 3. [受信者] タブ
フィールド	アクション
終了	ユーザーのメールアドレスを含むフィールド名、またはメールアドレスのみを含むフィールド名のカンマ区切りリストを入力します。スクリプトを使用してメールアドレスを参照するには、スクリプトインクルードを作成してから、[宛先 (To)] フィールドでスクリプトインクルードを呼び出します。スクリプトは `javascript:` プリフィックスで始まる必要があります。スクリプトは、メールアドレスをカンマ区切りの文字列で返す必要があります。
Cc	ユーザーのメールアドレスを含むフィールド名、またはメールアドレスのみを含むフィールド名のカンマ区切りリストを入力します。スクリプトを使用してメールアドレスを参照するには、スクリプトインクルードを作成してから、[Cc] フィールドでスクリプトインクルードを呼び出します。スクリプトは `javascript:` プリフィックスで始まる必要があります。スクリプトは、メールアドレスをカンマ区切りの文字列で返す必要があります。このフィールドに [宛先 (To)] フィールドと同じアドレスを指定することはできません。
Bcc	ユーザーのメールアドレスまたは特定のメールアドレスを含むフィールド名のコンマ区切りリストを入力します。スクリプトを使用してメールアドレスを参照するには、スクリプトインクルードを作成してから、[Bcc] フィールドでスクリプトインクルードを呼び出します。スクリプトは `javascript:` プリフィックスで始まる必要があります。スクリプトは、メールアドレスをカンマ区切りの文字列で返す必要があります。このフィールドに [To] または [Cc] フィールドと同じアドレスを指定することはできません。

[送信者の構成] タブで [送信元生成タイプ]法を選択して、メールクライアントメッセージの送信者 (送信元アドレス) を生成する方法を決定します。
この手法は、SMTP メールアカウントで定義されている送信元アドレスとは異なる送信元アドレスが必要な場合のみ使用します。
- なし：メールクライアントメッセージで送信元アドレスは生成されません。
- SMTP メールアカウント：送信者として、インスタンスの SMTP メールアカウントの送信元アドレスを使用します。
- リストから選択：メールクライアント送信元アドレス [sys_email_client_from_address] テーブルで定義されている許容される送信元アドレスのリストから選択します。
- スクリプト：[メールクライアントの送信元アドレス] (sys_email_client_from_address) テーブルで GlideRecord クエリを実行します。
  たとえば、次のスクリプトは、インシデントの発信者の場所に基づいて差出人アドレスを設定します。
```
(function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
```
- テキスト：クライアントで使用されるメール送信元アドレスを入力します。
注:
送信元アドレスを表示するようにメールクライアントを構成しない限り、送信元メールアドレスはメールクライアントに表示されません。メールクライアントの動作の管理に関する詳細については「メールクライアントの構成」をご参照ください。

送信元アドレスのドメインが SMTP メールアカウントサーバーのドメインでない場合、送信元ドメインアドレスのオーナーは、ドメインの SPF レコードを構成する必要があります。所有者は、そのドメインからとしてメールを送信するインスタンスを許可するドメインの設定を変更します。SPF レコードの使用方法の詳細については、「ServiceNow KB0535456」を参照してください。
[送信] を選択します。
テンプレートがメールクライアントテンプレート [sys_email_client_template] テーブルに追加されます。

メールクライアントテンプレートの適用

メールクライアントテンプレートの作成が完了すると、テンプレートをメールに適用することができます。

始める前に

必要なロール：admin

このタスクについて

次の手順は、メールクライアントテンプレートを作成した後にのみ実装されます。

手順

テンプレートの上部にある省略記号 (...) アイコンをクリックして、テンプレートをメールに適用します。
[メール] を選択します。
フィールドに入力してメールを作成します。
フィールドの詳細については、「メールクライアントテンプレートを作成する」を参照してください。
注:
メールの本文には、インシデントレコードの詳細が入力されます。インシデントレコードの 1 つ以上のフィールドを変更して保存しない場合でも、未保存の変更はメール本文に反映されます。
注:
2000 文字は、インシデントレコードのすべての変更の合計制限です。変更の一部が反映されず、メール本文で切り捨てられる場合は、変更の合計が 2000 文字の制限を超えているためです。

メールクライアント応答テンプレートの作成

条件をサポートするカスタムメールクライアント応答テンプレートを作成できるようになりました。

始める前に

必要なロール：admin

このタスクについて

メールクライアントテンプレートは、指定されたテーブル、条件、および実行順序に基づいて、メールクライアントで自動的に適用されます。

手順

移動先すべて > メールクライアント > メールクライアントテンプレート.
[応答テンプレート - 受信] および [応答テンプレート - 送信 (Response Template - Sent)] の次のオプションが表示されます。
利用可能なオプションのいずれかをクリックして、選択したオプションのテンプレートを作成します。

メールクライアントテンプレートフォームの上部のフィールドに入力します。


フィールド	説明
名前	選択したテンプレートオプションに基づいて自動入力されるテンプレート名。注: これは読み込み専用フィールドです。
テーブル	自動入力されたテーブル名。注: 応答テンプレートの場合、テーブル名は常に sys_email であるため、これは読み取り専用フィールドです。
条件	このクライアント応答テンプレートを使用するタイミングを決定する条件。条件ビルダーを使用して、このテンプレートを適用する前に、一致している必要があるターゲットレコードを特定します。注: 条件が true でない場合、メールクライアントはデフォルトのテンプレートを取得します。テンプレートを適用する条件下にあるターゲットテーブルを選択します。同じテーブルの応答テンプレートを有効にします。
アプリケーション	スコープ対象アプリケーションのタイプ。
実行順序	テンプレート条件を評価する順番を示す番号。

[コンテンツ] タブのフィールドに入力します。


フィールド	説明
件名	メールを説明する内容を入力します。注: メールクライアントの [件名] フィールドでは、メール [sys_email] テーブルの [件名] フィールドのデフォルト設定よりも多くの文字数を許容しています。クライアントからの件名テキストが切り捨てられている場合は、メールテーブルの [件名] フィールドの [最大長] 値を大きくします。
コンテンツタイプ	メッセージ本文のコンテンツの形式を選択します。 HTML またはプレーンテキストです。
本文 HTML	[コンテンツタイプ] に HTML を選択した場合、HTML エディターのツールバーを使用してメッセージ本文の内容を入力し、HTML をフォーマットします。フィールド値を参照するには、変数リストから変数を選択するか、構文 `${table_name.variable_name}` を使用して変数参照を手動で入力します。メールクライアントを起動するユーザーを参照するには、変数 `${current_user}` を入力します。注: メールクライアントテンプレートの ${description} や ${comments} などの複数行のフィールドには改行は表示されません。 [本文 HTML] フィールドで `${mail_script:script name}` を使用することで、メールスクリプトを呼び出せます。
本文	[コンテンツタイプ] にプレーンテキストを選択した場合は、メッセージ本文に表示するテキストまたはメールスクリプトを入力します。次の構文を使用することで、メールスクリプトを [本文テキスト] フィールドに挿入できます。 `<mail_script> [code] </mail_script>`

[受信者] タブのフィールドに入力します。


フィールド	説明
宛先	ユーザーのメールアドレスまたは特定のメールアドレスを含むフィールド名のコンマ区切りリストを入力します。スクリプトを使用してメールアドレスを参照するには、スクリプトインクルードを作成してから、[宛先 (To)] フィールドでスクリプトインクルードを呼び出します。スクリプトは `javascript:` プリフィックスで始まる必要があります。スクリプトは、メールアドレスをカンマ区切りの文字列で返す必要があります。
Cc	ユーザーのメールアドレスまたは特定のメールアドレスを含むフィールド名のコンマ区切りリストを入力します。スクリプトを使用してメールアドレスを参照するには、スクリプトインクルードを作成してから、[Cc] フィールドでスクリプトインクルードを呼び出します。スクリプトは `javascript:` プリフィックスで始まる必要があります。スクリプトは、メールアドレスをカンマ区切りの文字列で返す必要があります。このフィールドに [宛先 (To)] フィールドと同じアドレスを指定することはできません。
Bcc	ユーザーのメールアドレスまたは特定のメールアドレスを含むフィールド名のコンマ区切りリストを入力します。スクリプトを使用してメールアドレスを参照するには、スクリプトインクルードを作成してから、[Bcc] フィールドでスクリプトインクルードを呼び出します。スクリプトは `javascript:` プリフィックスで始まる必要があります。スクリプトは、メールアドレスをカンマ区切りの文字列で返す必要があります。このフィールドに [To] または [Cc] フィールドと同じアドレスを指定することはできません。

[送信者の構成] タブで [送信元生成タイプ] を選択して、メールクライアントメッセージの送信者 (送信元アドレス) を生成する方法を決定します。
このフィールドは、SMTP メールアカウントで定義されている送信元アドレスとは異なる送信元アドレスが必要な場合のみ使用します。
- なし：メールクライアントメッセージで送信元アドレスは生成されません。
- SMTP メールアカウント：送信者として、インスタンスの SMTP メールアカウントの送信元アドレスを使用します。
- リストから選択：メールクライアント送信元アドレス [sys_email_client_from_address] テーブルで定義されている許容される送信元アドレスのリストから選択します。
- スクリプト：[メールクライアントの送信元アドレス] (sys_email_client_from_address) テーブルで GlideRecord クエリを実行します。
  たとえば、次のスクリプトは、インシデントの発信者の場所に基づいて差出人アドレスを設定します。
```
(function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
```
- テキスト：クライアントで使用されるメール送信元アドレスを入力します。
注:
送信元アドレスを表示するようにメールクライアントを構成しない限り、送信元メールアドレスはメールクライアントに表示されません。メールクライアントの動作の管理に関する詳細については「メールクライアントの構成」をご参照ください。
送信元アドレスのドメインが SMTP メールアカウントサーバーのドメインでない場合、送信元ドメインのオーナーは、ドメインの SPF レコードを構成する必要があります。所有者は、そのドメインからとしてメールを送信するインスタンスを許可するドメインの設定を変更します。SPF レコードの使用方法の詳細については、「 ServiceNow KB0535456」を参照してください。
[送信] をクリックします。